Dankzij Exact kunnen we enorme bouwprojecten moeiteloos aan

Van Vandaag Inside tot de MTV Awards en de concertreeks van Adele: decorbouwer Unbranded werkt aan uiteenlopende projecten. Het Hilversumse bedrijf werkt sinds januari met Exact-software, waardoor alle processen in één tool samenkomen. "Zo kunnen we ons volledig focussen op geweldige producties", zegt general manager Mikael Olsthoorn.

Van Vandaag Inside tot de MTV Awards en de concertreeks van Adele: decorbouwer Unbranded werkt aan uiteenlopende projecten. Het Hilversumse bedrijf werkt sinds januari met Exact-software, waardoor alle processen in één tool samenkomen. "Zo kunnen we ons volledig focussen op geweldige producties", zegt general manager Mikael Olsthoorn.

Voor de megaklus in de Zuid-Duitse stad leverde Unbranded onder meer een halve kilometer aan zonneluifels. Maar ook Adele in 8,5 meter hoge lichtbakletters tegen de achterkant van elke tribune, twee spiegels in de vorm van de letter A van bijna vijf meter hoog en dertien food & drinks paviljoens met op maat gemaakte vlonders van Douglas hout. Verder: strakke, zwarte entreepoorten met een totale lengte van 200 meter. En, niet in de laatste plaats, vijf grote ‘portals’ op achttien meter hoogte, als verbindingen tussen de vier grote tribunes.

Het project voor Live Nation geeft goed aan waar Unbranded toe in staat is. Olsthoorn: “Ik ben anderhalf jaar geleden begonnen bij Unbranded en zie dat hier alleen mensen werken die creatief, passievol en een tikkie eigenzinnig zijn. Juist daardoor zijn we in staat dit soort projecten te doen. Hoe groot de uitdaging ook is, hoe moeilijk de omstandigheden ook zijn en hoe beperkt de productietijd ook is, we krijgen het voor elkaar. Daar ben ik echt trots op.”

Bij Unbranded staan circa vijftig mensen op de loonlijst: twintig hebben een kantoorfunctie, de rest werkt in de productie of logistiek. Daarnaast beschikt het bedrijf over een grote, flexibele schil. In zijn rol als general manager zet Olsthoorn zich in om het werk leuker en makkelijker te maken, mede door digitalisering en automatisering. “Geloof het of niet, maar vorig jaar werd hier nog gewerkt met handgeschreven urenbriefjes.”

Toen Olsthoorn aantrad als general manager, maakte Unbranded gebruik van meerdere softwaresystemen die niet of nauwelijks met elkaar communiceerden. “Vaak werd dezelfde informatie op vier verschillende plekken ingevuld. Dat is vooral heel inefficiënt, waardoor je veel ruis op de lijn krijgt. Het was onoverzichtelijk en inconsistent, dat moest echt anders.”

Bij een vorige werkgever had Olsthoorn al tot grote tevredenheid met Exact Online gewerkt. “Ik wil dat alle medewerkers hier met plezier kunnen werken. Het is een creatieve, maar soms ook chaotische business waarin continue van alles verandert. Dan heb je een gebruiksvriendelijke tool nodig. Unbranded was al wel bezig met een partij op het gebied van automatisering, maar dat liep niet goed: het was niet gebruiksvriendelijk, er was geen inzicht in financiën en projectenstatus. Het voelde als varen in de mist.

Uiteindelijk heb ik ervoor gepleit om met Exact in zee te gaan, omdat ik wist dat het ons verder zou helpen op het gebied van digitalisering. Misschien verrassend, ik kwam al snel uit op Exact Online Bouw uit: 95 procent van wat wij willen, kan met deze software. Daar was ik ook wel een beetje verbaasd over, maar het is een schot in de roos.”

“Van inkooporders, projectadministratie en planning tot contracten met onderaannemers en facturering: alles kan worden verwerkt in het bouwsoftwareprogramma van Exact”, zegt Olsthoorn. “De implementatie verliep vlot. Ik heb vier maanden te tijd genomen om key personen bij Unbranded te overtuigen, denk aan hoofd financiën en projectmanagers. Toen zij overtuigd waren, ging de rest mee.”

Olsthoorn merkt dan zijn collega’s blij zijn met het nieuwe softwaresysteem. Het is gebruiksvriendelijk, er is overzicht. “En het scheelt ons veel manuren. Door te digitaliseren maak je als bedrijf natuurlijk een enorme efficiëntieslag.”

Alle werknemers maken gebruik van Exact Online Bouw: op kantoor via de webbrowsers, daarbuiten via de app. Olsthoorn bepaalt wie wat op welk niveau kan zien. “Dat is een kwestie van vinkjes aan- en uitzetten. Bij onze klus voor Adele in München moest ik bovendien een aantal basisgebruikers aan het programma toevoegen: dat kost twaalf euro per maand. Na een maand kun je dat weer uitzetten. Met andere woorden: Exact groeit met je mee, zonder dat de kosten enorm meegroeien.”

Dit verhaal is tot stand gekomen als samenwerking tussen Cobouw, Exact en Unbranded.

Unbranded creëert al meer dan 50 jaar magische ervaringen voor entertainment, interieur en evenementen. Door het gebruik van hoogwaardig decoratief werk, interactieve technologie en diverse materialen verleggen ze voortdurend grenzen.

Overzicht en inspelen op snelle veranderingen. Met de oplossing van Exact staat alles in één systeem en kunnen zij snel schakelen bij veranderingen.

+ Van inkooporders, projectadministratie en planning tot contracten met onderaannemers en facturering: alles wordt verwerkt in Exact Online Bouw.
+ Gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en tijdbesparend.
+ De mogelijkheid om makkelijk basisgebruikers toe te voegen zonder hoge kosten.