H.J. Talsma en Zonen B.V. zet met Exact Online Bouw vol in op digitalisering

De eerste generatie Talsma’s begon aan de weg te timmeren in 1923. Bouwbedrijf Talsma is dan ook het langst bestaande bouwbedrijf van Drachten. Bouwbedrijf Talsma is een echt allround bouwbedrijf, nieuwbouw, verbouw, renovatie en onderhoudswerk behoren onder andere tot de werkzaamheden. Inmiddels heeft een nieuw drietal van de 4e generatie het stokje overgenomen.

Toekomstbestendig

Jan Rikus Talsma – Eigenaar: “Sinds begin 2018 ben ik één van de nieuwe eigenaren van het familiebedrijf. Met zijn drieën aan het roer staan van Bouwbedrijf Talsma is een fantastische uitdaging. Naast de algehele leiding van de organisatie, houd ik mij bezig met calculatie en werkvoorbereiding. Ons team bestaat uit 20 medewerkers en de werkzaamheden die we uitvoeren zijn zeer divers.

Gezamenlijk met een externe adviseur zijn wij als nieuwe eigenaren op zoek gegaan naar verbeterpunten. Het doel van dit traject was om vooruit te kijken, te vernieuwen en de organisatie toekomstbestendig te maken. In overleg met de externe adviseur zijn wij tot de conclusie gekomen dat de administratieve werkzaamheden veel te veel tijd kostten. Onder andere bij bonnenwerk voor woningcorporaties ging er veel tijd verloren door de vele administratieve handelingen. Voor iedere bon werden de uren en materialen geregistreerd op papier. Al deze gegevens werden vervolgens weer handmatig verwerkt op kantoor.

Tot april 2018 werd er op de oude vertrouwde wijze gewerkt binnen ons familiebedrijf. De vorige generatie vond automatisering niet per se noodzakelijk. Wij, de nieuwe generatie, zien hier grote voordelen in als; tijdwinst, realtime inzicht & toekomstbestendigheid.

We hebben ervoor gekozen om met Exact Online Bouw te gaan werken omdat wij het belangrijk vinden om de actuele stand van zaken altijd in te kunnen zien. Een andere belangrijke reden is het sneller kunnen factureren. Voorheen duurde het minimaal een week voordat de factuur de deur uitging, met Exact Online Bouw kan dit direct na oplevering. Tevens was het voor ons van belang om de projectbewaking te stroomlijnen, vroeger bewaakten wij de projecten in een zelf ontwikkelde Excel sheet. De projectbewaking is nu gestroomlijnd en gekoppeld met 2jours en Twinfield.

Alles bijeengenomen zou ik Exact Online Bouw absoluut aanraden. Sinds we met Online Bouw werken, besparen wij een flinke hoeveelheid tijd betreft administratieve werkzaamheden. Door met Exact Online Bouw te gaan werken hebben wij ons familiebedrijf nog meer toekomstbestendig gemaakt. Bovendien is Online Bouw ook nog eens een investering welke terugverdiend wordt.”

Winst voor het hele team en bedrijf

Arend Geert Talsma – Eigenaar: “Halverwege 2018 ben ik bij Bouwbedrijf Talsma gekomen als één van de drie nieuwe eigenaren. Naast mijn rol als eigenaar ben ik binnen de organisatie actief als projectleider en werkvoorbereider. Sinds ik bij ons familiebedrijf werkzaam ben, werken wij al met Exact Online Bouw. Ik heb een verkorte spoedcursus gehad om Exact Online Bouw onder de knie te krijgen. Het komt nog wel eens voor dat ik ergens tegenaan loop binnen Exact Online Bouw, via de chat word ik dan vaak snel geholpen.

Vanaf mijn begin binnen het bedrijf ben ik bezig geweest om draagvlak voor automatisering, en dus Exact Online Bouw, te creëren. Als eigenaren zagen wij de winst die voor het hele team, en het bedrijf, op dit gebied te behalen was. Zo’n grote verandering is natuurlijk een langdurig proces binnen een traditioneel bedrijf. Het viel me op dat er in het begin een dipje was bij de medewerkers wat betreft de motivatie om te automatiseren. Nu iedereen aan de nieuwe werkwijze gewend is, ziet het hele team de voordelen ervan in.

We hebben er bewust voor gekozen om stap voor stap uit te breiden en meer uit de functionaliteiten van Exact Online Bouw te halen. We zijn er nu bijvoorbeeld aan toe om de projecten te gaan bewaken op bewakingscodes. Ook de korte termijn planning gaan we nu op basis van de bewakingscodes opstellen. Zo gaan we stap voor stap het maximale eruit halen.

Het is mooi om te zien dat Exact Online Bouw volop in ontwikkeling is en dat het bedrijf en product niet stilstaan. Een mooie toevoeging zou zijn, waarvan ik heb gehoord dat het in ontwikkeling is, is dat je meer inzicht krijgt in de beschikbare capaciteit, wat betreft personeel.

Al met al ben ik zeer tevreden over het werken met Exact Online Bouw en de ondersteuning die we krijgen.”

Henricus – Uitvoerder: “Ik ben al een aantal jaar uitvoerder bij Bouwbedrijf Talsma. Sinds het begin was ik gewend om te werken met ons werkboekje. De uren, materialen en onderaannemers hield ik onder andere bij in dit werkboekje. Dit boekje leverde ik aan het eind van de week in bij de administratie die dit vervolgens ging verwerken. Het overstappen naar Exact bouw7 en het werken met een tablet was dus een flinke verandering en écht even wennen. Ik moest er met name aan wennen dat ook echt alles in de tablet bijgehouden moest worden.
Daarnaast ben ik niet echt een ‘computerheld’, maar ik pakte het verrassend makkelijk op. De sessies met de consultant, waarin ik vragen kon stellen, hebben mij goed op weg geholpen. Ik vind het inmiddels leuk om ermee bezig te zijn en om uit te vogelen hoe ik dingen voor elkaar krijg in Exact bouw7.

Uiteraard zijn er altijd dingen die beter kunnen, het snel even registreren van meerwerk vond ik op papier bijvoorbeeld makkelijker. Maar dit is een kwestie van ‘even wennen’. Nu ik eenmaal aan Exact bouw7 gewend ben, vind ik het ideaal en het scheelt me ook nog eens een uurtje administratie per week.”