Wat is er nieuw binnen Exact Online Debiteurenbeheer?

Iedere ondernemer krijgt ermee te maken; facturen die niet op tijd betaald worden. Je stuurt elke keer handmatig een herinnering, een klusje dat veel tijd in beslag neemt. Dankzij Exact Online Debiteuren gebeurt dit nu automatisch en hebben we sinds de lancering van deze functie al 122.000 herinneringen verstuurd! Dit heeft effect op het debiteurenproces en de mate waarin facturen eerder betaald worden. Nu hebben we 3 nieuwe functies doorgevoerd in Exact Online Debiteurenbeheer om dit proces nog meer te versnellen.

Herinnering versturen? Voeg aparte contactgegevens toe

De belangrijkste voorwaarde voor effectief debiteurenbeheer is dat herinneringen terechtkomen bij de juiste contactpersoon, vestiging of afdeling. Voorheen kon je binnen Exact Online Debiteurenbeheer al afwijkende contactgegevens opgeven voor de facturatie, maar deze gegevens werden zowel voor het versturen van de factuur als voor het versturen van herinneringen gebruikt. Bij veel bedrijven ligt de verantwoordelijkheid voor deze taken bij verschillende personen of afdelingen. Om deze reden is het nu mogelijk om per relatie aparte contactgegevens in te voeren. Zo zorg je ervoor dat herinneringen en facturen naar de juiste personen worden gestuurd. Hierdoor loop je niet meer het risico dat de factuur niet betaald wordt, omdat de herinneringen bij de verkeerde persoon terechtkomen.

Een belletje zo gepiept

Naast het sturen van herinneringen per e-mail helpt het ook om telefonisch contact te hebben met je debiteuren. Persoonlijk contact wordt niet alleen zeer gewaardeerd. Het biedt ook de mogelijkheid om samen met je klant tot een oplossing te komen bij een achterstallige betaling. Voorheen was het alleen mogelijk om herinneringsmails op te nemen in de communicatiescenario’s die bepalen wanneer welke mail de deur uit moet. Nu is het ook mogelijk om telefoongesprekken hierin in op te nemen. Wanneer de afgesproken betalingstermijn is verstreken en het is tijd om te gaan bellen, zal er binnen Exact Online automatisch een activiteit aangemaakt worden. Zo weten jij en je collega’s dat het tijd is om telefonisch contact op te nemen. Binnen deze functie is het ook mogelijk om aan te geven hoe het gesprek is verlopen en welke afspraken er zijn gemaakt.

Notities toevoegen en bewerken

Zoals hierboven al staat beschreven is het met Exact Online Debiteurenbeheer mogelijk om automatische herinneringen te versturen. Maar er zijn genoeg redenen om een geplande herinnering te verzetten, blokkeren of deblokkeren. Stel je hebt een klant gesproken en hij heeft beloofd om het openstaande bedrag morgen te betalen. Er staat een herinnering ingepland, dus is het mogelijk om de herinnering te verzetten of (tijdelijk) te blokkeren. Heeft de klant na de afgesproken termijn nog niet betaald? Dan kun je de herinnering weer deblokkeren. Nu is het mogelijk om dit soort afspraken vast te leggen in een notitie. Een handige functie die ervoor zorgt dat je als bedrijf gemakkelijk en snel belangrijke informatie over je debiteurenbeheer intern kan delen. Dankzij deze notitiefunctie weet voortaan iedereen waarom een geplande herinneringsmail is aangepast!