5 redenen om afscheid te nemen van Excel stuklijsten

Veel productiebedrijven onderhouden stuklijsten in Excel, omdat iedereen er mee kan werken, het goed is voor berekeningen en het is goedkoop. Het gebruik van Excel is een groeifase: constructeurs en calculators vinden het handig tot het moment dat de nadelen groter worden dan de voordelen. Wat zijn die nadelen dan, hoe herkennen we ze, en hoe lossen we het op?

Stuklijsten in Excel

Een stuklijst is een opsomming van de materialen en bewerkingen die we gebruiken om een product te vervaardigen. We hebben stuklijsten nodig voor drie doeleinden:

Het bepalen van de kostprijs, immers als we de kosten van de materialen en bewerkingen optellen dan kunnen we schatten wat het product gaat kosten en door er een marge op te zetten kunnen we ook een offerte uitbrengen.

Bestellen van materialen, want als we klantorder ontvangen hebben zullen we veelal de ontbrekende materialen moeten inkopen.

Communicatie met de werkvloer, vaak krijgt de werkvloer een kopie van de klantorder (leverdatum, aantal), een werktekening en een stuklijst als specificatie van het te verrichten werk.

(Klik om te vergroten)

Afscheid van Excel: Excel is een lokaal programma

Een nieuwe stuklijst beginnen we vanuit en template of vanuit een kopie van een andere stuklijst. Na verkoop van tijd worden Excel formules verbeterd en wordt de stuklijst een kunstwerk van Excel kennis. Evenzogoed beginnen we soms van een bestaande (dus oude) stuklijst die we alleen nog maar wat aanpassen. Laat dat nu net die versie zijn waar de foutjes nog inzitten. Een ander helpt mee met calculeren, en plots hebben we twee versies van wat dezelfde stuklijst had moeten zijn. Excel is nooit ontworpen als programma om data te delen en versiebeheer van documenten is een zwak punt.

Afscheid van Excel: Met Excel kunnen stamgegevens niet beheerd worden

Grofweg kunnen we onze Excel stuklijst op twee manieren inrichten: Het kan heel basaal, waar we telkens alle te gebruiken materialen en bewerkingen vers invoeren. Dat is een hoop werk, maar wellicht zijn de gebruikte prijzen dan up-to-date. Meer geavanceerd is als we de te gebruiken materialen en bewerkingen ‘inbouwen’ waardoor we alleen nog maar hoeven te verwijzen naar aantallen. Dat is inderdaad razendsnel! Echter, prijzen zijn aan voortdurende verandering onderhevig, dus hoe weten we nu of de berekeningen betrouwbaar zijn? Excel heeft geen centrale database van stamgegevens.

Afscheid van Excel: Met Excel hebben we een voorcalculatie zonder nacalculatie

De nacalculatie is het vergelijken van het werkelijk verbruik aan materialen en uren met het (voor-) gecalculeerde verbruik. We kunnen daarvan leren en onze berekeningen in de toekomst verbeteren. Tenzij we de stuklijst nog verder uitbreiden met gegevens over het werkelijk verbruik (dat doet bijna niemand!) blijft de stuklijst gewoon de stuklijst: een document dat niet helpt in verbetertrajecten. Excel heeft geen ander proces dan data invoeren en afdrukken.

Afscheid van Excel: De werkvoorbereiding vergt veel typewerk

De doeleinden van de stuklijst in herinnering brengend (kostprijs bepalen, bestellen en communicatie met de werkvloer) merken we op dat we nog moeten controleren of er materiaal besteld moet worden, en indien dat het geval is moeten we bestellingen doen. Ook voor het uitbesteed werk zijn er bestellingen te doen, en eerst nadat we de productieplanning op orde hebben kunnen we communiceren met de werkvloer. Dat gaat dus bepaald niet vanzelf, werkend vanuit de stuklijst in Excel. Excel is geen geïntegreerd programma om bedrijfsprocessen te automatiseren.

Afscheid van Excel: Zo kunnen we niet groeien

Zolang het bedrijf klein is en de calculatie/werkvoorbereiding eigenlijk door een enkele medewerker wordt gedaan vallen de nadelen van Excel niet zo op. Het wordt al snel een probleem als kennis moet worden overgedragen (een extra medewerker, of de medewerker die alles weet neemt afscheid) want wie weet dan nog waar de zwaktes van de Excel stuklijst zoal zitten. Ook is het vaak een probleem dat de stuklijst is gegroeid naar een vehikel met uitzonderlijke eigenschappen. De rechtvaardiging is daar dat we “een bedrijf zijn met unieke processen”. Helaas missen we dan de collectieve ervaring van maakbedrijven met de beste manier om stuklijsten te maken, en dat hindert ons zelfs met het op gang brengen van nieuw personeel. Kortom, Excel hindert de groei.

(Klik om te vergroten)

Tijd is geld, en kwaliteit mag wat kosten

Als we in plaats van stuklijsten beheren in Excel overstappen naar een ERP systeem zoals Exact voor Productie, dan krijgen we daarmee een centrale database met stuklijsten waartoe meerdere medewerkers toegang kunnen hebben. De stamgegevens (materiaalprijzen, bewerkingen) worden centraal onderhouden en zijn dus altijd voor iedereen up-to-date. Ook is het niet langer nodig om handmatig bestellingen te maken, want aan de hand van de voorraadstand en de uit te voeren werkorders kunnen deze automatisch aangemaakt worden. De werkvloer kan de werkorders (stuklijsten) vanaf een scherm (telefoon, iPad) raadplegen en het werkelijk verbruik invoeren. Een goede oplossing voor stuklijsten heeft berekeningen voor afval en uitval ingebouwd, en insteltijden die invloed hebben op de kostprijs per seriegrootte. De nacalculatie kan met een druk op de knop getoond worden. Natuurlijk blijft Excel ‘goedkoper’. Maar wat als goedkoop een hindernis wordt voor groei? Wat als we met een volwassen systeem sneller en foutloos kunnen werken, en gemakkelijk nieuwe medewerkers kunnen inwerken?