Niets staat de groeiambities van Topgeschenken in de weg

Goede wijn, een Rituals-verwenpakket, een gepersonaliseerde romper, een biologische fruitmand, een slagroomtaart met daarop ‘Hoera, Isa wordt 4!’ of een prachtig boeket voor Valentijnsdag nodig? Er zijn maar weinig producten die je niet kunt vinden op de verschillende webshops van Topgeschenken.

Mooie groeiambitie

Als overkoepelend label van onder meer Topbloemen.nl, Toptaarten.nl, Topfruit.nl en Topgeschenken.nl is het bedrijf hard op weg om een van de grootste spelers in de Nederlandse e-commerce te worden. In een paar jaar groeide het bedrijf – waarvan het hoofdkantoor (inclusief magazijn) in Nieuw-Vennep staat - naar 80 medewerkers en een omzet van 52 miljoen euro. De ambities zijn niet mals: in 2023 wil Topgeschenken een omzet van 80 miljoen noteren, onder meer door het uitrollen van een franchisemodel. Financieel Manager Arwin Boom legt uit hoe het bedrijf zo hard heeft kunnen groeien met dank aan Exact Globe, en hoe ze dat in de toekomst willen blijven doen. 

Professionalisering

Toen Arwin in mei 2019 voor Topgeschenken ging werken, was het bedrijf net een jaar overgestapt naar de software van Exact. “Ik begreep van collega’s dat het programma waar we daarvoor mee werkten de groei van het bedrijf niet kon bijhouden. Hoe meer mutaties we invoerden, des te trager de software werd. Dat leidde tot de nodige irritatie en frustratie. Exact Globe bracht de professionalisering die Topgeschenken – vooral door de enorme groei die het doormaakte – nodig had. En dat zonder enige vertraging, hoeveel mutaties we ook invoeren. “Voor de beeldvorming: wij voeren gemiddeld meer dan 130.000 bankmutaties per jaar door en sturen meer dan 200.000 facturen aan onze zakelijke klanten,” vertelt Arwin Boom. “Met dit programma gaat dat gesmeerd.”  

Wordt het voorraadbeheer van Topgeschenken ook via Exact Globe bijgehouden?

“Nog niet. Ons voorraadbeheer loopt momenteel via een losse applicatie die vooralsnog niet gekoppeld zijn aan Exact. Dit is één van de thema’s die op het programma staat om integraal binnen de organisatie aan te pakken zodat er een Order to Cash en Purchase to Pay-situatie gaat ontstaan, waarbij een en ander straks via Exact zal verlopen.”

Onmisbare partner

De overstap naar Exact Globe verliep soepel, dankzij hulp van GCS. Deze gespecialiseerde automatiseringsadviseurs begeleidde de implementatie van Exact Globe van A tot Z. “Overstappen naar een ander systeem kun je volgens mij simpelweg niet zonder de hulp en ervaring van zo’n partij doen,” vindt Arwin. “Alle mutaties moeten opnieuw opgebouwd worden en de hele administratie opnieuw ingericht. Nog steeds komt ons contactpersoon van GCS elke twee weken op kantoor langs – heel prettig vind ik dat.” 

Enorme gebruiksvriendelijkheid

Voor Arwin betekende zijn nieuwe baan vorig jaar de eerste kennismaking met de software van Exact. “Toen ik Exact Globe voor het eerst zag, viel me meteen op hoe gebruiksvriendelijk het programma is. Voorheen werkte ik onder meer met SAP, maar om eerlijk te zijn vind ik Exact nóg vele malen gebruiksvriendelijker. De indeling van het programma is ontzettend logisch: die spreekt volledig voor zich. Zelfs als je geen boekhouder of administrateur bent, snap je de indeling meteen.”

Niet alleen voor de financiële administratie

Naast de gebruiksvriendelijkheid, wordt Arwin ook blij van de eindeloze opties die Exact Globe biedt. “Het programma biedt zoveel mogelijkheden, waarvan we een groot deel (nog) niet eens gebruiken.” Ook daarbij is de input van GCS meer dan nuttig. “Zij laten ons zien wat er in de software allemaal nog te ontdekken valt, en hoe we die mogelijkheden concreet kunnen inzetten. Zo verkennen we nu langzaam de mogelijkheden om te kijken of we Exact Globe ook kunnen gebruiken voor onze CRM- en HRM-administratie bijvoorbeeld. Dat is het leuke: toen we besloten om met Exact Globe te gaan werken was dat echt puur voor de financiële administratie, terwijl we onze blik daarin nu steeds meer verruimen.”

Naar een integrale ERP-oplossing

Voor een organisatie die zo hard groeit en tegelijkertijd met verschillende e-commerce platformen werkt, heeft zo’n mogelijke integratie nogal wat voeten in de aarde. “De afgelopen jaren zijn er op alle platformen verschillende losse applicaties en systemen doorgevoerd. De overkoepelende gedachte ontbrak daarbij nogal eens. De komende tijd is die integrale gedachte juist leidend, en maken we voorzichtige stappen naar één efficiënte ERP-oplossing. Dat zou mijn leven als Financieel Manager aanzienlijk makkelijker maken, maar geeft ook de organisatie als geheel een flinke stimulans om nóg harder te groeien. Alles overhevelen naar Exact Globe zou een grote stap naar dat integrale systeem kunnen zijn. Maar zover zijn we nog niet: dat is een immense operatie die tijd nodig heeft.”