‘AI is beter in debiteurenbeheer dan de meeste mensen’

Ongeveer een kwart van de mkb’ers loopt jaarlijks meer dan 20.000 euro mis door oninbare facturen, blijkt uit de MKB Barometer van Exact. Pijnlijk. Maar hun cashflow komt nog verder onder druk te staan: gemiddeld wordt bijna een derde van hun facturen pas na het verstrijken van de betalingstermijn betaald. Dus als je mkb’ers vraagt wat de grootste uitdaging is op het vlak van financiële administratie beginnen veel van hen al snel over ‘het op tijd laten betalen van klanten’.

Het debiteurenbeheer automatiseren dan maar? Dat gebeurt al volop, maar lang niet overal in dezelfde mate. Ieder boekhoudpakket kan wel een herinnering sturen als een klant te laat is met betalen, maar om echt impact te hebben, is er veel meer nodig. Exact besloot een paar jaar terug dan ook om het automatische debiteurenbeheer naar een hoger niveau te tillen. In het voorjaar van 2022 voegden zij die extra optie toe aan Exact Online – het digitale boekhoudplatform waar in Nederland en België in totaal 675.000 administraties gebruik van maken en waarvan het merendeel mkb’er is.

‘We hebben ervoor gekozen om meteen volop gebruik te maken van de mogelijkheden die machinelearning biedt’, geeft Kuno Klumpers, Product Line Director bij Exact, aan. ‘Daardoor kunnen we onze klanten nu een volledig geautomatiseerd debiteurenbeheersysteem bieden. En dat is het mooie van deze tijd: dankzij de ontwikkelingen op het vlak van artificiële intelligentie kun je digitale technologie echt voor je laten werken. Zo is het dankzij AI niet alleen mogelijk om op basis van eerdere betalingen voorspellingen te doen over het toekomstig betaalgedrag van debiteuren, maar kan het systeem nu ook op basis van afwijkingen mogelijke betaalproblemen signaleren en de ondernemer een seintje geven. Advisering dus.’

En de betaalherinneringen? Bij bestaande klanten stemt het systeem die ook af op hun betaalgedrag. Debiteuren die standaard te laat betalen, krijgen sneller zo’n herinnering dan degenen die het verschuldigde bedrag altijd netjes op tijd betalen. Op basis van het betaalgedrag maakt AI zo’n profiel automatisch aan. En dat bepaalt ook de toonzetting van de berichten die debiteuren ontvangen: wie in een strenger profiel zit, krijgt andere teksten dan degenen die altijd netjes op tijd betalen en dus in een vriendelijker profiel zitten.

‘Indien gewenst, kunnen die profielen wel handmatig worden aangepast. Die flexibiliteit is er dus’, benadrukt Klumpers. ‘En degenen die met onze debiteurenbeheeroplossing werken, hebben sowieso de mogelijkheid om alle stappen vooraf te controleren. Het is dus zeker geen black box. En dat moet ook, zeker bij zoiets belangrijks als debiteurenbeheer dat direct invloed heeft op de financiële positie van een ondernemer.’

Over financiële positie gesproken: in hoeverre draagt het debiteurenbeheersysteem van Exact precies bij aan een snellere betaling van facturen? Klumpers: ‘We hebben sinds de lancering in 2022 gezien dat bij klanten die de software niet gebruiken de ‘openstaande postentermijn’ is opgelopen met zes procent. Bij klanten die onze oplossing wel gebruiken is deze termijn juist met twintig procent afgenomen. Dus stel dat je een openstaande postentermijn had van gemiddeld dertig dagen, dan is dat nu nog 24 dagen. Dat betekent dus dat je bijna een week eerder de beschikking hebt over je geld.’

Dankzij geavanceerde generatieve AI-modellen zijn er veel interessante nieuwe gebruikstoepassingen te bedenken. Klumpers en zijn collega’s spelen daar ook op in. Zo werken zij volop aan hun AI-tool Exact Assistant. ‘Die kan nu al 24/7 supportvragen beantwoorden, afwijkingen in de boekhouding signaleren en gebruikers door het Exact Online platform leiden.’ Ontwikkelingen kosten natuurlijk tijd, maar op korte termijn komen daar nieuwe toepassingen bij. ‘Denk aan het genereren van bezoek- en vergaderverslagen op basis van spraakberichten. Daar kun je direct urenregistratie, een takenlijstje voor collega’s of uitgewerkte offertes aan koppelen. We verwachten extra functionaliteiten in de tweede helft van 2025 toe te voegen.’