Zo produceer je efficiënter met werkorders

Er zijn dagelijks vele taken in je productiebedrijf, uitgevoerd door verschillende mensen. Hoe houd je dan overzicht? Met werkorders structureer je al deze taken, leg je de verantwoordelijkheden vast en stroomlijn je het proces. We leggen je hier uit wat werkorders zijn, hoe je ze opstelt en wat digitalisering betekent voor je efficiëntie.

Werkorders zijn een onmisbaar hulpmiddel in productiebedrijven. Je legt ermee vast welke taken uitgevoerd moeten worden, wie verantwoordelijk is, wat de deadline is en welk resultaat verwacht wordt. Zo behoud je overzicht en zorg je ervoor dat alles volgens plan verloopt. Een werkorder bevat daarom in elk geval:

• een omschrijving van de werkzaamheden;
• de materiaalbeschrijvingen;
• eventuele prijsafspraken:
• de verantwoordelijke(n);
• een deadline.

Werkorders bieden drie grote voordelen voor jouw productiebedrijf:

Je stroomlijnt je productieprocessen

Duidelijke instructies en tijdschema’s zorgen voor een gestroomlijnd productieproces. Iedereen weet precies wat er van hen verwacht wordt. Dit verkleint de kans op fouten.

Je werkt consistent en volgens kwaliteitsnormen

Werkorders zorgen voor nauwkeurige taakregistratie en een goede check op de kwaliteit van je producten, vaak volgens duidelijk vastgelegde kwaliteitsnormen.

Je legt verantwoordelijkheden duidelijk vast

Je kunt in werkorders ook registeren wanneer een order afgerond is, hoeveel uur er besteed is aan de specifieke taak en wat daarbij verbruikt is. Zo houd je beter zicht op de productie-efficiëntie van je productiebedrijf.

Sommige productiebedrijven gebruiken Excel of papierwerk voor werkorders. Dit kan bij kleine aantallen prima werken. Toch brengt dit ook een aantal risico’s met zich mee, zeker op grotere schaal. Dat komt door de vele stappen die je met werkorders doorloopt. We geven hieronder een voorbeeld.

Je verzamelt veel informatie tijdens productieprocessen

Met een werkorder geef je duidelijk bij medewerkers aan welke bewerkingen ze moeten uitvoeren, welk materiaal daarvoor nodig is en hoeveel tijd er beschikbaar is. Om de efficiëntie te berekenen, wil je weten in hoeverre dit ook klopt met de realiteit. Daarom monitor je ook de daadwerkelijk bestede uren en het verbruikte materiaal.

Vervolgens moet je deze informatie verwerken en vergelijken met geplande uren en materialen, de kostprijs daarbij in overweging nemen en onderaan de streep kijken of je geld overhoudt.

Digitale werkorders automatiseren veel informatievergaring en -verwerking

Registreer je al deze data handmatig? Dan ben je daar erg veel tijd aan kwijt. Ook is een fout door alle tussenstappen snel gemaakt. Digitale werkorders werken met real-time informatie. Een afwijking zie je dus direct. Je hoeft dus niet pas achteraf het verschil tussen de budgetten en actuals te berekenen, je ziet snel waar je marges kunt optimaliseren en voorkomt handmatige fouten.

Vervang je je handmatige werkorders met een centraal digitaal systeem? Dan profiteert iedereen van een efficiënter proces. Dit heeft een aantal redenen:

Je werkt nauwkeuriger

Omdat alle informatie centraal beschikbaar is en door iedereen gemakkelijk kan worden bijgewerkt, verklein je de kans op onnodige fouten en miscommunicatie.

Je hebt real-time inzicht

Dankzij real-time werkorders zie je gelijk de informatie die je medewerkers invoeren. Ook wanneer jij informatie invoert omdat er iets verandert in de werkorder, krijgen je medewerkers daar een melding van. Zo voorkom je dat er verschillende (papieren) versies van je werkorder op de werkvloer slingeren.

Je verbetert je traceerbaarheid en rapportages

Digitale werkorders maken het eenvoudiger om te voldoen aan kwaliteits- en compliance-eisen. Zo kun je kwaliteitsnormen toevoegen aan de werkorders en materialen en processen beter traceren. Dit verhoogt niet alleen je efficiëntie, maar ook de klanttevredenheid en je concurrentiepositie.

Wanneer je kiest voor digitale werkorders, verwerk je alle benodigde informatie in één systeem. Dit is toegankelijk voor de hele organisatie. Dit betekent dat:

• werkorders automatisch naar de juiste medewerkers of afdelingen worden gestuurd, compleet met instructies, deadlines en benodigd materiaal;
• medewerkers de voortgang van hun taken real-time bijhouden, en eventuele aanpassingen snel doorvoeren;
• de communicatie tussen verschillende afdelingen verbetert, het risico op fouten vermindert en je altijd het overzicht behoudt.

Met digitale werkorders verbeter je dus de algehele efficiëntie van je productiebedrijf en zorg je ervoor dat iedereen altijd up-to-date is met de laatste informatie.