Exact Autumn'22 Release
Come see what's new
De herfst is begonnen, het jaar vordert rap en in hetzelfde tempo voeren wij innovaties door in jouw Exact software. In de Autumn’22 Release presenteren we je graag de nieuwste functionaliteiten. Op ieder gebied van onze Exact software stellen wij alles in het werk om jouw bedrijfssucces te optimaliseren.
Ontdek welke nieuwe functionaliteiten er de afgelopen tijd voor jouw oplossing zijn geïntroduceerd.
Based on your idea
We hebben deze wijziging doorgevoerd naar aanleiding van een aantal ideeën in de Support Portal. Wil je graag zelf een idee indienen?
Zie Ideeën voor Exact OnlineJouw bedrijfssucces voorop
Maak kennis met de nieuwste functionaliteiten die wij deze Autumn’22 Release hebben geïntroduceerd. Door in het menu op jouw Exact oplossing te klikken, zie je welke verbeteringen en vernieuwingen zijn doorgevoerd. Benieuwd naar alle release notes? Bekijk ze op de support portal.
Exact Online Boekhouden
Als je vaak te maken hebt met terugkerende boekingen, dan kun je deze vanaf nu keer op keer kopiëren. Denk bijvoorbeeld aan de maandelijkse huur voor een bedrijfspand. Met No hands Accounting is het mogelijk om deze boekingen automatisch aan te maken. Je stelt de gewenste frequentie en de periode waarin dit moet gebeuren vooraf in. En onze boekhoudsoftware doet de rest!
De dalende waarde van je activa kun je vanaf nu volledig automatisch boeken via periodieke afschrijvingen. Denk bijvoorbeeld aan de waarde van computers of bedrijfspanden. Via No hands Accounting registreer je dit eenvoudig.
Elke ondernemer of accountant moet wel eens een memoriaalboeking kopiëren. Vanaf nu kun je deze eenvoudig zelf dupliceren. Dat scheelt een hoop handmatige invoer én tijd. Bovendien kun je de aangemaakte boeking achteraf wijzigen. Onze dank aan alle gebruikers die via de Support Portal hebben gestemd op dit idee.
Exact Online Accountancy
Op de centrale klantenkaart leg je nu nog sneller een team medewerkers vast. Handig om de voortgang te bewaken én je dienstverlening nauwgezet te volgen. Daarnaast is de contactpersonenkaart uitgebreid met interne klantnotities en toont deze notitie voortaan automatisch in gekoppelde financiële administraties.
Via de facturatiemodule van Mijn[Kantoor] verstuur je nu ook veilig en real-time facturen via het Peppol-netwerk. Direct van boekhouding naar boekhouding. Handig voor je klant en voor jezelf. Meld jezelf aan op het Peppol-netwerk via Mijn[Kantoor] en facturen inscannen of handmatig invoeren is verleden tijd.
Vanaf nu bouw je eenvoudig en snel je dossiers op in het Werkprogramma Gemak, in combinatie met Rapportage Gemak en Communicatie Gemak. Hierdoor werk je eenvoudig samen met collega’s en/of klanten, doordat je snel een aantekening kunt maken en direct een vraag kunt stellen vanuit je werkprogramma.
Met Fiscaal Gemak regel je alle btw-aangiftes voor je klanten vanuit één pakket. Na digitale goedkeuring betalen klanten de aangifte met een paar klikken dankzij de iDEAL betaling aan de Belastingdienst. Je activeert deze functie vanuit Beheer - Samenwerken in Fiscaal Gemak.
Exact Online Handel / Productie
Vanaf nu kun je hoeveelheden in drie decimalen achter de komma bijhouden, zodat je de inkomende en uitgaande goederenstroom zo nauwkeurig mogelijk registreert. Dit is zeker handig wanneer je werkt met bijvoorbeeld bulkgoederen of goederen van hoge waarde. Deze instelling kun je per administratie aanpassen. Let wel op: eenmaal ingesteld kun je de instelling niet terug wijzigen.
