Tijd besparen op factuurverwerking in Exact Online

Wil je een inkoopfactuur laten goedkeuren voordat je hem betaalt? Dit kan nu makkelijk via Exact Online. Daardoor voorkom je late betalingen en win je tijd door het uitblijven van correcties achteraf. Hoe het werkt? Lees snel verder.

Facturen verwerken

Steeds meer bedrijven sturen elektronische factureren (via email, PDF of UBL). Die zijn makkelijk en (bijna) automatisch te verwerken. De tijdwinst verdampt echter als je de factuur wilt laten goedkeuren voordat je hem betaalt. Ga maar na: de factuur gaat per mail (of op papier) naar degene die moet goedkeuren. Direct respons krijg je zelden en het is bovendien niet altijd duidelijk of degene de factuur heeft opgemerkt. Daaraan komt nu een einde als je werkt met Exact Online.

Digitaal goedkeuren

Via de instelling (Administratie instellingen/Facturen goedkeuren), stuur je inkomende facturen voor goedkeuring naar één of meerdere Exact Online gebruikers. Voorzie ze van opmerkingen zodat altijd duidelijk is wat is afgesproken. De gebruiker krijgt de boeking met bijbehorende factuur digitaal binnen via het scherm Activiteiten.

Vrijgeven voor betaling

Is de factuur goedgekeurd, dan herken je dit aan de status ‘goedgekeurd’ in het overzicht Openstaande Posten. Zonder goedkeuring, kan je de factuur niet betaalbaar stellen. De reeds geboekte factuur wordt wel al meegenomen in de btw-aangifte.

Controle en grip

Doordat een budgethouder dubbelcheckt of de factuurgegevens kloppen, ontstaat een correcte boekhouding. Bovendien is duidelijk wie, wanneer, wat heeft goedgekeurd, inclusief eventuele communicatie daaromtrent. Kortom, de verwerking van inkomende facturen gaat makkelijker, je krijgt grip op de kosten en voorkomt fouten.

Beschikbaarheid

‘Goedkeuring voor betaling’ is nu beschikbaar in Exact Online voor Boekhouden en de oplossingen voor Handel, Productie en Zakelijke Dienstverlening.