Zo bereidt Five Degrees de HR en salarisadministratie voor op verdubbeling klanten

Brug slaan

Five Degrees maakt sinds 2010 software die banken en financiële dienstverleners helpt om sneller te digitaliseren. De oplossingen slaan een brug tussen traditionele banksystemen en moderne digitale (mobiele) tools voor financiële dienstverlening. Steeds meer banken weten de Amsterdamse fintechonderneming te vinden. Daarnaast expandeert het bedrijf via buitenlandse overnames. Five Degrees heeft kantoren in Nederland, IJsland, Portugal en Servië.

Extra werk door uitbesteding

Inge Buiteman is als financial controller verantwoordelijk voor de HR- en salarisadministratie van het bedrijf. Sinds de oprichting is de salarisverwerking uitbesteed. Toen Buiteman 1,5 jaar geleden in dienst kwam, ervoer ze dat die uitbesteding juist extra werk met zich mee bracht. Buiteman moest zorgen dat alle mutaties compleet bij de salarisverwerker kwamen. Dan was het wachten op de loonrun. Die moest worden gecontroleerd en bij correcties, die veelvuldig voorkomen moest de salarisrun opnieuw. Dat was allemaal handmatig werk terwijl de salarisverwerker een bedrag per loonstrook rekende.

Veel handmatig werk

“Ik was 3 dagen bezig met de eerste salarisrun bezig en dan nog 1 dag met het verwerking van de journaalposten” zegt Buiteman. “Rapportages maakte ik in Excel omdat ik informatie niet uit de software kon halen. Zo moest ik wel 20 rapporten draaien. En ook het verwerken van de declaraties van de 65 medewerkers kostte veel handmatig werk. Ik was bijvoorbeeld 3 dagen bezig met het verwerken van de salarisverwerking in de boekhouding. Maar buiten dat was ik afhankelijk van een externe partij. Dat wilde ik niet omdat onze organisatie zo snel verandert.”

Koppeling met de financiële administratie

Buiteman heeft samen met de HR Business Partner de directie overtuigd om de salarisverwerking in huis te nemen en is de zoektocht gestart naar gecombineerde HR- en salarissoftware. Oktober 2018 is gekozen voor Exact HR Salaris Plus. Reden is de mogelijkheid tot verregaande automatisering van HR-processen als recruitment, personeels- en salarisadministratie en de koppeling met de boekhouding.  Zo kan de salarisadministratie met 1 druk op de knop worden klaargezet voor boekhoudkundige verwerking.

Correcties makkelijk doorvoeren

Na een soepele implementatie heeft Five Degrees op 1 januari 2019 de software in gebruik genomen. Buiteman ervoer direct een snellere verwerking van de salarisrun door de koppeling met het HR-systeem. “Ideaal is dat ik bij de invoer van medewerkers een melding krijg mocht iets zijn vergeten. Ook fijn is dat de software automatisch wordt bijgewerkt en continu verbeterd. En zijn er correcties, dan kan ik die snel en makkelijk doorvoeren zonder afhankelijk te zijn van een externe salarisverwerker.”