Peters Van Gemert Accountants: ‘Extra omzet door nieuwe werkwijze en overstap naar Exact’

Peters Van Gemert Accountants stapte over op Exact en introduceerde meteen een nieuwe manier van samenwerken met haar klanten. De gebruiksvriendelijke modules van Exact, in combinatie met de klantvriendelijke aanpak van Peters Van Gemert, resulteert een forse omzetgroei én tevreden opdrachtgevers. Hoe heeft dit accountskantoor dat aangepakt?

Abonnementen

Willem Peters, partner van het accountantskantoor: "Wij werken in de regio Uden met 20 collega’s voor kleine en middelgrote klanten. Toen ik een paar jaar geleden door ziekte tijdelijk uit de running was, heb ik nagedacht hoe we onze dienstverlening beter en efficiënter konden maken. Daar is een abonnementsmodel uitgerold, met een vast aantal werkzaamheden en vier keer per jaar een adviesgesprek. Na een kwartaal succesvol testen hebben we dit model voor veel van onze klanten ingevoerd. Onze nieuwe aanpak sloeg meteen aan. Met name de extra aandacht die we tijdens de adviesgesprekken geven worden door onze klanten gewaardeerd."

Werk spreiden

"Binnen Exact werken we met weekboekhoudingen en een deel van onze klanten maakt hun verkoopfacturen binnen ons programma. Zo kunnen we maandelijks een afsluiting maken en hoopt het werk zich niet op tot het einde van de kwartaal of de traditioneel drukke periode aan het begin van het jaar. De administraties proberen we voor eind februari grotendeels samenstelwaardig te hebben.

Mijn mensen waren snel thuis in de Exact modules voor administratie, inkoop, verkoop en banken. Je hebt de modules snel onder de knie en ze zijn goed afgestemd op de kleinere en middelgrote bedrijven die wij adviseren. De modules voor het maken van prognoses en overzichten zouden wat mij betreft nog wat beter kunnen, zodat je bijvoorbeeld wat meer mogelijkheden hebt tot het bepalen van de KPI’s. Ook mijn klanten zijn na een gewenningsperiode enthousiast over onze nieuwe werkwijze en het werken met Exact."

Ondersteuning bij overstap

“De overstap naar Exact ging heel soepel. Het is een gebruiksvriendelijk pakket gericht op de MKB-ondernemer en met een adequate ondersteuning. Zo komt onze accountmanager elk kwartaal langs voor overleg. We sparren dan over zaken waar we tegenaan lopen en regelmatig neemt hij een expert vanuit Exact mee voor uitleg of de introductie van een nieuwe module.”

Krappe arbeidsmarkt

“Zoals veel van onze collega”s hebben ook wij te maken met de krapte op de arbeidsmarkt. De verhalen over doorwerken in de avonduren of in het weekend hoor je overal. Mede dankzij de efficiency van Exact gaan wij echter gewoon op tijd naar huis, ondanks het feit dat we eigenlijk onderbezet zijn. Dat vind ik best bijzonder. Het spreiden van de werkzaamheden maakt daarin het verschil. We onderhouden onze dossiers goed. Veel mutaties worden direct verwerkt. En de vergaande automatisering, het zogenaamde robot accounting of no hands accounting, zorgt voor een veel lagere werkdruk. Die digitalisering biedt onze mensen ook de mogelijkheid om thuis te werken als ze dat willen. Ook dat is zeker een pre als je nieuwe mensen zoekt, merken we. Ook dat hoort bij de voordelen van boekhouden op basis van cloud software.”

Actief betrokken

“Met efficiënte programma”s als die van Exact houden we tijd over voor de adviesgesprekken. Want die actieve betrokkenheid vinden wij belangrijk en wordt door onze klanten zeer op prijs gesteld. We hebben het in zo”n gesprek bijvoorbeeld over het opstellen van een taakstellende begroting, de prognose op basis van de orderportefeuille en personeelsplanning, de voorlopige aanslagen, rapportages zoals omzet per klant ten opzichte van eerdere jaren en margevergelijkingen."

"Eens per jaar kijken we naar de doorbelastingen van activa, de huur van onroerend goed, inventaris, managementfees en liquiditeitsposities. In deze adviesgesprekken proberen we zo goed mogelijk mee te denken met de ondernemer. Ik ben zelf ook ondernemer met een bedrijf met 20 medewerkers. Veel zaken die bij mijn klanten spelen, spelen ook bij ons. Ik geef bijvoorbeeld advies over de inrichting van de organisatie, optimalisatie van de productieve uren of automatisering."

"Al met al heeft de invoering van het abonnementsmodel en de overstap naar Exact ons dus geen windeieren gelegd. Ik kan het iedereen aanraden eens te onderzoeken hoe je je werkwijze kunt innoveren, en eventueel ook je systemen en software aan te passen.”