De toegevoegde waarde van Peppol voor ondernemers

Auteur: Koen Baron, Senior Solution Marketeer

Waar gaan we het over hebben? Nou, onder andere over de voordelen van PEPPOL voor zowel de verstuurder als de ontvanger van een factuur. Maar wat is PEPPOL nou ook alweer precies? Nog even in het kort, PEPPOL is een speciaal beveiligd netwerk waar bedrijven en organisaties onderling elektronisch facturen kunnen uitwisselen. Eenvoudig, snel en veilig.

Dit zijn natuurlijk hele mooie woorden maar hoe werkt dit nou in de praktijk? In deze blog neem ik jullie mee in de voordelen van PEPPOL voor ondernemers, hoe deze voordelen te behalen zijn en wat daarvoor nodig is.

Wat zijn de voordelen voor jou als verzender?

Wanneer een factuur wordt verzonden via het PEPPOL-netwerk gaat er automatisch een retourbericht mee. In dit retourbericht wordt een factuurstatus gedeeld met de verzender van de factuur. Als afzender zie je automatisch dezelfde factuurstatus die de ontvanger ziet.

Je factuur kan de volgende vijf statussen hebben: geleverd, bevestigd, in bewerking, geaccepteerd of afgekeurd. Hierdoor weet je als ondernemer precies wat de status is van de door jou verstuurde factuur en of de factuur goed is aangekomen.

Wat zijn de voordelen voor jou als ontvanger?

Nou, een factuur verwerken in minuten in plaats van dagen. Dit klinkt natuurlijk als muziek in de oren voor iedere ondernemer. Maar hoe gaat dat dan? Inkomende facturen die verstuurd zijn via het PEPPOL-netwerk worden automatisch ingelezen en na (eventuele) goedkeuring betaald. Het gehele proces verloopt volledig digitaal en er is dus nauwelijks handmatig werk meer nodig.

Door de aangebrachte standaardisatie in de factuur lay-out is deze factuur een op een over te nemen in de boekhouding. Hierdoor zijn er geen handmatige controles nodig. Dit scheelt voor jou als ondernemer dus weer tijd, omdat je niet handmatig gegevens hoeft over te typen vanaf de factuur.

Houd wel in je achterhoofd dat je met alleen de gegevens op de factuur nog niet een complete boeking hebt. Denk bijvoorbeeld het bepalen van de juiste grootboekrekeningen. Sommige softwarepartijen bieden slimme software aan die deze gegevens ook invullen op basis van historisch gedrag.

Het is dus belangrijk om te beseffen dat voor de verwerking van PEPPOL-facturen geen scan en herken oplossing nodig is. De factuurgegevens kunnen direct worden omgezet in een boeking, terwijl bij de verwerking van een PDF-factuur er altijd software bij te pas moet komen om de factuurgegevens te herkennen.

Hoe kan ik mijn onderneming registreren voor het PEPPOL-netwerk?

Wil je als ondernemer gaan starten met het versturen en ontvangen van facturen via PEPPOL dan is registratie op het PEPPOL-netwerk de eerste stap. Om toegang te krijgen tot het PEPPOL-netwerk moet je als ondernemer eerst een validatieproces ondergaan om je legitimiteit te laten controleren. Registratie in het netwerk vindt plaats op basis van (unieke) ID-nummers zoals KvK of btw-nummers, IBAN-nummers en OIN-nummers voor overheidsinstellingen.

Het is hierbij belangrijk om te kijken of dit mogelijk is via je boekhoudpakket. Binnen Exact Online bieden we de mogelijkheid aan om het registratieproces via de software eenvoudig te doen, omdat veel van de genoemde gegevens aanwezig zijn en je jezelf als ondernemer dus snel en veilig kunt registreren!

Een andere vraag die je jezelf kunt stellen is, is mijn boekhoudpakket wel geschikt om inkomende en uitgaande facturen te ontvangen/versturen via PEPPOL? Werk je met Exact Online? Dan is beide mogelijk. Daarnaast kijkt Exact Online ook automatisch of de afnemer bekend is in het PEPPOL-register zodat je dat niet hoeft te doen, wel zo makkelijk toch?

Nu hoor ik je denken, weer zo’n registratie, waarom is dit nodig? Met het gebruik van PEPPOL staat de authenticiteit van de verzender altijd vast en is de integriteit van het bericht (bijvoorbeeld een factuur) verzekerd, omdat documenten digitaal worden ondertekend en versleuteld worden verzonden. Dit vermindert het risico op fraude en vergroot de betrouwbaarheid van de uitwisseling van factuurdocumenten. Zo hoef jij je als ondernemer je geen zorgen te hoeven maken of er nog spookfacturen rondhangen in de administratie.

Conclusie? Doe elkaar een plezier

Hoe meer ondernemingen zich aansluiten op het PEPPOL-netwerk des te eenvoudiger, sneller en veiliger kunnen we factureren. Wie wil dat nou niet? Zeker als dit op de korte en lange termijn tijd en kosten kan besparen.

De investering vanuit je kant als ondernemer is het registreren via PEPPOL, dit hebben wij binnen Exact zo makkelijk mogelijk gemaakt waardoor dit proces snel kan verlopen.

Mocht je meer willen weten over het werken met PEPPOL of hoe je je kunt registreren via Exact Online? Bekijk dan de link naar onze whitepaper of neem contact met ons op via de supportpagina.