Exact Online: Bespaar tijd en onderneem efficiënter

Met Exact Online heb je alles wat je nodig hebt om succesvol te kunnen ondernemen in één pakket. Vervelende, tijdrovende taken automatiseer je ermee weg, het geeft je grip op cijfers en je krijgt er betere inzichten mee. Hierdoor kun jij je sneller weer volledig focussen op wat voor jou echt belangrijk is: ondernemen. Maar wat heeft Exact Online jou als ondernemer dan precies te bieden?

De versnelde digitalisering bijblijven

De laatste jaren was digitalisering al een hot item, maar sinds corona zit dit in een stroomversnelling. Steeds meer bedrijven maken eerder de stap naar verdere digitalisering, zo ook bijvoorbeeld fysieke winkels. De digitale wereld is tenslotte voor iedereen toegankelijk.

Bij deze trend past ook de digitalisering van bijvoorbeeld je boekhouding, HR, salarisadministratie en je werkvloer. En of je nou een bouwbedrijf, projectorganisatie of bedrijf in de supply chain runt, met Exact Online profiteer je van deze digitalisatietrend.

Exact Online blijft zich verbeteren

Exact Online zorgt ervoor dat veel van je activiteiten, minder tijd kosten doordat de lerende software deze van je overneemt. Ook blijft Exact het systeem verbeteren, zodat het continu aansluit bij de wensen en eisen van klanten. De nadruk ligt hierbij altijd op onze no hands accounting-benadering, het automatiseren van processen en het realiseren van een aantal van de ideeën die door klanten zijn aangedragen. In de afgelopen periode heeft Exact onder andere de volgende onderdelen toegevoegd.

• Het factuurverwerkingsproces verder automatiseren en optimaliseren

Met de add-on No hands Accounting automatiseer je het invoerwerk en zorgt de robot voor automatische boekingsvoorstellen. Je profiteert van Scan & Herken, e-factureren (PEPPOL) en geavanceerde verwerking van inkoopfacturen en banktransacties. Facturen kunnen ook gemakkelijk goedgekeurd worden via de geavanceerde goedkeuringsfunctionaliteit (ongelimiteerd aantal goedkeurdersrollen beschikbaar). Dit levert je flinke tijdsbesparingen op, zorgt dit voor minder fouten en vergroot hiermee de grip op jouw cijfers.

• Bankafschriften automatisch inladen en verwerken

Wil je bankafschriften toevoegen aan het systeem? Vanaf het moment dat jij jouw eerste bankafschrift zelf invoegt, leert Exact Online van je handelingen. Zodra je op een later moment opnieuw een afschrift invoert, neemt het systeem direct stappen van je over. Zo is het afschrift sneller verwerkt, kost het je minder moeite en kun je snel verder met andere taken. Met de automatische bankkoppelingen en het verwerken van de binnenkomende gegevens door de boekhoudrobot hoef jij alleen nog maar te kijken naar de uitzonderingen.

• Rekening-courant

Met Rekening-courant in Exact Online boek je eenvoudig over van je ene naar je andere administratie of laat je kosten direct vallen op meerdere administraties. Je hoeft zo geen dubbele boekingen meer aan te maken en twee administraties naast elkaar te leggen om de grootboekrekeningen te checken. De kosten worden daar geboekt waar ze horen terwijl je aan de voorkant geen last hebt van extra facturen of andere handmatige oplossingen.

• Correcte en volledige urenverantwoording

Het bijhouden van uren is niemands hobby. Toch is het hebben van een goede urenregistratie van groot belang. De omzet van veel adviesbureaus (direct of indirect) is namelijk afhankelijk van het aantal gepresteerde uren. Een slordige of niet-volledige urenregistratie is voor veel ondernemers dan ook een doorn in het oog. Op basis van feedback van onze klanten hebben we hier een verbeterslag gemaakt. Je kunt nu automatisch medewerkers per e-mail herinneren dat er nog ontbrekende uren zijn.

• Documenten delen via het medewerkersportaal

Het bijhouden en op de juiste manier delen van documenten is sinds de uitbreiding van de AVG-wetgeving een stuk ingewikkelder geworden. Daarom zijn we altijd bezig met het verbeteren van ons documentmanagement systeem, ook voor HR en salaris. Naast het toevoegen van einddata aan documenten (inclusief signaal) is het nu mogelijk om HR documenten te delen met je medewerkers via het medewerkersportaal.

