Het UBO-register: wat is het en wanneer inschrijven?

Misschien heb je er in de wandelgangen al iets over gehoord. Ondernemingen met een bepaalde rechtsvorm die vóór 27 september 2020 zijn opgestart, zijn wettelijk verplicht zich voor 27 maart 2022 in te schrijven in het UBO-register. Dat roept bij veel ondernemers vragen op. Want geldt dit voor ieder bedrijf? En wat gebeurt er eigenlijk met die gegevens? Administratiekantoor De Administratie zet in dit artikel de belangrijkste informatie voor je op een rij.

Wat is het UBO-register?

Organisaties hebben altijd één of meer UBO’s. UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owners’, oftewel alle belanghebbenden van een juridische entiteit. Dit kan iedereen met zeggenschap binnen een bedrijf zijn. Van eigenaar tot aandeelhouders (vanaf een bepaald percentage).

Het UBO-register is opgesteld om het witwassen van geld en criminaliteit door zogenaamde UBO's tegen te gaan. Door middel van het register hebben bevoegde autoriteiten, zoals de Belastingdienst, meer inzicht in wie er zeggenschap hebben in organisaties. 

Maar ook jij kan er je voordeel mee doen. Door het register te raadplegen, krijg je meer informatie over een organisatie waar je in de toekomst misschien wel zaken mee wilt doen.

Welke rechtsvormen moeten zich inschrijven?

Inschrijven in het UBO-register is verplicht als je een onderneming hebt met een van de volgende rechtsvormen:

• Stichtingen en verenigingen: met volledige en beperkte rechtsbevoegdheid, maar met onderneming
• Onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties
• Niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
• Personenvennootschappen
• Rederijen
• Europese naamloze en coöperatieve vennootschappen (SE en SCE)
• Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV)

Kerkgenootschappen moeten zich ook inschrijven in het register, maar dat is momenteel nog niet mogelijk. Later zal hier meer over bekend gemaakt worden.

Wie zijn de UBO’s van een bedrijf?

Elke UBO van je organisatie moet je inschrijven in het register. Wie de UBO’s zijn, bepaal je zelf. Wel zijn er natuurlijk een aantal richtlijnen. De KvK helpt je verder:

• UBO's bepalen van een bv of nv
• UBO’s bepalen van een stichting
• UBO’s bepalen van een cv, vof, maatschap, EESV of rederij
• UBO’s bepalen van een vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij

Wie kan gegevens opvragen in het UBO-register?

Naast je volledige naam, BSN, geboortedatum, plaats en adresgegevens, wordt ook de aard van het door de UBO gehouden belang en omvang omschreven in het register. Als je je organisatie uitschrijft, zijn je gegevens nog tien jaar in te zien.

Geen zorgen, niet iedereen kan zomaar alle gegevens inzien, alleen autoritaire bevoegdheden, zoals de douane, Belastingdienst en Finance Intelligence Unit. Andere organisaties kunnen voor €2,50 wel de volgende gegevens opvragen:

• Volledige naam
• Geboortemaand en -jaar
• Nationaliteit
• Land
• Aard van het UBO belang

Zo kun je je inschrijven in het UBO-register

Het UBO-register is live gegaan op 27 september 2020. Als je jouw onderneming na die datum hebt ingeschreven bij de KvK, of je moet je nog inschrijven, dan hoef je niets te doen en wordt het automatisch voor je geregeld. Is dat niet het geval, dan ben je wettelijk verplicht om je vóór 27 maart 2022 in te schrijven in het register. Doe je dat niet? Dan krijg je een boete. Je kunt je kosteloos inschrijven via de website van de KvK, of vraag het aan je boekhouder of accountant.

Wacht niet te lang

Ook al is de deadline voor inschrijving pas over ruim een jaar, voor je het weet is ‘ie stilletjes gepasseerd! Schrijf de UBO’s van je organisatie daarom zo snel mogelijk in, om boetes te voorkomen.