Hoe verplaats ik een administratie in Exact Online?

Wist u al dat het mogelijk is om een administratie te verplaatsen naar een andere licentie? Dit kan handig zijn om ervoor te zorgen dat de door u ingevoerde gegevens niet verloren gaan.
Op de support afdeling van Exact Online voeren we dagelijks verplaatsingen uit. De vraag naar een verplaatsing komt meestal voort uit de volgende situaties:

• U gaat samenwerken met een accountant
  Het is dan mogelijk om de accountant toegang te geven tot uw eigen licentie, maar een andere mogelijkheid is dat uw administratie voortaan valt onder de licentie van de accountant. In dat geval verplaatsen we de administratie dus van een ondernemers licentie naar een accountancy licentie.

• U gaat zelf de administratie voeren
  De accountant heeft uw administratie gevoerd onder zijn licentie maar u besluit dit zelf te gaan doen. Dan kunnen we de administratie verplaatsen van een accountancy licentie naar een ondernemers licentie. Uiteraard kan de accountant dan nog wel gekoppeld worden zodat deze toegang heeft.

• U stapt over naar een andere accountant
  Dan verplaatsen we de administratie van de ene naar de andere accountant. Alleen nodig als u zelf geen licentie heeft.

• U heeft meerdere licenties
  En u wilt een administratie onder een andere licentie laten vallen.

Controle vóór aanvragen van een verplaatsing
Wanneer er een administratie moet worden verplaatst van licentie dient er vanuit beide licenties een verzoek te worden aangemaakt in de werkstroom.

Als eerste een aantal punten die belangrijk zijn om te controleren voordat u een verplaatsing gaat aanvragen:

• U dient de rechten "Licentie beheren" en "Administraties aanmaken/verwijderen" te hebben. U kunt dit controleren via . Klik daar op Rechten en controleer of de genoemde rechten zijn aangevinkt. Indien dit niet het geval is, dan is er een andere gebruiker die deze rechten wel heeft en het verzoek kan indienen.

• Controleer wat de licentienummers zijn via . Schrijf de codes voor uzelf op.

• Controleer wat het administratienummer is van de te verplaatsen administratie.

• Deactiveer eventuele bankkoppelingen. Voor de Rabobank koppeling gebeurt dit via de Rabobank. Bij de ABN Amro kan de koppeling worden gedeactiveerd via het menu .

• De verzoeken dienen ingediend te worden door gebruikers die bij de licentie horen. Oftewel het is niet toegestaan dat een gekoppelde accountant beide verzoeken indient.

Indienen van de verzoeken
Als u deze punten gecontroleerd heeft dan kunt u de twee verzoeken gaan indienen. Klik hiervoor in de eerste administratie op het vraagteken en op Help Startpagina. Kies voor Stel een vraag.

Vul het onderwerp in, dit kan bijvoorbeeld zijn: “Verplaatsing administratie 1”. Plaats uw tijdstempel in de uitgebreide vraag, gevolgd door: Graag wil ik administratie 'NAAM' met nummer 'xxx' verplaatsen van licentie 'NAAM' met nummer 'xxxxxxx' naar licentie 'NAAM' met nummer ‘xxxxxxx’.

Een voorbeeld:

Klik op Bewaren en Bewerken. Maak vervolgens hetzelfde verzoek aan in de andere administratie. Als we beide verzoeken hebben ontvangen dan kan de verplaatsing uitgevoerd worden. U ontvangt een bericht op het moment dat dit is afgerond.

Eventueel ontvangt u daarbij bericht dat er een administratie bijbesteld moet worden als er in de licentie waarnaar de administratie verplaatst is te weinig ruimte is.
Als de administratie waarvandaan de administratie verplaatst is maar één administratie bevatte, dan maken we een lege administratie aan in die licentie.

Let op: een verplaatsing betekent niet automatisch dat het abonnement voor de verplaatste administratie wordt stopgezet.

Mocht u verder nog vragen hebben, dan horen we graag van u!