De ROI van HR-software: hoe betaalt het zichzelf terug?

Het is misschien wel de meest gestelde vraag als het gaat om HR-software: ‘Is het de investering waard?’. En dat is begrijpelijk, want ook als bedrijf kun je je geld maar één keer uitgeven. Daarom is het slim om vooraf een ROI-analyse uit te voeren. In dit artikel leggen we uit waarom het zo belangrijk is om de ROI van HR-software te meten en hoe je dat zo goed mogelijk doet.

De ROI van HR-software berekenen

Als HR-afdeling ben je verantwoordelijk voor de meest waardevolle activa van het bedrijf: de medewerkers. Daarom is het essentieel om de Return On Investment van HR-software te berekenen. Hiervoor moet je de kosten van de oplossing afwegen tegen de voordelen ervan.

De kosten van HR-software

Laten we starten met de kosten. Want wat kost het je bedrijf om HR-software te gebruiken? Dit omvat uiteraard de prijs van de software. In de meeste gevallen zal dit bedrag bij HR-software afhangen van het aantal actieve medewerkers die je gaat vastleggen in het HR-systeem. Neem voor de ROI-berekening het gemiddeld aantal actieve, vaste en ingehuurde medewerkers van de afgelopen 3 maanden en vermenigvuldig dit met de kosten.

Maar de kosten omvatten ook andere posten, zoals eventuele trainings- of extra onderhoudskosten en de prijs van noodzakelijke updates van de software (als die er zijn). Zorg ervoor dat je met al deze potentiële kosten rekening houdt wanneer je de kosten van HR-software berekent.

De voordelen

Zodra je de kosten van HR-software voor je bedrijf inzichtelijk hebt, is het tijd om te berekenen wat het je gaat opleveren. Daarvoor moet je de tastbare en niet-tastbare voordelen zo goed mogelijk inschatten en kwantificeren. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste voordelen van HR-software.

Grotere productiviteit

De juiste softwareoplossing maakt een HR-afdeling productiever, bijvoorbeeld doordat het eenvoudiger wordt om gegevens bij te houden. De sleutel is om te bepalen hoeveel tijd er wordt bespaard en hoeveel die tijd waard is.

Als je schat dat de HR-afdeling elke week bijvoorbeeld 3 uur bespaart met behulp van HR-software, dan hoef je alleen maar het gemiddelde uurloon van het HR-team te berekenen en dat met 3 (uur) x 52 (weken) te vermenigvuldigen.

Een voorbeeld om het wat duidelijker te maken. Laten we eens kijken naar losse declaraties van medewerkers. Stel dat je als organisatie gemiddeld 1 declaratie per dag binnenkrijgt. Dat zijn 365 declaraties per jaar. Het verwerken van elke losse declaratie kost de HR-afdeling 8 minuten (ontvangen, digitaliseren, invoeren, corrigeren, betalen, medewerker informeren). De interne kostprijs van de HR-afdeling is 50 euro.
365 x 8 minuten = ruim 48 uur per jaar
48 uur x 50 euro = 2400 euro, is 200 euro/maand kosten voor alleen de declaraties.

Met behulp van Exact HR kan elke medewerker zelf zijn declaraties invoeren. Deze kan de manager vervolgens digitaal goedkeuren en zonder tussenkomst via de salarismodule laten uitbetalen. Dit proces kost de HR-afdeling dus per declaratie 0 minuten. De enige tijd die je per maand nog in het declaratie proces hoeft te stoppen, is het monitoren: wat zijn deze maand de excessen, etc. Dit kost met een ingebouwd rapport ongeveer 5 minuten per maand, dus ongeveer 4 euro per maand aan personeelskosten. In dit voorbeeld bespaar je met behulp van Exact HR dus 196 euro per maand op het declaratieproces.

Minder personeelsverloop

Personeelsverloop is een groeiend probleem. De werkelijke kosten variëren afhankelijk van de positie die wordt vervangen (starter, manager, c-level executive), maar de meeste deskundigen zijn het erover eens dat vertrekkende werknemers bedrijven ongeveer 30% - 50% van het jaarsalaris van die positie kosten.

HR-software kan helpen om deze uitgaven te verminderen. Het vergroot namelijk de betrokkenheid van werknemers, omdat je hen beter kunt voorzien van de juiste en accurate informatie. Zo zijn HR-afdelingen beter in staat om medewerkers tevreden te houden en het toptalent van hun organisatie te behouden en monitoren.

Wat kun je als stelregel nemen om het rendement te berekenen? Een goed HR-systeem kan het verloop 10% omlaag brengen. Dus als het verloop nu 20% is, kan dat door de juiste HR-software te gebruiken terug worden gebracht naar 18%. Dit lijkt misschien niet veel, maar stel dat je 1 medewerker minder per jaar verloop hebt, dan kan dit al snel 10.000 euro per jaar schelen.

Betere bedrijfsprocessen

Tot slot kan HR-software meerdere bedrijfsprocessen verbeteren, zoals het werven, aannemen en inwerken van nieuwe werknemers. Elk van deze taken kost tijd en geld. Denk bijvoorbeeld aan contracten opstellen voor nieuwe medewerkers, of een contract voor een telefoon van de zaak. Als deze processen nu nog handmatig gaan, kan een gestroomlijnd proces vanuit HR-software je veel tijd besparen. Zo kun je met behulp van sjablonen heel eenvoudig contracten en documenten opstellen met data vanuit het systeem. Ook kan de digitale handtekening je nog meer tijd besparen (niet meer uitprinten en weer in scannen).

Andere voordelen

Er zijn ook voordelen die moeilijk te kwantificeren zijn, maar er wel voor zorgen dat HR-software zijn prijskaartje waard is. Denk aan de immateriële voordelen, zoals een lager stressniveau en een verbeterde bedrijfscultuur, of een lager verzuimpercentage door tijdige en accurate monitoring.

Hoewel je deze voordelen misschien niet kunt gebruiken in de ROI-berekening, zijn ze wel van grote waarde voor je organisatie. Neem ze dus zeker mee in je beslissing als de voor- en nadelen van HR-software gelijk lijken.

Wat is jouw ROI op HR-software?

Nu je de verschillende kosten en baten van HR-software op een rijtje hebt, kun je een eenvoudige vergelijking maken om de ROI van HR-software in te schatten. Neem hiervoor de totale geschatte opbrengst van jouw oplossing en deel dit door de kosten van het gebruik ervan. Het resulterende getal is de ROI.

Zie jij de voordelen van HR-software en ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf? Neem dan snel contact op met jouw Exact Accountmanager, of klik op onderstaande button voor meer informatie.