Aandachtspunten bij optimaal gebruik scanservice

De scanservice in Exact Online verbetert dagelijks doordat slimme algoritmes van de boekingen leren. Met een paar simpele handelingen kun jij het leervermogen van scan & herken versnellen. Zo doe je dat.

Tip

De scanservice kijkt naar bepaalde informatie op de factuur. Hoe deze service precies werkt lees je hieronder. Voor een optimale verwerking is het van belang dat de informatie duidelijk en herkenbaar aanwezig is op een bon of factuur.

Hoe werkt de scan & herken?

• De scanservice leest eerst de gegevens van de afzender van de factuur in.
  Dit gaat op de volgende volgorde:
  Op basis van bedrijfsnaam > KvK-nummer >-nummer of bankrekeningnummer op de factuur. Ontbreken één of meerdere gegevens, dan kan de scanservice niet volledig vaststellen om welk bedrijf het gaat en vraagt om het handmatig compleet maken van de gegevens.
  
  
• Daarna wordt het factuurnummer ingelezen. Ontbreekt dit, dan blijft het veld leeg. Staan er meerdere factuurnummers op, dan zoekt de scanservice op basis van een trefwoord. Gevonden trefwoorden worden vervolgens gebruikt als  factuurnummer. Het algoritme  zoekt trefwoorden bij eerder ontvangen facturen om te kijken of een reeks letters of getallen eerder is gebruikt. Daarna wordt de datum ingelezen. Ontbreekt deze, dan gebruikt de scanservice de datum van uploaden. Staan er meerdere datums op de factuur, dan zoekt de scanservice naar een trefwoord. Is dit aanwezig, dan gebruikt de scanservice het nummer uit het trefwoord.
  
  
• Staat er een vervaldatum op de factuur dan wordt deze direct opgenomen. Ontbreekt deze maar staat er wel een betalingsconditie dan berekent de scanservice de vervaldatum automatisch. Ontbreken beiden, dan blijft het veld vervaldatum leeg. Staan er meerdere vervaldatums op de factuur dan gebruikt de scanservice de laatste datum. Staat er enkel een periode op de factuur dan gebruikt de scanservice de einddatum van de periode. Behalve als de datum in de toekomst ligt, dan wordt de upload datum van de factuur geregistreerd.
  
  
• Omschrijvingen op de factuur worden ook overgenomen.
  
  
• Bedragen inlezen gaat eerst op basis van de prijs exclusief btw. Daarna wordt het correcte percentage gekozen en de de totaalprijs berekend. Bevat de factuur meerdere btw-percentages, dan worden deze in aparte regels vermeld. Mochten de op de factuur vermelde bedragen niet juist zijn worden ze gecorrigeerd.
  
  
• Ook kortingen worden ingelezen en verwerkt.

Fouten minimaliseren

Het lijken veel stappen, maar het inlezen gaat in milliseconden. Wil je fouten bij de verwerking minimaliseren, vraag je leveranciers dan om een factuur waar alle bovenstaande  gegevens opstaan. Wil je de kosten van scan & herken verminderen? Vraag je leveranciers dan om een factuur in UBL 2.0 formaat of hoger. Die wordt direct automatisch ingelezen en verwerkt. Dan heb je de scanservice helemaal niet meer nodig. Exact Online verwerkt UBL 2.0 facturen moeiteloos en kosteloos.

Meer beginnerstips over scan & herken vind je in dit blog of volg de online training. Veel succes. Heb je vragen, stel ze aan de Support Community en krijg snel het juiste antwoord.