PyraSied neemt afscheid van werkorders op papier

Voor productiebedrijven is het vaak lastig om de planning op de productievloer te koppelen aan administratie. Dat betekent geen informatie-uitwisseling als het gaat om voorraad, orders en gewerkte uren. Dat het ook anders kan, toont PyraSied uit Leeuwarden. Zij digitaliseerden het bedrijf en koppelden de productieplanning vPlan aan Exact voor Productie.

PyraSied Xtreme Acrylic is een producent van kunststofproducten en halffabricaten, en leverancier van kunststof platen. Dat doet het bedrijf al sinds 1984, toen Sied Kooistra achter zijn woning in Leeuwarden in een zelfontworpen atelier acrylaat meubels ontwierp en maakte. Inmiddels beslaat PyraSied vier forse bedrijfshallen en heeft het 35 medewerkers. Marten Nop is Hoofd Bewerking en zwaait de scepter over de productieplanning en alles wat daarmee te maken heeft.

PyraSied heeft twee jaar geleden een digitalisatieslag gemaakt, waardoor nu onder meer de planning van de productie wordt gedaan met behulp van vPlan. “Dat was een enorme verbetering”, zegt Nop. “In plaats van werkorders op papier, kunnen we nu per afdeling en per medewerker digitaal plannen. Dat geeft ons veel flexibiliteit en vooral overzicht.”

Inmiddels is PyraSied bezig met de volgende stap, het overzetten van de bedrijfsinformatie administratie naar Exact voor Productie. De ERP-software die het bedrijf voorheen gebruikte miste vooral de koppeling met de planning, waardoor er twee systemen naast elkaar bestonden en waarbij uitwisseling van informatie handmatig moest worden gedaan. Met Exact voor Productie wordt alle informatie over orders, voorraad en facturering aangemaakt en bijgehouden in Exact en real-time uitgewisseld met vPlan. “Dat is echt een enorme vooruitgang voor ons. In plaats van een ‘koppeling’ met het oude systeem – wat maar niet lukte – hebben we nu een echte integratie van Exact voor Productie met vPlan”, vertelt Nop.

Hij schetst wat dat concreet voor hem als planner betekent. “Een order komt binnen en wordt door de administratie in Exact aangemaakt. Datzelfde geldt voor de platen die als voorraad binnenkomen. Orders verschijnen dan vanzelf in vPlan, waarna ik die daarin in de planning kan opnemen. Daarmee kan ik real-time zien bij welke machine of medewerker er nog ruimte is en op welke dag.”

Nop vertelt dat hij dat ook onderverdelen kan naar afdeling, die hij zelf kan aanmaken of verwijderen. “We hebben vier min of meer gescheiden afdelingen, genoemd naar de verschillende producten die we hebben. Onze grootste afdeling is die van de groothandel, waar we complete platen van 2x3 meter doorverkopen naar afnemers die deze zelf verder verwerken. We zagen ook op maat, die kopers komen meestal via de webshop binnen. Derde afdeling is die van de halffabricaten, waar we onderdelen maken die verwerkt worden in bijvoorbeeld lampenkappen, tegeltjes, strips, en nog veel meer. Als laatste maken we complete eindproducten: tafels, kasten, wandmeubels. Deze leveren we vaak voor musea en winkels. Normaal is de groothandel de grootste afdeling, maar mede doordat winkels en musea vanwege Corona gesloten waren, zijn er veel opdrachten voor eindproducten. “Veel van die bedrijven en instellingen hebben de gelegenheid genomen om te verbouwen of opnieuw in te richten.”

Iedereen op de productievloer heeft een eigen tablet waar die alles rond de productie real-time kan vinden. Verandert er iets, of komt er een order bij, dan verschijnt een pop-up, zodat iedereen die dat moet weten direct op de hoogte is. Daardoor kan PyraSied snel schakelen en worden de beschikbare menskracht en andere resources optimaal gebruikt.

PyraSied zet al sterk in op duurzaamheid. Zo verkoopt het bedrijf al sinds 2018 gerecycled acrylaat onder de naam Greencast. Dankzij vPlan en Exact voor Productie zijn er ook op dat gebied winsten te behalen. “Vroeger gebeurde het nog wel eens dat een order werd gewijzigd of geannuleerd terwijl de productie al begonnen was. De administratie was daar niet van op de hoogte. Nu weet iedereen binnen het bedrijf precies welke orders in productie zijn, zodat er geen wijzigingen of annuleringen meer kunnen en dat betekent minder grondstofverlies.”

De plannen voor verdere optimalisatie zijn al volop in gang gezet. “We draaien nu een pilot op de werkvloer waarbij de uren worden geregistreerd in vPlan”, legt Nop uit. “Nu gebeurt dat nog in Exact, waarbij de begrote uren meteen ook de gewerkte uren zijn. Als de pilot slaagt, registreren we voortaan de uren in vPlan, waardoor we de daadwerkelijk gewerkte uren hebben. Nu kan het nog weleens voorkomen dat we meer of minder uren gebruikt hebben, maar dat niet kunnen terugkoppelen naar Exact.”

Nop is al met al uitermate tevreden met de combinatie van vPlan en Exact voor productie. “We halen meer uren uit een dag, doordat we flexibeler zijn. Het betekent efficiënter werken en meer doen met de beschikbare tijd.”