Wanneer je bij een klant staat of onderweg bent en aanpassingen wil maken, heb je niet altijd een laptop of pc bij de hand. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om orders in te voeren en te wijzingen via de Exact Online app. Je kunt bestaande orders inzien, aanpassen en nieuwe orders aanmaken.
Vanaf nu kun je eenvoudig overzicht houden wanneer je voor meerdere bestellingen één verzamelfactuur aanmaakt. Je ziet direct welke regel betrekking heeft op welke bestelling en vanuit de factuur kun je rechtstreeks de bestellingen openen. Tevens is er een nieuwe kolom toegevoegd waar je per regel een link ziet naar de betreffende bestelling.
Exact Online Projecten
In de Work Breakdown Structure (WBS) in Exact Online Projecten kun je vanaf nu per activiteit bepalen welke facturatiemethode van toepassing is. Zo kun je bijvoorbeeld op een vaste projectprijs eenvoudig aangeven welke onderdelen onder de vaste prijsafspraak vallen en welke werkzaamheden op nacalculatiebasis moeten worden gefactureerd.
Je wilt graag zien wie er bij welke projecten betrokken zijn. Daarom kun je vanaf nu eenvoudig medewerkers als projectlid toevoegen en aangeven welke uursoorten ze mogen schrijven. Ook kun je nog gemakkelijker een overzicht maken wie bij welke projecten zijn betrokken.
Vanaf nu kun je bij projecten die je op nacalculatie levert, omzet direct toewijzen aan een medewerker. Als je weet wie er welke omzet genereert, kun je de opbrengsten en uitgaven nog gemakkelijker groeperen en analyseren.
Om de productiviteitsdoelstellingen nauwkeurig te volgen, kun je voortaan per medewerker aangeven welk percentage van de werkbare uren facturabel moet zijn. De werkbare uren worden gebaseerd op de roosteruren minus feestdagen in die periode. Dit is erg handig voor bureaus die de productiviteit van medewerkers meten op basis van het aantal facturabele uren in een bepaalde periode.
Met de urenstaat maak je gewerkte uren transparant voordat je deze gaat factureren. We hebben deze urenstaat verbeterd. Het is nu mogelijk om de klant eenvoudig een handtekening te laten plaatsen bij het accepteren van een urenstaat. Dit kan zowel via de browser op de PC als mobiel.
Exact Online Bouw
Maak je gebruik van meerdere filialen? Je kunt nu bij de e-mailinstellingen aangeven vanuit welk filiaal deze verzonden moet worden. Kies dan bij type afzender voor: Filiaal. Als je tags gebruikt binnen je e-mail met betrekking tot bedrijfsgegevens, dan worden de gegevens vanuit je filiaal hiervoor gebruikt.
Je kunt vanaf nu het meer- en minderwerk scheiden van je gewone werkzaamheden. We hebben een nieuw overzicht toegevoegd waar je snel en gemakkelijk per regel ziet wat de status is. Hiervan uit kun je het meerwerk beheren en factureren en verzoeken tot wijziging (VTW) doen.
Het is nu mogelijk om rechtstreeks vanuit een offerte een termijnschema aan te maken. Om dit te doen zet je bij het winnen van de offerte de optie ‘Termijnschema voor afrekenstaat aangenomen’ aan. Hierna wordt er automatisch een termijnschema aangemaakt in de afrekenstaat.
Exact Online Debiteurenbeheer
Bij sommige ondernemingen moeten herinneringen naar een specifiek contactpersoon, afdeling of vestiging worden gestuurd. Vanaf nu is het mogelijk om naast een afwijkend factuuradres ook contactgegevens voor debiteurenbeheer in te stellen. Zo ben je er zeker van dat je herinneringen op de juiste manier worden aangeleverd bij je klant en vergroot je de kans op een snelle betaling.
