Zarządzanie projektami – metody, porady, korzyści

Przedsiębiorstwa, którym zależy na tym, by wyprzedzić konkurencję powinny prowadzić swoją działalność w oparciu o podejście projektowe. Sprawne zarządzanie projektami jest szczególnie ważne w branżach takich jak: IT, outsourcing usług, bankowość, ubezpieczenia, produkcja czy konsulting, w których zarządzanie projektem pomaga stworzyć strategiczny łańcuch wartości. Zdolność do dostarczania projektów na czas i w ramach budżetu często decyduje o tym, czy dana organizacja otrzyma kolejne zlecenie lub czy jej nowy produkt trafi bez przeszkód na rynek.

Z projektami mamy do czynienia w różnych pionach przedsiębiorstwa - pozwalają one wprowadzić odpowiednią metodykę i rytm pracy w zespole. Istnieją branże, w których każde zlecenie jest opracowywane w formie projektu - w takich firmach szczególnie istotne jest więc odpowiednie zarządzanie projektami (nawet tymi niewielkimi).

Z punktu widzenia uczestników projektu najważniejsza jest przede wszystkim dobra organizacja prowadzenia projektów oraz skuteczna komunikacja z całym zespołem. Jeśli projekt nie będzie dobrze poprowadzony, to mogą wystąpić problemy w jego realizacji, a to z kolei może przynieść organizacji straty. Jak więc temu zaradzić? Warto inwestować w nowoczesne rozwiązania wspierające zarządzanie projektami w firmie, szczególnie że rynek rozwiązań informatycznych oferuje ich szeroki wybór. Celem poniższego artykułu odpowiedź na takie pytania jak: na czym polega zarządzanie projektami, jakie są metody, które pomagają w realizacji projektów, a także jakie korzyści niesie za sobą efektywny project management?

Jedna z definicji zarządzania projektami mówi, że polega ono na planowaniu i organizowaniu zasobów przedsiębiorstwa w taki sposób, by doprowadzić konkretne zadanie/projekt do realizacji. Do powyższych zasobów zalicza się zespół pracowników, finanse, a także technologię (czyli wyposażenie). Co natomiast składa się na proces zarządzania projektami? Za najważniejszy aspekt uważa się planowanie zasobów, odpowiednie harmonogramowanie zadań w teamie, realizacja założonych postanowień, a także kontrola postępu prac. Mając na uwadze osiągnięcie celów projektów osoby zajmujące się zarządzaniem projektami powinny uwzględnić już na etapie planowania różne ograniczenia i potencjalne ryzyko, które może negatywnie wpłynąć na sukces projektu.

Profesjonalne zarządzanie projektem wiąże się także z wdrożeniem dopasowanej do potrzeb firmy i specyfiki branży metody zarządzania projektem. O narzędziach i technikach zarządzania projektem wspomnimy w dalszej części artykułu. Zanim przystąpimy jednak do wprowadzenia w życie jednej z metodologii wspomagających zarządzanie przedsięwzięciami, warto poznać pojęcia, które znajdziemy w ich opisach. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich:

Wyznaczamy je jeszcze przed rozpoczęciem projektu, a ich głównym zadaniem jest określenie tego, co chcielibyśmy osiągnąć podczas realizacji projektu - cele przedstawiają pożądany stan w przyszłości. Pomocne przy prawidłowym definiowaniu celów są grupy narzędzi i metod takie jak np. SMART. Jest to teoria, która zakłada, że zakładany cel powinien spełniać 5 cech, które ułatwią jego osiągnięcie. Jaki więc powinny być cele projektów? Przede wszystkim szczegółowe, czyli jednoznacznie sformułowane, a także mierzalne. Poza tym realne do osiągnięcia, istotne i określone w czasie.