Bedrijfsspecifieke ondersteuning vanuit Exact Online

Naast je boekhouding, kun je Exact Online ook gebruiken voor bedrijfsspecifieke ondersteuning. Je hebt de mogelijkheid om bijna letterlijk je werkvloer te digitaliseren en ook hierbij maakt het niet uit of je een bouwbedrijf, groothandel, productiebedrijf of adviesbureau hebt.

Je verhoogt met Exact Online niet alleen de efficiency op de werkvloer, maar vergroot ook de marge op projecten en verbetert de leverbetrouwbaarheid richting klanten. Zo kun je Exact inzetten voor orderpicken, werken met emballage en statiegeld of voor het makkelijker coderen en voorrang geven aan spoedorders.

Digitalisering voor processen in een onderneming

In de afgelopen maanden nam het face-to-face contact tussen ondernemers en hun mensen af. Daarom ligt er een groter belang bij het digitaal kunnen delen van informatie. Vooral het aanleveren van gegevens of aanvragen van, bijvoorbeeld, verlof is hierbij belangrijk. Je wilt tenslotte wel je bezetting inzichtelijk hebben, zodat je altijd weet hoe je ervoor staat.

Exact heeft daarom een nieuw verlof- en verzuim-overzicht geïntroduceerd. Hier houd je je bezetting overzichtelijk bij en je kan zelfs filteren op datum, medewerkers, afdeling of manager. Zo check je eenvoudig of een aangevraagd verlof wel in de bezetting past. Zo geef je snel duidelijkheid aan je medewerkers en voorkom je verstoring van je bedrijfsproces.

Ook zijn de document-management features in Exact Online uitgebreid. Je ordent sowieso je documenten op een meer praktische manier, maar er wordt ook beter rekening gehouden met de houdbaarheidsdatum van documenten. Heb je bijvoorbeeld een certificaat dat op een specifieke datum verloopt? Dan vul je de datum in bij het document en krijg je bijtijds een melding van het systeem, zodat je actie kan ondernemen.

De nieuwste innovaties voor tijdswinst en efficiëntie

Exact heeft nog twee innovaties toegevoegd die bepaalde taken voor jou als ondernemer efficiënter maken en zorgen voor tijdswinst: 

• Met ’Factuur status berichten’ check je na het versturen van je e-factuur (PEPPOL) wat daar de reactie op is van de andere partij. Is de factuur ontvangen, of is deze misschien zelfs al verwerkt of goedgekeurd? Zo heb je zelf ook een beter idee of je geld gaat ontvangen in de nabije toekomst. En hoef je geen onnodige telefoontjes te plegen of mailtjes te sturen om navraag te doen naar de status.
• Met de kasstroomprognose kan Exact Online voorspellen hoeveel geld je over een aantal weken in kas hebt. Hoe meer het zelflerende systeem van je kasstromen weet, hoe beter de berekening en de voorspelling van het betaalbedrag van je klanten en daarmee het inzicht in jouw cashflowpositie over een paar weken.

Samenwerking op HR-gebied met Officient

Om ondernemers nog meer mogelijkheden te bieden op HR-gebied, is het Exact portfolio sinds kort uitgebreid met Officient. Met ons nieuwe HR-systeem kun je onder andere dossiers opmaken per medewerker met alle benodigde informatie, zoals verlof, salaris, persoonlijke ontwikkeling et cetera. Vanaf Exact Live 2021 is Officient geïntegreerd met Exact voor Salaris.

Op deze manier hoeft een HR-medewerker niet alle tijd steken in het opmaken van contracten of performance review. Door de slimheid van het systeem, krijgt de HR-medewerker meer tijd echt met mensen bezig te zijn, maar voorkom je dat belangrijke administratieve taken blijven liggen.

Deel je ideeën

Veel van de genoemde ontwikkelingen kwamen voort uit feedback van Exact Online gebruikers. Deel daarom vooral je ideeën of laat weten wat je mist. Je doet dit in het support portal, waar je ook kan stemmen op andere ideeën. Zo kan Exact blijven innoveren om jou in de toekomst alleen nog maar verder te ontzorgen.

Sessie terugkijken

Dit blog is gebaseerd op de digitale sessie 'Exact Online boekhouden, salaris & bedrijfssoftware innovaties die er al zijn en komen' tijdens Exact Live 2020. Kijk deze en vele andere sessies terug via de website van Exact Live.