Een klant in financieel noodweer? Zó maak je betaalafspraken

Elke ondernemer kan door omstandigheden tijdelijk wel eens krap zitten. Dat geldt ook voor bedrijven die jij als klant hebt. Stel, een factuur aan een klant waar je al jarenlang met plezier voor werkt, wordt niet betaald. Je stuurt een herinnering en nog een herinnering maar er gebeurt niets. Wat ga je doen? Speel je de onbetaalde rekening door naar een incassobureau (wat jullie relatie zeker zal schaden), of kijk je liever eerst of je er zelf samen met de klant uit kunt komen? Allereerst wil je achterhalen waarom een klant zijn verplichting aan jou niet nakomt, daarna kun je samen met de klant werken aan concrete oplossingen.

Do’s & don’ts bij het maken van betaalafspraken

Een van die oplossingen is het verlenen van uitstel van betaling, maar alleen als je cashflow het toelaat. Met tijdelijke coulanceregelingen geef je iemand de mogelijkheid om het verschuldigde bedrag bijvoorbeeld in termijnen af te betalen. Met deze aanpak komt je relatie met de klant niet onder druk te staan en misschien wordt zij zelfs beter (je komt hem tenslotte tegemoet in zware tijden). Daarnaast vergroot je op deze manier zelfs de kans dat je alsnog je geld krijgt. Stuur je een deurwaarder op iemand af, dan kan dit ook uitmonden in een faillissement waarbij je meestal je geld niet meer terugziet. Ga je betaalafspraken met je klant maken, dan vind je onderstaand een lijstje met wat je vooral wél en níet moet doen.

Do’s

• Denk goed na wie je een betaalregeling aanbiedt. Er moet sprake zijn van bepaald vertrouwen want anders verschuif je het probleem van niet-betalen. Met betaalafspraken loop je meer risico en het is nadelig voor je cashflow dus in sommige gevallen kun je beter direct het incassobureau inschakelen.
• Maak duidelijk afspraken waar beide partijen het mee eens zijn. Leg ze vast in een document waarmee je klant expliciet en schriftelijk akkoord gaat en zorg dat je dit document zorgvuldig bewaart.
• Zorg dat je de betaalafspraak goed in je boekhouding verwerkt. Als je een coulanceregeling treft, wil je niet dat het systeem de oude openstaande post die hieraan ten grondslag ligt blijft monitoren en je hier telkens over informeert. Kijk hoe je de actuele afspraken kunt doorvoeren in je administratie. Als je hierbij een link maakt naar de oorspronkelijke post, blijven deze aan elkaar gekoppeld en kun je altijd herleiden wat er is gebeurd.
• Of het nu om een factuur, een herinnering of een betaalafspraak gaat: maak het zo makkelijk mogelijk om te betalen. Dit doe je door in de documenten zelf een link naar een payment service provider zoals bijvoorbeeld iDeal of Mollie Payment op te nemen. De praktijk wijst uit dat 40% van de debiteuren dan direct betaalt.

Don’ts

• Laat openstaande rekeningen niet onnodig lang liggen, maar neem direct na het verstrijken van de deadline contact op met de betreffende klant. Geef aan dat je hebt gezien dat een betaling nog niet is gedaan en vraag wat de reden hiervan is. In veel gevallen kun je het probleem direct oplossen. Is dat niet het geval, dan kun je op dat moment betaalafspraken maken.
• Coulanceregelingen voor klanten moeten uitzondering zijn en geen regel. Het is een echte vriendendienst die je niet bij het eerste de beste zuchtje weerstand aan moet bieden. Debiteurenbeheer gaat om 1) zorgen dat je je geld krijgt, 2) het minimaliseren van administratieve lasten en 3) je relatie met de klant goedhouden. Betaalregelingen zet je in voor het laatste: om de relatie met trouwe klanten waar je intensief mee samenwerk niet onnodig op het spel te zetten.
• Maak je betaalregelingen niet te ingewikkeld door bijvoorbeeld met heel veel, ongelijk verdeelde, of te lange termijnen te werken voordat je je geld alsnog ontvangt.

Benieuwd hoe het werkt?

Ben je op zoek naar een boekhoudsysteem dat ook het administreren van coulanceregelingen ondersteunt? Lees dan hier verder en ontdek wat Exact Online Boekhouden voor jou kan betekenen.