Een succesvol huwelijk; het geheim van Quooker en Exact

Deze zomer werken Quooker en Exact 12,5 jaar samen. Een koperen huwelijk zou je het kunnen noemen. En zoals een succesvol huwelijk hoort te zijn, halen zij het beste in elkaar naar boven.  Mede door het optimaliseren van processen en internationalisering groeit Quooker uit tot het bedrijf dat het vandaag is. Door de jaren heen zijn er vele specialistische oplossingen bijgekomen. Maar het hart van de onderneming ligt nog altijd bij Exact.

Voor het koken, een kopje thee of het verwarmen van flesjes. Een Quooker is voor veel mensen niet meer weg te denken uit de Nederlandse keuken. Met nieuwe stijlvolle designs, steeds slimmere en duurzamere innovaties en de komst van gekoeld bruisend water verovert dit productiebedrijf uit Ridderkerk inmiddels niet alleen maar de Nederlandse markt.

Meer dan 150.000 Quookers

Het idee van een Quooker begint in 1970. Henri Peteri, bedenken en medeoprichter van Quooker woont een presentatie bij van zijn huidige werkgever Unilever over nieuw en innovatief product: de instant soep. Een soep die binnen vijf seconden oplost in kokend water. “Gek dat je wel eerst vijf minuten je water moet koken”, bedenkt de jonge Henri Peteri. “Waarom komt er eigenlijk geen gekookt water uit een mengkraan? Hoe handig zou het zijn dat je dan direct voor één kop kokend water hebt?” Hij gaat aan de slag met een prototype. 22 jaar later werd de eerste Quooker geïntroduceerd. Inmiddels produceert én distribueert Quooker vanuit hun hoofdkantoor in Ridderkerk meer dan 150.000 Quookers per jaar, hebben zij meer dan 2.000 dealers én vestigingen in Nederland, België, Denemarken, Duitsland, Hong Kong, Ierland, Noorwegen, Oostenrijk het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Arabische Emiraten en Zwitserland.

En nog steeds groeit het bedrijf jaarlijks. “Vooral in het buitenland ligt er nog veel potentie”, begint Geertjan Woltjes, Chief Operating Officer bij Quooker, te vertellen. Wij ontmoeten hem op het hoofdkantoor waar hij ons de door de hall of fame vol met hoogtepunten leidt.  In 2004 wordt de eerste Quooker naar het buitenland geëxporteerd, waarna de grote internationalisering begon in 2008. Een belangrijk moment voor Quooker en tevens het moment dat ook Exact aanschoof.

Professionaliseringslag maken

“Terug in 2008 was Quooker nog een heel ander soort bedrijf. We hadden net onze eerste groeicurve doorgemaakt. Op dat moment werkte er rond de 50 man hier”, legt Woltjes uit. Om verder te kunnen groeien, meer schaalbaar te worden en processen beter te besturen willen zij een grote slag maken. “We merkten dat er vooral behoefte was om een professionaliseringslag te maken op het gebied van productie en voorraad.”

Als make-to-stock productiebedrijf levert Quooker vanuit voorraad. “Een van onze belangrijkste kernwaarden is dat wij altijd uit voorraad kunnen leveren. Maar om de Quooker te kunnen maken, hebben we wel alle onderdelen nodig. Hoe klein ook.” Daarom moeten ze altijd genoeg op voorraad hebben liggen en zochten zij een systeem dat ze hierbij ondersteunt. “Van verkooporder, inkoop, productievoorraad, de financiële afhandeling tot en met het uitleveren. Het hele proces moest kloppen. We wilden inzichten in stuklijsten, voorraadposities, revisies, productieplanning, etc. De hele werkvloer en administratie moest efficiënt ingericht worden. Deze ondersteuning vonden wij in de business software van Exact.”

Het begin van een mooie samenwerking. Vooral met de komst van verschillende buitenlandse verkooplocaties. “Met groeiend aantal verkooplocaties in verschillende landen zijn we echt in de breedte gegroeid” gaat Woltjes enthousiast verder. “Maar daarmee kwam ook de complexiteit. We zijn dan ook erg blij dat we met Exact in zee waren gegaan.”