Met communicatiescenario's kun je vanaf nu niet alleen herinneringen laten versturen, maar ook automatisch beltaken aanmaken. Een beller is immers sneller! Zo zorg je ervoor dat de verantwoordelijke persoon binnen jouw bedrijf zonder jouw tussenkomst een seintje krijgt wanneer een klant moet worden nagebeld. Via dezelfde taak kan de persoon vervolgens verslag doen van het telefoongesprek.
Binnenkort beschikbaar
Een geplande herinnering kan om verschillende redenen verzet, geblokkeerd of gedeblokkeerd worden. Wellicht heb je de klant al gesproken en heeft hij beloofd om het openstaande bedrag morgen over te maken. Vanaf nu kun je bij het aanpassen van een geplande herinnering dit soort belangrijke informatie vastleggen in een notitie. Zo weet iedereen binnen jouw onderneming wat er speelt.
Exact Online Abonnementenbeheer
Met Exact Online abonnementenbeheer heb je veel flexibiliteit om de frequentie van facturatie, de duur van de abonnementsperiode en voorwaarden in te stellen. Ook kun je abonnementen onderhouden die automatisch (stilzwijgend) of handmatig worden verlengd. Waar abonnementen voorheen altijd tegen actuele artikelprijzen verlengd werden, is nu bij handmatig verlengen een extra optie toegevoegd om te verlengen met behoud van de huidige prijs.
Exact Online HR
Notificaties krijgen van speciale gelegenheden rondom medewerkers, of het nu gaat om een verjaardag, aflopend contract of een jubileum. Met Exact Online HR kun je vanaf nu zelf velden instellen waarover je notificaties ontvangt. Zo ben je als HR-medewerker helemaal op de hoogte van wat er bij je medewerkers gebeurt, zodat je hier gepast actie op kan ondernemen.
Voortaan kun je contracten in Exact Online HR laten ondertekenen door tot wel drie personen. Ook worden vanaf nu herinneringen verstuurd als een contract nog niet getekend is. Je kunt contracten makkelijker terugvinden en met meerdere voorbladen werken als je voor meerdere bedrijven een administratie voert.
Met Exact Online HR bieden we vanaf nu de mogelijkheid om te koppelen met Slack en Teams. Zo kun je makkelijk zien wie er aanwezig/afwezig is, of er verjaardagen op de planning staan en krijg je een signaal als er een nieuwe medewerker begint binnen jouw bedrijf. Een handige manier om ondanks het vele thuiswerken goed met elkaar in contact te blijven.
Exact Online Salaris
Voortaan kun je in het ‘logboek medewerker- en contractwijzigingen’ precies zien welke gegevens zijn aangepast bij een medewerker of in het contract van een medewerker. Omdat je in de salarisadministratie graag wilt sturen op de uitzonderingen heb je hiermee een overzicht van de wijzigingen die zijn gemaakt in een bepaalde periode.
Dankzij nieuwe Europese regelgeving krijgen werkende ouders die net een kindje hebben gekregen nu twee maanden deels doorbetaald ouderschapsverlof. Uiteraard kun je dit betaald ouderschapsverlof op een makkelijke manier invoeren in Exact Online Salaris.
Naast een uitgebreid scala aan bestaande koppelingen met pensioenfondsen, bieden we vanaf nu ook een nieuwe koppeling met verzekeraar ASR. Hiermee kun je de salarisadministratie op een makkelijke manier koppelen aan ASR. Op die manier hoef je je wijzigingen niet meer elke keer door te geven bij ASR maar gebeurt dat automatisch.
Exact Globe+
Vanaf nu is de gemoderniseerde gebruiksinterface beschikbaar, is het instellen van printers en afdrukken in PDF veel eenvoudiger en zijn de productie- en magazijnfuncties beschikbaar. Tevens zijn vele wetgevingen beschikbaar, waaronder Spaanse, Thaise, Chinese en Maleisische wetgeving. Exact Globe+ is de nieuwe versie van Exact Globe en onder de motorkap compleet vernieuwd. Dit creëert een stevig fundament voor innovatie.
