Hoe Takkenkamp Groep op een duurzame manier groeit met Exact voor Bouw

Takkenkamp is actief in de bouw en is gespecialiseerd in het isoleren, renoveren en restaureren van gevels. Daarnaast verzorgt Takkenkamp alle bereikbaarheidsmiddelen die bij een project nodig zijn, zoals hoogwerkers of steigers. Het bedrijf heeft meerdere vestigingen in Nederland en is inmiddels uitgegroeid tot een van de grootste gespecialiseerde aannemers van Nederland. Door de sterke groei die het bedrijf de afgelopen jaren doormaakte, ontstond de behoefte om de processen te automatiseren en daarvoor maken ze gebruik van Exact voor Bouw.

Rick Takkenkamp, Directeur van Takkenkamp Groep, vertelt over deze ontwikkelingen bij het bedrijf: “We zijn de afgelopen jaren enorm gegroeid. Om de marges niet nog verder onder druk te zetten en omdat de rek er bij de medewerkers uit was, moesten we op zoek naar een duurzamere manier om te groeien. Dit vonden we bij Exact voor Bouw. Automatisering was noodzakelijk om processen verder onder controle te krijgen, om leaner te kunnen werken en om faalkosten en dubbel werk zo veel mogelijk te elimineren. We zetten deze oplossing in voor onze acquisitie, offertes en calculaties; maar ook voor planning, facturatie, materiaal beheer, aansturing van onze onderaannemers en financiële administratie.”

Minder handmatig verwerken

Op het gebied van urenregistratie viel voor Takkenkamp veel winst te behalen. Medewerkers moeten al hun uren goed registreren om deze ook nauwkeurig op de verschillende projecten te kunnen boeken. Dit gebeurde niet altijd op tijd, of werd soms zelfs vergeten. Dit resulteerde in extra werk voor kantoor. De informatie moest vervolgens handmatig verwerkt worden. Soms duurde het wel tien werkdagen na realisatie van een project voordat alle uren erop geboekt stonden. Takkenkamp besloot de app voor urenregistratie en productie in te voeren, waardoor het veel gemakkelijker en sneller werd om hun uren door te geven vanaf de bouwplaats. De input voor de (externe) salaris verwerking is een uitdraai uit het systeem en dus feitelijk niet meer dan één druk op de knop. Ook kunnen spoedklussen makkelijker geplaatst worden.

Takkenkamp: “Inmiddels zijn we zover dat al onze vaklieden via de app op een Smartphone hun uren invullen. Ik ben elke dag bij. Ik weet nú hoe ik gister heb gedraaid.” “Ook bij de uitgiften uit het magazijn is een efficiëntie slag gemaakt. Materialen en artikelen die uit het magazijn worden meegenomen of geretourneerd, worden gescand. Voorheen werd op papier opgeschreven welke artikelen werden meegenomen en voor welk project. Dit papier moest vervolgens overgetypt worden in het administratie systeem. Nu kan een werknemer alles zelf doen, door het invoeren van een personeelsnummer en projectcode en daarna de artikelen te scannen.”

Exact Insights en Exact Apps geven inzicht

Voor Directeur Rick Takkenkamp is de actuele status van het bedrijf ook een stuk overzichtelijker geworden: “In het verleden wamen de data uit allerlei verschillende bronnen. Nu heb ik toegang tot alle dashboards via Exact Insights: een commercieel dashboard, een HRMdashboard, een projectendashboard en uiteraard een financieel dashboard. De Exact Apps gebruiken wij om relevante projectinformatie te delen. Dat betekent dat ik op iedere bouwplaats of bij een klant op kantoor direct informatie kan oproepen en inzicht kan geven in het project.”

Planning invoeren

Takkenkamp vervolgt over de diverse voordelen van de automatisering binnen het bedrijf: “De planning via het planbord heeft ons veel gebracht in het kader van informatieverschaffing naar onze mensen. Voorheen maakten we elke dag een planning in Excel, waarin we relaties, mensen en projecten elk keer moesten over typen. Vervolgens moest alle informatie worden overgetypt op het werkbriefje van de werknemers om ze aan te sturen. Dit was een complexe handmatige administratie. We hebben nu een solide basis. Alle projecten en mensen zitten in één systeem. In dat systeem kunnen we vervolgens de planning maken. Alle informatie is voor de werknemers in de app zichtbaar. Ze zien automatisch waar ze zijn ingepland. Dat heeft ons veel opgeleverd in de vereenvoudiging van onze administratie.”

De toekomst van Takkenkamp

“De komende jaren gaan wij verder ontwikkelen en daar gebruiken we drie pijlers voor. Enerzijds zijn dat onze mensen. Pijler twee is ons producten en dienstenpallet dat we verder willen ontwikkelen. En pijler drie is verdere automatisering van onze processen, en onze partner daarvoor is Exact.”