Gescande facturen uploaden in Exact Online

In Exact Online is het mogelijk om facturen uit te wisselen tussen uw digitale brievenbus en die van een klant of leverancier. Echter kan het ook voorkomen dat u facturen ontvangt per post, of per e-mail (bijvoorbeeld als een PDF). Natuurlijk kunt u dan handmatig de factuur inboeken. Eventueel kunt u daarna de scan van de factuur als document aan de boeking koppelen.

Dit kan echter sneller en eenvoudiger door de volgende stappen te doorlopen:

1. Ga naar het menu . Klik hier op de knop “Aanpassen” en daarna op het plus-icoontje van een zone. U komt nu terecht in de Webpart catalogus. Open het tabblad systeem, zet een vinkje bij ‘Nieuw bericht’ en klik op Toevoegen.

2. Nu is de widget toegevoegd aan uw cockpit, hiermee kunt u pdf’s uploaden zodat ze in uw digitale brievenbus terecht komen. Als u meerdere digitale brievenbussen heeft dan kunt u kiezen welke u wilt gebruiken. Verder kunt u een onderwerp en een type document invullen. Klik op “Bladeren” om de scan/pdf van uw factuur op te zoeken. Klik daarna op uploaden.

In dit voorbeeld kies ik voor een inkoopfactuur.

3. Onder het kopje ‘Geüploade bestanden’ zal nu de inkoopfactuur komen te staan.
Ga nu naar het menu . Hier ziet u uw geüploade factuur naar voren komen. Klik door op het onderwerp.

U ziet nu aan de linkerkant uw factuur staan. Aan de rechterkant kunt u de gegevens invullen. Dit zijn bijvoorbeeld de crediteur, omschrijving en de boekingsregels.
Nadat u de gegevens ingevuld heeft klikt u op de knop “Boeken”.

4. Als u nu gaat dan kunt u de inkoopboeking openen. Vervolgens ziet u dat in het scherm onder de boeking het document te zien is.

Mocht u hier nog vragen over hebben, dan horen we graag van u!