Waarom je als productiebedrijf afscheid moet nemen van Excel

In veel bedrijven is Excel hét programma voor allerhande berekeningen en planningen. Het is zonder meer een krachtig programma met veel mogelijkheden. Maar inmiddels zijn  er veel krachtigere, gebruiksvriendelijkere en beter geïntegreerde softwareoplossingen. Een drukbezet productiebedrijf kan dan ook geen business meer bouwen op Excel en dus wordt het tijd om afscheid te nemen.

Gegevens importeren, formules en grafieken

Ieder bedrijf heeft er wel een, een Excel-wizard die werkelijk alles kan met het programma. Gegevens importeren, een onnavolgbare formule erop loslaten en de resultaten in mooie kleuren en in oogstrelende grafieken presenteren. De Exel-goeroes draaien hun hand er niet voor om. Ook allerlei functies die een rekenprogramma boven de pet gaan, zijn met kunst en vliegwerk nog wel met het spreadsheetprogramma uit te voeren. Zo wordt Excel ook ingezet als database, planningssoftware en voorraadbeheersysteem. Alleen daar wordt het al problematisch.

Waarom blijven zo veel bedrijven dan toch vasthouden aan Excel voor alles? Vaak heerst het idee dat er te weinig gegevens te verwerken zijn om specifieke software voor die functies aan te schaffen. Maar als je als bedrijf groeit - iets waarvoor je op aarde bent - krijg je onherroepelijk te maken met een haast exponentieel toenemend aantal gegevens. Zo dijt je spreadsheet al snel uit tot een enorm document met duizenden rijen en kolommen dat een eeuwigheid nodig heeft om te laden.

De uitdagingen van Excel

Wanneer je je waardevolle gegevens op verschillende plaatsen en in verschillende formaten opslaat, wordt het al snel lastig om bedrijfskritische informatie te vinden die je nodig hebt om snel en goed onderbouwde beslissingen te nemen. Bovendien zou je niet de eerste ondernemer zijn die bijna kopje onder gaat door het gebrek aan inzicht in zaken als de orderportefeuille, voorraden, bezettingsgraad en winstgevendheid. Excel wordt vaak gebruikt om de gaten tussen deze verschillende, niet gekoppelde applicaties en systemen op te vullen. Maar dat is verre van ideaal en brengt nieuwe uitdagingen met zich mee.

Uitdaging 1: berekeningen en offertes

Bedrijven hebben vaak weinig inzicht in de realtime-prijzen van materialen en berekeningen worden vaak  uitgevoerd op de achterkant van een envelop. Gegevens invoeren in Excel kost tijd en het risico is groot dat je gegevens dubbel invoert en de berekeningen niet kloppen.

Uitdaging 2: werkorders

Productiebedrijven zonder geïntegreerde processen zetten succesvolle offertes eerst om in verkooporders en vervolgens in werkorders. Allemaal met de hand. Met Excel kun je heel gemakkelijk werkorders afdrukken en aan de werkvloer overhandigen, maar het kost veel onnodig handmatig werk om de orders om te zetten in (realtime) werkorders.

Uitdaging 3: nacalculatie en winstgevendheid van orders

Het bepalen van het werkelijke aantal bestede uren aan een order helpt bij de verbetering van de kostenrapportage. Daarnaast kan het kostenefficiënter zijn om de hoeveelheid tijd vast te leggen waarop je je berekeningen hebt gebaseerd. Excel biedt veel manieren om gegevens te sorteren en te presenteren, maar het biedt geen inzicht in de marges per werkorder, product of klant. Ook online urenregistratie is niet mogelijk, iets wat je efficiëntie bepaald niet ten goede komt.

Uitdaging 4: complexiteit van het product

Veel bedrijven maken producten met een subassemblage, elk met een bijbehorende stukslijst, doorlooptijd en seriegrootte. In het ideale geval heb je software die een automatische update geeft van de laatste marktgegevens, automatisch waarschuwingen en meldingen geeft en onderscheid maakt tussen ordergestuurde en voorraadestuurde eisen.

Uitdaging 5: kostprijzen

Prijzen van grondstoffen kunnen op elk moment veranderen, gegevens die  Excel niet automatisch laat zien. Ook de prijzen van multilevel-producten zijn moeilijk te berekenen, te bepalen of aan te passen.

Tijd om je business te moderniseren

Natuurlijk is het einde van Excel nog niet in zicht en het is handig voor het invoeren, controleren en weergeven van gegevens. Maar Excel heeft ook een centrale database nodig met een formeel werkproces, audittraject en bedrijfsregels voor de beveiliging van je gegevens.

Het is dan ook slim om over te stappen op een systeem dat dit alles gemakkelijker maakt, en die een ingebouwde communicatiefunctie heeft waardoor je geen kostbare tijd kwijt bent met bellen of e-mailen. Zo'n systeem biedt tal van mogelijkheden zonder dat alle energie die je in Excel hebt gestoken voor niets was.

Uitgebreid inzicht

Door een uitgebreid inzicht blijf je op de hoogte van de bezettingsgraad, doorlooptijden, orderstatus ... en praktisch al het andere. Het geeft meer accurate leverdata. Laat je de impact van knelpunten en ontwerpaanpassingen sneller beoordelen. En optimaliseert de productie. Zo behoud en zelfs verbeter je je reputatie om elke keer volgens specificaties, naar begroting en op tijd te leveren. 

Wil jij ook je productiebedrijf moderniseren?