Dankzij de flexibiliteit van Exact CRM willen medewerkers graag bij ons werken

Een CRM-pakket biedt veel voordelen voor zowel accountantskantoren als hun klanten. Alle diensten bevinden zich in één omgeving, zodat je een 360° beeld hebt van je klanten en je kantoor. Klanten hebben inzicht in hun dossiers, en er is volledige controle over alle processen binnen een administratie- of accountancykantoor. Mirjam Bos van MCB Finance & Consultancy ontdekte nog een ander voordeel. Op de krappe arbeidsmarkt kan zij haar medewerkers dankzij CRM voor Exact Online Boekhouden maximale flexibiliteit bieden.

Adviesrol

Na een studie accountancy aan Nyenrode en een aantal jaar bij een Big 4 kantoor en middelgrote accountantskantoren, besloot Mirjam Bos een eigen kantoor te starten. “Ik miste de adviesgesprekken met klanten. Dat heb je niet als je auditor bent en bij een groot kantoor werkt. Ik ben best uitgesproken, dus een eigen bedrijf is dan een betere keuze. Ik werk in de regio Breda, maar doordat we 100% digitaal zijn heb ik klanten door het hele land. We zijn nu met z’n vijven: 2 financieel medewerkers in dienst en 2 op flexibele basis. Allemaal dames!”

Eén geïntegreerde automatiseringsstraat

“Ik werk inmiddels 20 jaar met Exact en ken de pakketten door en door. Voor mij was het een logische keuze om met Exact te blijven werken toen ik voor mezelf begon. Het is professionele software, waar je alles mee kunt doen. Het past in onze visie om volledig digitaal te werken. Exact is te koppelen aan heel veel andere platforms en pakketten. Bijvoorbeeld voor jaarrekeningen, fiscale zaken en salarisverwerking. Alle data stromen door, zodat een geïntegreerde automatiseringsstraat ontstaat. Wij hebben geen papier meer op kantoor en ik neem geen “papieren klanten” aan, tenzij ik ze direct kan omzetten naar ons systeem”.

Op zondag verwerkt

“Zowel mijn mensen als onze klanten hebben op elk moment toegang tot alle dossiers. Daarom heb ik met mijn medewerkers de afspraak gemaakt dat ze mogen werken waar en wanneer ze willen, mits de deadlines worden gehaald. Mijn mensen werken meestal vanuit huis of werken op het kantoor van de klant. En af en toe houden we online meetings voor persoonlijk contact. Laatst sprak ik een klant die verbaasd was dat zijn facturen op zondagmiddag al waren verwerkt, terwijl hij ze die ochtend had ingevoerd. Het geeft ons kantoor een voorsprong op de krappe arbeidsmarkt”.

Compleet en papierloos

“Ons enthousiaste team, in combinatie met onze efficiënte werkwijze, levert ons een stroom aan nieuwe klanten op. We adverteren daar niet eens voor. Het gaat meestal via mond tot mond reclame. Als ik nieuwe klanten spreek blijkt vaak dat het feit dat we met Exact werken een groot voordeel is. Ze weten dan dat ze kunnen meekijken in onze administratie en verkoopfacturen kunnen maken met de software. En ze ontvangen automatisch vragenlijsten voor het invullen van jaarcijfers en aangiftes. Zo vergeten ze niets en komen de stukken bij ons meteen goed terecht in het systeem. Dat scheelt ons enorm veel tijd omdat we niet steeds emails en checklists moeten te sturen of controleren of bepaalde stukken al zijn aangeleverd”.

Betere bedrijfsvoering door inzicht

“Onze klanten zijn vaak verrast door wat ze allemaal zien in hun dossiers. Door alle cijfers wat betreft klanten, omzet en marges bij elkaar te zien, ontstaan inzichten die helpen hun bedrijfsvoering te verbeteren. Klanten weten vaak niet wat ze niet weten. Als ze dat wel zien, kunnen ze erop anticiperen. Dat werkt ook voor onszelf zo. Wij registreren onze uren binnen de projectadministratie van Exact. Ons hele team kan per minuut bijhouden hoeveel tijd ze aan een klant of project besteden. Daardoor kan ik nauwkeurige analyses maken wat betreft de verwachte tijdsbesteding en opbrengst per klant”.

Collega's helpen

“Ik heb regelmatig contact met collega accountants. Een van hen vroeg mij te helpen bij de overstap naar Exact CRM. Een andere collega werkt met andere software, maar had een klant die voor een aantal van zijn bedrijven wel met Exact werkt. Toen heb ik een samenwerking voorgesteld. Ik doe de administratie voor de bedrijven die met Exact werken, en mijn collega voor de bedrijven die met de andere software werken. Ik vind het heel leuk om op die manier met collega's samen te werken. Ik zie ze dan ook niet als concurrenten. Ik help ze graag de voordelen van Exact te ontdekken”.