Updates en upgrades zijn vanaf nu veel eenvoudiger dan voorheen met de nieuwe software installer. In Globe+ log je in met je Exact account en de installer neemt de bestaande installatie-instellingen over. Vervolgens word je stap voor stap door het installatieproces begeleid. En terwijl de installatie plaatsvindt, word je geïnformeerd over onze laatste innovaties.
De printmogelijkheden zijn in Exact Globe+ een stuk eenvoudiger. Vanaf nu kun je de standaard printer drivers gebruiken van Microsoft Windows. Hierdoor wordt het instellen van printers en afdrukken veel eenvoudiger. Denk bijvoorbeeld aan afdrukken in een RDS- of Citrix-omgeving. Tevens kun je vanaf nu andere lettertypes gebruiken, zoals barcodes of huisstijl lettertypes.
Exact Financials
Voortaan kunnen Azure Active Directory id’s eenvoudiger gekoppeld worden, met als voordeel dat er één authenticatiepunt in je organisatie nodig is dat tevens werkt voor Exact-gebruikers. Doordat eigenschappen een lengte van maximaal 256 tekens kunnen hebben, hoeven id’s uit Azure Active Directory niet meer getransformeerd te worden.
Vanaf nu kun je in de document indicator direct zien als er meerdere documenten gekoppeld zijn. Als je de kolom ‘documenten’ toevoegt aan je overzicht, kun je via een enkel of dubbel icoon zien of er één of meerdere documenten gekoppeld zijn. Door hierop te klikken, zie je een voorbeeld. Bij meerdere documenten kun je de andere bekijken met de rechtermuisknop via de optie ‘Documenten’.
Voortaan kun je een verwerkingsscherm bewaren waarbij geen selectie ingegeven is. Hiermee wordt het importeren van boekingen via bijvoorbeeld een fmuta.csv of budgetten nog eenvoudiger! Je hoeft een stuk minder te onthouden. Het bewaren van een ingevuld scherm doe je bovenin via het radartje waar een naam aan deze selectie gegeven kan worden.
Voortaan kun je instellen dat vóórdat iemand een boeking verwijdert, je hier een goedkeuring verplicht maakt. Na goedkeuring kan de boeking worden verwijderd of je kunt het ongedaan maken door deze te verwerpen. Je kunt tevens zelf regels instellen voor het verwijderen van boekingen, bijvoorbeeld als het gaat om een hoog bedrag of een specifiek dagboek.
Exact SRXP
Het is mogelijk om bij de btw-code nu ook aan te geven in welk land de btw-code van toepassing is. Bij het creëren van een declaratie wordt dan o.b.v. het land de correcte btw-code zichtbaar voor de declarant.
Distance: Om grip te houden op het aantal kilometers/mijlen dat in een bepaalde periode kan worden ingediend, kun je voortaan een maximum aantal kilometers instellen. Per diem quantity per expense: Om een maximumdeclaratie per dag in te stellen, kun je de “Per diem rate” activeren. Op het moment dat een “Per diem rate” door een gebruiker wordt overgeschreden doordat een hogere declaratie wordt ingediend dan de bedoeling is, kun je instellen wat de vervolgactie is. Je kunt iemand (tijdelijk) blokkeren of een andere vervolgactie instellen. Ook kun je in een overzicht zien wat de ingestelde “Per diem rates” per gebruiker zijn.
Business rules kunnen nu worden geïmporteerd en geëxporteerd. Zo kun je de huidige business rules allemaal exporteren naar MS Excel. In MS Excel kun je hier aanpassingen in doorvoeren en deze vervolgens weer importeren in Exact SRXP.
Vanaf nu is het mogelijk de Franse taal te selecteren via de instellingen van de gebruiker. Indien gebruikers van de app op hun telefoon Frans als standaardtaal hebben ingesteld, dan zal de Exact SXRP app deze taal automatisch overnemen.
