Dankzij Arai heeft Max Verstappen geen kopzorgen

Arai Helmet Europe BV is de Europese vertegenwoordiger van het Japanse familiebedrijf Arai, een groothandel in hoofdbescherming. Max Verstappen en veel van zijn Formule 1-collega’s gaan het circuit niet op zonder Arai-helm. Maar Arai maakt ook helmen voor overheidsinstellingen als de brandweer. Vanuit het kantoor in Hoevelaken bedient Arai Helmet Europe distributeurs in ruim 40 landen.

In de eerste jaren na de oprichting van Arai Helmet Europe BV in 1982, deed een externe boekhouder de administratie. Vanwege het ontbreken van een magazijn en de daarbij horende logistiek, was dit toen nog een eenvoudige klus. Maar naar mate het bedrijf groeide, veranderde dit. Arai Helmet Europe opende een magazijn en begon te leveren vanuit voorraad. ‘Dit was de belangrijkste reden om met software van Exact te gaan werken,’ legt Ingmar Stroeven uit, directeur van Arai Helmet Europe.

‘Later werd het tijd om verder te digitaliseren’, zegt Stroeven. ‘Zeker wat betreft de order-input en de informatie die daaruit voortkomt voor de klant. Daar waren we veel tijd aan kwijt en er werden fouten in gemaakt.’ Stroeven kwam uit bij de B2B eCommerce Portal, die partners gedeeltelijk toegang geeft tot jouw Exact omgeving. ‘Het mooie daarvan is dat je niet iedere keer contact hoeft op te nemen over een levering, maar dat het in het systeem staat.’ Voorheen was er iemand constant orders aan het overkloppen. Dat was door de eCommerce Portal niet meer nodig. ‘Maar die persoon mocht wel bij het bedrijf blijven hoor,’ lacht Stroeven.

Een vaste lijn, maar met veel vrijheid

Arai Helmet Europe moest veel aanpassingen doen om de B2B eCommerce Portal goed te laten draaien. Zo moesten ze over op een andere server en werd er glasvezelnetwerk aangelegd. ‘Dat doe je als bedrijf niet voor niets. Dan heb je er vertrouwen in.’ Op de jaarlijkse meeting van Arai Helmet Europe in de zomer van 2011, kregen alle partners uitleg over de nieuwe gang van zaken. ‘Exact kwam onze distributeurs zelf uitleggen hoe de B2B eCommerce Portal werkt. De portal werd positief ontvangen.’

‘Een groot voordeel van de software van Exact, is de vrijheid,’ vindt Stroeven. ‘Er is een vaste lijn, maar daar zitten zoveel mogelijkheden omheen, dat je toch nog heel veel aanpassingen kunt doen zonder maatwerk nodig te hebben. Vanwege ons internationale karakter, hebben we bij Arai Helmet Europe bijvoorbeeld veel te maken met valuta. Dat kun je niet in elk systeem kwijt. Maar in de software van Exact kan dit wel.’