Bespaar tijd: een robot die beter facturen herkent

Exact Online Scan & Herken zet inkoopfacturen automatisch om in boekingsvoorstellen. Dat doet de software nu veel beter. Mochten leveranciersgegevens op de factuur iets afwijken van die in het systeem, dan krijg je toch een boekingsvoorstel. Daardoor hoef je de factuur niet handmatig in te voeren. Zo houd je tijd over.

Handmatig bonnen en facturen invoeren. Waarom zou je? Toch hebben veel mensen daarvoor nog hun redenen. Sommigen vinden het gewoon fijn werk, maar anderen geven aan dat de software voor automatische verwerking te veel steken liet vallen. Daardoor kost het corrigeren van foutieve boekingsvoorstellen meer tijd dan handmatige invoer. Duidelijke taal, waar we naar hebben geluisterd. De scan- en herkenrobot van Exact Online hebben we getraind waardoor die (bijna) alles herkent. Ik zeg erbij: bijna, want er zijn uitzonderingen. Maar als je leverancier een factuur opstelt die voldoet aan de wettelijke eisen dan herkent de robot de factuur en maakt hij een boekingsvoorstel.

Betere herkenbaarheid

Wat er is verbeterd? Staat op de factuur (Jansen Kantoorartikelen, B.V.) een lichte afwijking van de gegevens in je systeem (Jansen Kantoorartikelen), dan krijg je nu gewoon een boekingsvoorstel. Voorheen snapte de robot dit niet.

Aanpassing bestaande leverancier

Wijkt het adres op de factuur af van dat in je systeem? Dat ervaart de robot niet meer als drempel voor het geven van een boekingsvoorstel. De robot attendeert je op de afwijking en vraagt welk adres correct is. Jouw keuze wordt onthouden waardoor je de volgende factuur niet meer hoeft te controleren.

Generieke crediteur

Ben je gewend om horecakosten op een generieke crediteur ‘horeca’ te boeken? Zo ja, dan worden nu de boekingsvoorstellen automatisch aan deze generieke crediteur toegekend.

Nieuwe leverancier

Staat de leverancier van de factuur niet Exact Online? Dan maakt de robot automatisch een nieuwe leverancier aan. Dit doet hij op basis van allerlei kenmerken op de factuur. Dat scheelt jou een hoop werk.