Hoe Aannemersbedrijf van der Helm volledig papierloos werken heeft gerealiseerd

Over Aannemersbedrijf van der Helm

Bram Dros, directeur Aannemersbedrijf van der Helm: “Wij voeren voornamelijk werkzaamheden uit zoals complete verbouwingen, dakkapellen, uitbouwen en groot onderhoud voor zowel woningcorporaties als particulieren. Dit doen wij dagelijks met zo’n 23 vaste medewerkers en een flexibele schil van inleners in de regio Leiden.

Papierloos werken

Voor ons voelde het als een grote stap om te digitaliseren, ons bedrijf was erg traditioneel. Toch vonden we het noodzakelijk om met de tijd mee te gaan en hadden we de ambitie om meer te gaan groeien als bouwbedrijf. Daarnaast wilden we graag af van de stapels onoverzichtelijke papier massa's op onze bureaus. We raakten vaak bonnetjes kwijt en de bonnen & urenbriefjes werden niet goed overgenomen. Uiteindelijk kwam het besef dat het anders moest. En dat is gelukt. Op ons kantoor vind je nu vrijwel lege bureaus en wordt er zo goed als papierloos gewerkt.

Positieve geluiden vanuit de medewerkers

Vanaf de werkvloer hoor ik alleen maar positieve geluiden. Ze kunnen snel bestanden en leverbonnen invoeren en direct een handtekening laten zetten door de opdrachtgever bij de oplevering. Dit scheelt super veel tijd en onderling appen tussen de medewerkers. Ook op kantoor zijn ze erg tevreden met de huidige manier van werken. Alle informatie staat nu in één systeem: Exact Online Bouw. Dezelfde werkzaamheden voeren zij nu veel gemakkelijker en sneller uit dan een jaar geleden. Onze medewerkers worden zelfs een beetje ongerust als ze bijvoorbeeld hun iPad zijn vergeten, dat vind ik tof om te horen!

Werken vanuit de cloud

Het grootste voordeel van het platform is dat we nu werken in de cloud. Al onze medewerkers loggen eenvoudig in en hebben direct inzicht in de planning. Zo zien ze direct wanneer en waar zij staan ingepland. Dit is voor zowel mij als mijn medewerkers een groot voordeel. Zij hebben een duidelijk overzicht van de werkzaamheden en kunnen direct aan de slag. Een ander voordeel is, is dat het mij de nodige controle biedt. Ik weet precies welke projecten er lopen en waar mijn medewerkers zijn. Erg handig!

Een digitale toekomst

Tijdens de implementatie zijn de koppelingen gemaakt met Exact Online en zijn onze processen in kaart gebracht. Samen met de consultant is ervoor gezorgd dat Exact Online Bouw goed aansluit op deze processen en hebben er optimalisaties plaatsgevonden. Het doel is om uiteindelijk alle modules van Exact Online Bouw te gaan gebruiken om er het maximale uit te halen. Onder deze modules valt ook ‘rapportage’. Hiermee krijg je met slechts één druk op de knop een overzicht van de financiële status van je hele bedrijf. Dat wil toch elke directeur?

Efficiëntere bedrijfsprocessen

Digitalisering heeft ervoor gezorgd dat wij onze bedrijfsprocessen efficiënter hebben ingericht, meer tijd besparen en daardoor meer tijd hebben om belangrijkere zaken af te handelen. Zo kunnen wij nu bijvoorbeeld meer projecten aan met dezelfde middelen. Al met al zal dit in de toekomst uiteindelijk voor meer tevreden klanten en omzet zorgen. Dat is natuurlijk geweldig!”