Wat zijn KPI’s of Key Performance Indicators en hoe gebruik je ze? (+ voorbeelden)

Hoe weet je met zekerheid dat jouw bedrijf goed op weg is om de vooropgestelde bedrijfsdoelen te behalen? Misschien vertrouw je op jouw fingerspitzengefühl of doe je aan nattevingerwerk hier en daar. Dan is het tijd om een manier te vinden waarmee je de toekomst van jouw onderneming in handen neemt. Om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf futureproof is, heb je accuraat inzicht in je prestaties en cijfers nodig. KPI’s of Key Performance Indicators zijn hiervoor een handig hulpmiddel. Maar wat zijn ze precies en vooral, welke voordelen leveren deze KPI’s jouw bedrijf op? Exact legt je het belang van slim gekozen key performance indicators piekfijn uit.

De afkorting KPI staat voor ‘Key Performance Indicator’ en wordt in het Nederlands ook een belangrijke of ‘kritieke prestatie-indicator’ genoemd. KPI’s meten de prestaties van een bedrijf. Met andere woorden, ze geven je zakelijk inzicht in hoe goed (of slecht) jouw onderneming op weg is om de bedrijfsdoelen te bereiken. Dankzij specifieke KPI’s kan je de oorzaak van mogelijke bottlenecks in een bepaald proces achterhalen. Zijn de prestaties best goed? Ook dan wil je precies weten wat er aan de grondslag van deze positieve resultaten ligt. Door tot de kern van elk proces door te dringen, verval je niet in ad-hocoplossingen bij moeilijkheden of pogingen om succes te repliceren, maar krijg je een duidelijk beeld van de kritieke factoren die een reële impact hebben.

Elk bedrijf is anders en heeft unieke bedrijfsprocessen, doelen en uitdagingen. Dat weet jij als geen ander. Net om die reden kies je key performance indicators die voor jouw onderneming werken en de juiste inzichten opleveren. Bij het opstellen van KPI's moet je met de volgende vijf dingen rekening houden.

1. Productietype
   Het soort producten dat jouw bedrijf maakt, bepaalt welke KPI’s het meest relevant zijn. In een productiebedrijf vraagt massaproductie vaak om inzicht in snelheid en volume. Werk je in de bouw? Dan is het belangrijk dat projecten op tijd, binnen budget, en met de gewenste kwaliteit worden opgeleverd.
   
   
2. Sector
   Ook de sector speelt een rol, maar één ding is voor alle sectoren cruciaal: KPI’s die over de geleverde kwaliteit waken, zijn onmisbaar voor het voortbestaan van bedrijven, of je nu actief bent in de productiesector, retail, dienstverlening of een andere branche.
   
   
3. Bedrijfsdoelen
   Voordat je jouw KPI’s vastlegt, heb je eerst duidelijk omlijnde bedrijfsdoelen nodig. Wat wil jouw onderneming in een bepaalde periode bereiken? Kies vervolgens key performance indicators die deze doelen ondersteunen zodat je er stap voor stap naartoe kan werken.
   
   
4. Bedrijfsniveaus
   Ook belangrijk is om de doelen op te splitsen in kleinere, haalbare tussendoelen per niveau of afdeling. Bepaal per niveau of afdeling enkele KPI’s die hierbij aansluiten en je helpen het overzicht te bewaren in jouw bedrijfsstrategie. Een handvol onderbouwde KPI’s zijn daarbij waardevoller dan een heel pakket KPI’s die in de praktijk moeilijk op te volgen zijn. Houd het geheel beheersbaar met maximaal zo’n vijf tot zes indicatoren per niveau of afdeling. Uiteraard geldt wel: als je onderneming groeit, neemt ook het aantal KPI’s toe.
   
   
5. Meetbaarheid en tijdigheid van data
   Voor een correcte meting zijn key performance indicators afhankelijk van correcte data. Zijn bepaalde data niet voorhanden of kan je ze niet verzamelen, dan heeft een KPI hier weinig nut. Bovendien moeten data vrijwel onmiddellijk beschikbaar zijn om de resultaten van je KPI’s in realtime te meten. Zo kan je snel inspelen op veranderingen. En dat is onmogelijk als je belangrijke gegevens pas vele maanden later ontvangt.

Het ultieme doel van key performance indicators? Jouw bedrijf helpen groeien. Beschouw ze als een gps die jou – stap voor stap – de juiste weg wijst om jouw bedrijfsdoelen op een zo efficiënt mogelijke manier te realiseren. Dankzij de juiste KPI’s kan jouw onderneming haar productie optimaliseren waar nodig, maar ook kansen in kaart brengen en haar voorsprong op de markt vergroten. Alleen zo slaag je erin om concurrerend te blijven in een snel veranderende sector.

KPI’s kan je handmatig verwerken en monitoren met programma’s zoals Excel. Maar je moet al een ervaren Excel-expert zijn om ingewikkelde formules door te voeren en allerlei databronnen zoals Power BI, te koppelen. Vroeg of laat loop je als productiebedrijf tegen uitdagingen aan. Handmatige KPI's brengen vroeg of laat de volgende risico’s mee:

• Foutgevoeligheid: vergissen is menselijk. En al zeker bij een handmatige invoer van een veelheid aan gegevens. De kleinste fout in jouw data kan leiden tot verkeerde conclusies of erger, verkeerde beslissingen.
  
  
• Vertraagde zichtbaarheid: als jouw bedrijf afhankelijk is van een handmatige gegevensinvoer, kan je niet op elk moment de actuele stand van zaken raadplegen. De invoer is tijdrovend en daardoor heb je geen realtime inzicht in de voortgang van jouw KPI’s. Het wordt hierdoor moeilijk om beslissingen te nemen en snel te schakelen.
  
  
• Moeilijke opschaling: is jouw bedrijf in volle groei? Dan wordt het steeds lastiger om handmatig resultaten bij te houden en het overzicht van alle KPI’s te bewaren. De kans op vergissingen en inefficiënties nemen toe.