Boekhoud Gemak
Vanaf nu is het mogelijk om een extra afschrijving of een herinvesteringsreserve te boeken. Wanneer de boekwaarde van een activum hoger uitvalt dan de economische waarde, mag je namelijk een extra afschrijving doen. Ook komt het voor dat je bij verkoop, verlies of beschadiging van een activum winst maakt of een vergoeding ontvangt waarbij je het bedrag mag boeken op je herinvesteringsreserve.
Met een opdrachtbevestiging voorkom je dat er achteraf onenigheid ontstaat over gemaakte afspraken. Vanaf deze release kun je direct vanuit Boekhoud Gemak opdrachtbevestigingen in pdf-formaat mailen naar je klanten. Bovendien kun je een apart e-mailsjabloon aanmaken voor de begeleidende e-mail en per relatie bijhouden naar welk e-mailadres de opdrachtbevestiging gestuurd kan worden.
Wellicht wil je dat een vierde herinneringsmail strikter van toon is dan de eerste. Daarom kun je vanaf nu via Boekhoud Gemak Uitgebreid verschillende versies aanmaken voor opeenvolgende herinneringen binnen één e-mailsjabloon. Heeft de klant bijvoorbeeld de eerste herinnering al ontvangen? Dan stelt Boekhoud Gemak automatisch de versie voor die hoort bij de tweede herinnering.
Sinds 1 augustus kunnen ondernemers geen gebruik meer maken van de oude Rabobank koppeling. Gelukkig zijn de vernieuwde koppelingen al enige tijd beschikbaar en zijn vele klanten inmiddels overgestapt op de Exact PSD2-bankkoppeling of de Rabo BoekhoudKoppeling. De PSD2-bankkoppeling komt in de komende maanden ook beschikbaar voor andere banken, dus wees hier alert op.
HR & Salaris Gemak
Binnen HR & Salaris Gemak wordt hard gewerkt om de oplossing ook technisch up-to-date te houden. Op dit moment werkt al ruim 50% van onze klanten op een nieuwe calculatie engine. In de komende maanden zullen we alle data van onze klanten hierop overzetten. Ook gaan we nieuwe schermen introduceren voor het aanmaken en versturen van aangiftes en het verwerken van salarissen.
Naast een uitgebreid scala aan bestaande koppelingen met pensioenfondsen, bieden we vanaf nu ook een nieuwe koppeling met verzekeraar ASR. Hiermee kun je de salarisadministratie op een makkelijke manier koppelen aan ASR. Op die manier hoef je je wijzigingen niet meer elke keer door te geven bij ASR maar gebeurt dat automatisch.
Exact Reeleezee
Voortaan kun je in de Balans en Winst & Verlies rekening cijfers vergelijken met de cijfers van een ander jaar of een andere periode. Deze overzichten in het menu ‘Financieel’ zijn dynamisch wat betekent dat je per post kan doorklikken naar de grootboekkaart, de boeking, in gescande factuur en de betaling.
De weergave van Reeleezee is met veel ruimte opgezet voor gebruik op tablet en smartphone. Om op desktop meer informatie op het scherm te krijgen is de weergave-instelling ‘Compact’ toegevoegd. Hiermee zie je meer items op het scherm dan voorheen in lijsten met facturen, boekingen, producten, klanten, leveranciers en dynamische rapporten.
Soepel facturen aanmaken en versturen vanuit je Reeleezee abonnement doe je eenvoudig op de volgende manier: zorg ervoor dat de klant volledig - met het juiste adres en eventueel btw-nummer - bekend is in je administratie en voeg de geleverde dienst of product toe aan het menu ’Producten’ met het juiste (automatisch bepaalde) btw-tarief.
What's coming up?
Bij Exact zitten we nooit stil. Benieuwd waar we op dit moment mee bezig zijn? Neem een kijkje in de innovatiekeuken van Exact en ontdek wat we allemaal nog voor jou in petto hebben.