De belangrijkste voordelen van online boekhoudsoftware

Steeds meer ondernemers gebruiken een online boekhoudprogramma in plaats van een offline systeem en de verwachting is dat het aandeel online alleen maar groter zal worden. Belangrijke redenen om over te stappen op een online boekhoudmethode zijn gemak, overzichtelijkheid en zelf grip houden op de financiën. Welke voordelen heeft het gebruik van online boekhoudsoftware voor jou en aan welke voorwaarden moet deze software voldoen?

Efficiency en kwaliteit

Online boekhouden is efficiënt, het zorgt ervoor dat je met zo min mogelijk inspanning optimaal resultaat behaalt. Je hebt overal, altijd en vanaf elk device toegang tot je boekhouding (waarbij de meeste mensen de boekhouding gewoon via de computer bijhouden – slechts een klein percentage gebruikt hiervoor een app). Informatie wordt bij de bron, eenmalig ingevoerd en hoeft niet telkens opnieuw te worden overgetypt. Dat is niet alleen efficiënter, maar betekent bovendien dat er minder fouten worden gemaakt. Doordat er sprake is van standaard koppelingen en integraties met andere systemen die je nodig hebt voor je boekhouding, wordt de kwaliteit van je data verder vergroot en weet je zeker dat gegevensuitwisseling gebeurt op een manier die voldoet aan privacy- en andere wetgeving.

Veilig werken in één en dezelfde boekhouding

Software die online beschikbaar is, moet voldoen aan strenge eisen op het gebied van veiligheid en performance. Online software wordt gehost in grote, goed beveiligde datacenters waar elke wijziging in relevante wet- en regelgeving direct wordt toegepast. Als klant en gebruiker van online boekhoudsoftware hoef je zelf nergens meer over na te denken, anders dan het voeren van de boekhouding natuurlijk. Toegang tot informatie, het maken en beschikbaar hebben van back-ups, koppelingen met andere systemen, het werken met de meest recente versie van de software – alles wordt voor je geregeld door de leverancier van de software. En met online boekhoudsoftware kunnen zowel jij als je boekhouder/accountant beschikken over dezelfde informatie, met elkaar meekijken, het werk in goed overleg verdelen en samenwerken in dezelfde bestanden.

Snel te gebruiken

Online boekhoudsoftware is direct inzetbaar: zodra je via een website of telefonisch een abonnement hebt afgesloten, kun je in no-time aan de slag. Door gebruik te maken van templates voor een standaard basisboekhouding, heb je je administratie snel ingericht en maak je indirect gebruik van specialistische kennis die in deze templates is verwerkt. Koppelingen met andere pakketten die je nodig hebt, zijn standaard beschikbaar (al dan niet tegen extra betaling). Denk hierbij aan integraties met CRM-systemen, banken of branche-specifieke applicaties. Doordat gebruikers van online systemen met zo min mogelijk hulp met de software aan de slag moeten kunnen, worden er hoge eisen gesteld aan de gebruiksvriendelijkheid ervan. De intuïtieve inrichting zorgt ervoor dat het al snel voelt alsof je al jaren met de software hebt gewerkt.

Betalen voor wat je gebruikt

Bij online boekhoudsoftware bepaal je zelf wat je wilt gebruiken en waarvoor je betaalt. Jij weet zelf als geen ander welke functionaliteit je nodig hebt binnen de boekhouding om je administratie goed te kunnen voeren. Hetzelfde geldt voor de koppelingen met applicaties en systemen van derden. Het aantal gebruikers dat gaat werken met de software bepaalt samen met de functionaliteit die zij nodig hebben, het abonnement dat het beste past en de vaste prijs die hiervoor moet worden betaald.

Check de voorwaarden!

Bovenstaande opsomming is daarmee tevens een lijstje van voorwaarden waar goede online boekhoudsoftware aan moet voldoen. Sta jij op het punt om je te oriënteren op (nieuwe) online boekhoudsoftware? Dan kun je ook gebruikmaken van deze checklist waar in meer detail wordt beschreven waar je bij selectie en aanschaf van online boekhoudsoftware op moet letten.