In de internationale handel van Tuinplus draait alles om marges

Hoe een WMS de winstmarges van Tuinplus vergroot

Tuinzaadspecialist Pieterpikzonen en zusterbedrijf Tuinplus kunnen zich door de toenemende (internationale) groei geen fouten veroorloven omdat die grote impact hebben op de marges. Daarom zijn de interne processen herzien en geautomatiseerd met Exact WMS.

Pieterpikzonen koopt zaden in (via teelt agenten of leveranciers), doet de schoning en verpakking ervan. Jaarlijks distribueert het bedrijf 50-60 miljoen verpakkingen over de gehele wereld, onderverdeeld in een aantal huismerken, diverse private labels en promotionele verpakkingen. Daarnaast worden zaden in grotere hoeveelheden (bulk) naar andere klanten verspreid. Groot deel van de omzet genereert het zusterbedrijf Tuinplus. Dat distribueert zakjes zaden (ingekocht bij Pieterpikzonen) en tuinartikelen (ingekocht bij andere leveranciers) hoofdzakelijk naar Centraal-Europa en Scandinavië.

Seizoensinvloeden

Pieterpikzonen heeft te maken met beperkte houdbaarheid en seizoensinvloeden van producten. Zaden komen vanuit de hele wereld naar Friesland voor bewerking, verpakking en distributie naar klanten. Een deel van de zaden wordt ingekocht bij andere bedrijven, en een deel van de zaden wordt geteeld in het buitenland. “Om je een voorstelling te maken”, vertelt Peter Laan van Tuinplus. “We sturen een kilo zaad op naar China en we krijgen 5.000 kilo terug. Als de producten aankomen, testen we ze in het laboratorium en een deel op de proeftuin. Het proces van teelt tot distributie duurt een jaar. 

In bulk doorverkopen

Pieterpikzonen heeft 14 machines die het product verwerken en verpakken. Een deel wordt verkocht aan eigen klantenkring als tuincentra, doe-het-zelfwinkels, supermarkten en andere retailbedrijven, webshops en zelfs politieke partijen die zakjes tuinzaad uitdelen bij hun wervingscampagnes. Een ander deel wordt in bulk doorverkocht: zelfs naar concurrenten die ze verpakken en distribueren onder hun eigen merk. Vooral voor de eigen webshop van Tuinplus waarop consumenten bestellen is snelheid belangrijk want mensen verwachten: vandaag besteld is morgen in huis.

25.000 orders per jaar

Tuinplus heeft 5.500 artikelen op voorraad liggen en verwerkt 25.000 orders per jaar. Die worden uitgevoerd door 5-10 orderpickers. Hoeveel er actief zijn, is afhankelijk van de drukte. De seizoenen leggen een flinke druk op de organisatie: 75% van de orders wordt uitgevoerd in 6 maanden tijd. Automatisering is voor bedrijf heel belangrijk. Elk zaadsoort heeft een batchnummer en is traceerbaar: wie de leverancier of teler is, wanneer en waar het zaad is gebruikt. Op deze manier zijn controles uit te voeren die verplicht zijn gesteld door de Europese wetgeving.

Traceerbaar

Het bedrijf heeft een WMS geïmplementeerd met EDI koppelingen naar de systemen van klanten en leveranciers over de hele wereld. Dit om de orderstroom van circa 500 orders per week soepel te verwerken. Het WMS automatiseert het hele interne logistieke proces van goederenontvangst, verplaatsingen, voorraadaanvullingen, tellingen en orderpicken. “Het grootste voordeel van het WMS is dat het is geïntegreerd in het ERP van Exact”, zegt Martijn van der Molen van Tuinplus. “Daardoor kan je vanuit het ERP direct bij de informatie uit het WMS en omgekeerd. Je hebt geen koppelingen nodig om het werkend te krijgen. Je kunt de software makkelijk aanpassen aan de wensen van de business, maatwerk is dus niet nodig.”

Logische magazijnindeling

De software is volgens Martijn gebruiksvriendelijk. Tijdelijke orderpickers weten binnen no-time hoe de handscanner en de software werken. “Dus als je het magazijn logisch hebt ingedeeld en de wegbewijzering op orde hebt, dan kunnen nieuwkomers snel aan de slag. Het WMS is zeer laagdrempelig. Je ziet gelijk wat je moet doen en als er iets fout gaat, krijg je direct een melding.”

Aandachtspunten

Voor bedrijven die een WMS overwegen heeft Martijn nog een paar aandachtspunten. De magazijnindeling moet logisch zijn en producten moeten voorzien zijn van barcodes. Een vereiste voor een succesvolle implementatie is dat de kwaliteit van de stamgegevens goed moet zijn. En ten slotte: laat je begeleiden door een specialist die jouw branche en de software goed kent.” BrainSys al sinds 2013 implementatiepartner van Pieterpikzonen en Tuinplus, heeft de WMS-implementatie verzorgd. “BrainSys heeft ons goed ondersteund bij het livegaan met de nieuwe oplossingen. We krijgen daarnaast goed advies over hele praktische zaken. Daardoor ervoeren we een soepele live gang.”

Resultaat van automatisering

Sinds het gebruik van Exact WMS is het aantal fouten en mancomeldingen gigantisch gereduceerd van 1,5% naar 0,2%. Het inzicht in de voorraden is verbeterd: voorraadcorrectie is gedaald van 2,4% tot 0,7% van de voorraadwaarde. “Dit is inclusief het picken van orders via de webshop voor consumenten. Dat gaat nu nog handmatig. Met de automatisering daarvan zijn we nog bezig. Als die is afgerond dan zal de voorraadcorrectie verder dalen.”

Wil je nog meer weten over het verhaal van Tuinplus? Download de uitgebreide klantcase.