Wat zijn bedrijfsprocessen en hoe verbeter je ze?

Van zzp’ers tot multinationals, elk bedrijf heeft in meer of mindere mate bedrijfsprocessen ingericht. Als ondernemer hoor je deze processen te monitoren, onderhouden en als het nodig is te verbeteren. Maar wat zijn bedrijfsprocessen dan precies? En hoe zorg je ervoor dat je er optimaal gebruik van maakt?

Wat zijn bedrijfsprocessen?

Bedrijfsprocessen zijn het fundament van je organisatie. Een bedrijfsproces bestaat uit een zich herhalende keten van activiteiten en deze keten is gefocust op het behalen van een bepaald eindresultaat. Zoals je product of dienst leveren aan de klant.

In de meeste gevallen staan de verschillende bedrijfsprocessen met elkaar in verbinding. En als er op een bepaalde afdeling iets mis gaat - bijvoorbeeld het voorraadbeheer - heeft dat gevolgen voor de rest van het proces, en dus de organisatie. Het is daarom van belang dat alle processen goed georganiseerd zijn, met een zo min mogelijke kans op fouten.

Drie soorten bedrijfsprocessen

Je kunt binnen je onderneming drie verschillende soort bedrijfsprocessen onderscheiden die ervoor zorgen dat je je bedrijf laat draaien.

Primaire processen

Primaire processen worden ook wel operationele processen genoemd. Deze processen draaien om het einddoel van je onderneming en hebben te maken met de productie en verkoop van je product. Ze starten op het moment dat de bestelling binnenkomt tot de levering van het eindproduct.

Besturende processen

Ook wel management processen genoemd. Deze bedrijfsprocessen zijn gericht op het besturen van je bedrijf. Denk hierbij je personeel aansturen, vergaderingen, aanwijzingen geven en het inrichten van nieuwe bedrijfsprocessen.

Ondersteunende processen

Ondersteunende bedrijfsprocessen bestaan om ervoor te zorgen dat je de primaire processen goed kunt uitvoeren. Denk hierbij aan de verkoopafdeling, administratie of de financiële afdeling.

Voorbeelden van bedrijfsprocessen

Er zijn talloze voorbeelden van bedrijfsprocessen te bedenken. Denk onder andere aan:

• Een klantorder verwerken;
• Onboarding van nieuwe collega’s;
• Werving en selectie van personeel;
• Voorraadbeheer;
• Facturatie.

Welke processen je inricht binnen jouw onderneming, hangt uiteraard ook af van het soort product dat je levert. De processen binnen een restaurant zijn deels anders dan bij een sportwinkel.

Bedrijfsprocessen binnen jouw onderneming

Ook jouw bedrijf hanteert verschillende bedrijfsprocessen. Maar heb je dit inzichtelijk? Zet eens op papier welke bedrijfsprocessen jouw onderneming doorloopt. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als een bestelling binnenkomt? Of hoe verloopt de verwerking van een declaratie?

Noteer alle stappen die je binnen een proces voorkomen. De kleine, onbeduidende stappen zijn hierbij net zo belangrijk als de grote. Neem ook mee hoeveel tijd je kwijt bent aan de verschillende processen. Op deze manier krijg je sneller inzicht in de processen binnen je bedrijf en zie je waarschijnlijk direct waar je bedrijfsprocessen kan verbeteren

Bedrijfsprocessen verbeteren

Je wilt waarschijnlijk dat je bedrijf optimaal functioneert en klaar is voor de toekomst. Toch verlopen veel processen nog handmatig en zorgt deze menselijke factor voor een hoge foutmarge. Zonde, want dat kost je ook veel geld. Het is daarom cruciaal dat je grip hebt op je bedrijfsprocessen en deze optimaliseert waar nodig. Overweeg daarom om je processen te automatiseren.

Zeker voor ondersteunende bedrijfsprocessen valt er winst te behalen als je ze automatiseert. Laat de inkoop van nieuwe voorraad en verwerking ervan digitaal verlopen. Datzelfde geldt voor het aanmaken, versturen en verwerken van facturen. Je voorkomt dat werk blijft liggen, verkleint de kans op fouten, en bespaart tijd en hierdoor uiteindelijk ook veel geld.

Automatiseer en optimaliseer je bedrijfsprocessen met Exact

Exact heeft al meer dan 30 jaar ervaring met klanten die hun onderneming en de bijbehorende bedrijfsprocessen met bedrijfssoftware automatiseren en optimaliseren. Daardoor weten we als geen ander hoe je dit efficiënt aanpakt.

Met Exact heb je altijd je voorraad op orde, laat je projecten efficiënter verlopen, worden de projecten en bijbehorende uren gefactureerd en kom je afspraken na. Je zorgt voor een scherpere inkoop en een hogere klanttevredenheid. Zo houd jij tijd over om je maximaal te concentreren op de groei van je onderneming.