Uniforme bedrijfsprocessen

Want met de komst van Exact konden alle verschillende verkooplocaties met hetzelfde systeem werken. “Waar je ook werkt, we hebben uniforme bedrijfsprocessen weten te creëren waartussen makkelijk gegevens uitgewisseld kan worden.” Deze eenduidige werkwijze maakte het voor Quooker mogelijk om eenvoudig op te schalen. “Het maakte niet meer uit of we nu 10, 100 of 400 orders per dag verwerkten. En of deze orders vanuit één land of vijf landen kwamen. Met alle bijzondere facetten die hierbij horen. Dit wordt allemaal ondersteund. Het werkt gewoon goed. Zonder te veel toeters en bellen. De kunst is dat je die consistentie erin bouwt.”

Inmiddels hebben Duitsland en Zwitserland zelfs hun eigen backoffices. Maar ook daar werken ze met de software van Exact. “De distributie wordt nog steeds vanaf hier geregeld. Of de kraan nu naar Amsterdam, Manchester, Frankfurt of Innsbruck moet.”

Naast het inrichten van de verkooporganisatie en de productievloer, wordt ook de boekhouding voor alle landen met Exact gedaan. “De basis van Exact geeft al ontzettend veel antwoorden over hoe het gaat binnen je bedrijf. Hierdoor is het makkelijk om zowel te besturen vanuit het hoofdkantoor hier in Ridderkerk, als lokaal.”

Het managen van innovatie

Naast de productie en boekhouding kon Quooker tot slot met Exact een slag maken binnen Research & Development. “De voorraadposities, bestellingen, het revisiebeheer. Het managen van innovatie gebeurt echt vanuit het hart van Exact.

Doordat we een koppeling hebben gemaakt met PDM maken we vanuit het takenpakket gemakkelijk stuklijsten aan. Daarbij komt dat revisiebeheer steeds belangrijker wordt en de innovatiesnelheid van Quooker steeds groter. Het is daarom cruciaal te weten wanneer we wat hebben gedaan.”

Mensen zijn de kracht

Anno 2020 werken er ruim 300 man in Nederland en nog eens 100 in het buitenland. “Sinds 2008 zijn we met acht keer zoveel mensen en een nog grotere factor omzetgroei gegroeid. En in die reis is Exact altijd de kern geweest. De kracht van onze organisatie zijn natuurlijk onze mensen. Het gaat uiteindelijk om hun inzet. Het effect van wat zij doen, wil je vergroten. Software van Exact ondersteunt hierbij. Het systeem maakt de processen makkelijker en optimaliseert de werkzaamheden.”

Dat aspect combineert Quooker met het nauw contact houden met de hele keten. Want volgens Woltjes zit de kracht niet alleen in je eigen mensen, maar ook de relatie met de keten. “We willen de lijnen zo kort mogelijk houden. Van leverancier tot keukenbedrijf. Ik geloof er heilig in dat je zicht moet hebben op waar je spullen vandaan komen, op wie het maken en wat de verkooppunten zijn. Dan weet je wat er speelt en wat er gebeurt. Zo houd je grip.”

Kleurenpalet aan koppelingen

Inmiddels heeft Quooker een heel kleurenpallet aan specialistische systemen gekoppeld aan Exact. En dat maakt het nou juist zo prettig voor Woltjes en zijn team. “In welke levens- of groeifase je ook zit. Exact is je basis en je koppelt hier gemakkelijk verschillende systemen aan voor specialistische ondersteuning.”

Zo zijn ze op dit moment bezig met een nieuwe koppeling die relatiemanagement aan de inkoopzijde ondersteunt. “Het leuke is dat we hier nu weer uitkomen bij een specialistische ondersteuning van Exact zelf. Dus naast de sterke basis van 12,5 jaar kiezen we opnieuw bewust voor Exact Synergy. De cirkel is rond”, lacht Woltjes.

Continu blijven optimaliseren

Ondertussen houden ze constant de vinger aan de pols. “Als je zo hard ontwikkelt als wij én schaalbaar wilt blijven, is het ontzettend belangrijk om processen continu opnieuw uit te vinden en te optimaliseren. Zo zijn we weer verschillende systemen binnen Exact aan het upgraden, onder andere voor het gebruik van MRP en productiemethodieken. Exact ontwikkelt en optimaliseert zelf ook en groeit dus lekker met ons mee. Zo is de software Exact na 12,5 jaar de nog steeds het hart van onze onderneming.”