Marvo Systeemplafonds neemt afscheid van papieren administratie

Bert de Lange, Bedrijfsleider bij Marvo Systeemplafonds, vertelt: “Marvo Systeemplafonds is op 9 november 2000 opgericht door Martin Voorwald. In die tijd werden we vooral ingehuurd als onderaannemer. In de afgelopen jaren zijn we gegroeid naar een middelgroot afbouwbedrijf en hebben we onszelf landelijk goed op de kaart gezet met eigen monteurs, calculatoren en binnen- en buitendienstmedewerkers. Op dit moment hebben we zo’n 20 man vast in dienst en groeien we nog steeds. Wij werken in opdracht voor zowel particulieren als bedrijven.

Doordat we steeds groter werden moesten we ook gaan professionaliseren. We wilden af van de papieren workflows en de onoverzichtelijke Excelsheets. Deze ontwikkeling heeft er toe geleid dat we op zoek zijn gegaan naar nieuwe (cloud)software. Om te beginnen gingen we op zoek naar een gebruiksvriendelijk planningsprogramma, maar vonden al snel Exact Online Bouw.

Michail Mulder, Projectleider bij Marvo Systeemplafonds: “We kwamen er al snel achter dat de software van Exact Online Bouw veel meer was dan alleen een planningsprogramma. In plaats van het aanschaffen van verschillende systemen/ apps, is Exact Online Bouw een alles-in-één platform. Op dit moment gebruiken we de software voor ons gehele projectadministratie, bestaande uit: offertes, urenregistratie, medewerker planning, project planning, documentenbeheer, KAM, inkoop en rapportages. Iedereen registreert alle gegevens in de cloud, hierdoor heeft iedereen, op kantoor én op werklocatie, realtime inzicht in gegevens die altijd up-to-date zijn. Onze medewerkers vinden het erg prettig werken, omdat de software gemakkelijk en gebruiksvriendelijk is ingericht voor zowel de medewerkers binnen als buiten.

Door het platform te gebruiken is onze werkwijze volledig veranderd. Exact Online Bouw heeft ons ‘gestuurd’ om structuur aan te brengen in ons bedrijf. Zo hebben we per proces nu een bepaalde structuur, waardoor alles op een en dezelfde manier wordt geregistreerd en verwerkt. Hierdoor hebben wij veel meer overzicht en inzicht in de dingen die wij doen en kunnen wij sneller schakelen voor onze klanten.”

“Momenteel zijn we druk bezig om de rapportage module nog beter in te richten. Wat we nu al merken is dat hoe meer we het platform vullen met informatie, des te meer nieuwe informatie en inzichten we eruit kunnen halen. Meer gegevens zorgen voor betere en nauwkeurige rapportages en prognoses. Met deze waardevolle informatie en inzichten kunnen wij als bedrijf ontzettend goed anticiperen op bepaalde periodes. Door in te zoomen op projecten in het verleden en met behulp van realtime inzicht in de huidige productiviteit, kunnen we nu op voorhand sturen hoeveel medewerkers nodig zijn voor soortgelijke toekomstige projecten,” aldus Bert.

De juiste partner

“Toen we de juiste software hadden gevonden, wilden we als bedrijf snel schakelen. Omdat Exact Online Bouw direct goed door pakte, hadden wij al snel het gevoel dat dit de juiste partij is om mee samen te werken. Na akkoord ging het snel en de implementatie volgde vrijwel direct. Het implementeren van de software duurde wel iets langer dan we hadden gedacht, maar uiteindelijk is het helemaal goed gekomen en werpt het nu al haar vruchten af.

Er zijn altijd verbeterpunten voor het platform, maar wij zien en weten dat de software volop doorontwikkeld wordt en dat maakt ons een tevreden klant welke klaar is voor de (digitale) toekomst. Wij raden Exact Online Bouw zeker aan bij concullega’s,” aldus Bert en Michael.