Żaden projekt nie może wystartować bez wcześniejszego ustalenia planu. Jest to zwykle jeden z takich zbiorczych dokumentów, który pozwala na projektowanie zadań, ich realizację i nadzorowanie pracy przy projektach. W planie projektu warto ująć listę priorytetów i odpowiedzi na takie pytania jak: po co realizujemy dany projekt, jaki ma być rezultat, jakie zasoby są nam niezbędne, jakie będą etapy działań (wraz z zakładanymi ramami czasowymi), jakie może wystąpić ryzyko (co może stanąć na przeszkodzie osiągnięcia celów projektu). Bardzo istotny jest także odpowiedni plan komunikacji, który ma na celu umożliwić efektywną pracę zespołu.

Obowiązkowy element zarządzania projektem. Jest to plan finansowy, który umożliwia pomiar wykonania projektu w kategoriach kosztowych.

Podczas przebiegu każdego projektu występują tzw. „kamienie milowe”, swoiste punkty kontrolne, zdarzenia, które wpływają na dalszą jego realizację. Często dają on początek nowej fazie działań, a przy okazji sygnalizują, że dany projekt idzie zgodnie z planem. "Kamień milowy" to może być na przykład podpisanie kluczowej umowy lub otrzymanie oceny pracy od interesariuszy.

W trakcie realizacji projektu mogą wystąpić różnego rodzaju zagrożenia, na które powinniśmy być przygotowani. Ważne jest więc, by na bieżąco analizować potencjale zagrożenia i straty, jakie mogą one wywołać. Jest to duża odpowiedzialność kierownika projektu, który powinien dążyć do akceptowalnego poziomu ryzyka i bezproblemowego realizowania zadań zgodnie z harmonogramem.

Znanych jest wiele metod zarządzania projektami, które mają służyć ujednoliceniu procesów, a także realizacji projektu i osiągnięciu wszystkich założonych celów. Poniżej przedstawiamy 5 metodyk w tym zakresie, który zyskały na popularności w ostatnich latach:

Jest to, inaczej mówiąc, zwinne zarządzanie projektami. Metodyka plasuje się wysoko w rankingu popularności, mimo że powstała już jakiś czas temu, a mianowicie w 2001 roku. Technika zakłada podzielenie projektu na kilka faz (inaczej iteracji). Jej głównym założeniem jest praca nad jedną iteracją jednocześnie przy stałej współpracy z teamem i z kontrahentami, czyli np. klientami. To pozwala na ciągłe doskonalenie projektu na każdym z tych etapów, właśnie dzięki ciągłym informacjom zwrotnym od interesariuszy. Po rozpoczęciu pracy zespoły przechodzą przez proces planowania, realizacji i oceny.

Pochodząca z Japonii metodyka Kanban ma tak jak Agile zastosowanie praktycznie w każdej dziedzinie biznesu. Pracę na projekcie w metodzie Kanban rozpoczynamy wizualnym podzieleniem projektu na zadania, by następnie regularnie sprawdzać status każdego z nich. Żeby było łatwiej zorganizować pracę nad projektem w tej metodzie, to tablica Kanban jest podzielona na trzy segmenty: “Do zrobienia”, “W trakcie” i “Zrobione”. Metoda, która powstała w latach 50, by zoptymalizować procesy produkcyjne, ma swoje podłoże w informowaniu, planowaniu, podzieleniu i kontroli poszczególnych czynności między zespołem projektowym.

Scrum to jedna z najpopularniejszych metod zwinnych w zarządzaniu projektami, która jest oparta na zasadach wcześniej wspomnianej Agile. Początkowo wyłącznie firmy IT pracowały z wykorzystaniem tej metody. Z czasem jej popularność spowodowała, że firmy z różnych gałęzi biznesu zaczęły na niej bazować - jest ona np. bardzo popularna w pracy działów marketingu. Założenie w tej metodzie jest takie, że istnieją małe iteracje (w tym przypadku nazywa się je sprintami). Jaka jest różnica między tą metodą a klasyczną metodyką Agile? Istnieją w niej dodatkowe kroki - techniki Scrum wymagają codziennych 15 - minutowych spotkań, na których dyskutuje się o tym, w jaki sposób realizowany jest projekt. Scrum wymaga także wyznaczania celów krótkoterminowych, a także osób odpowiedzialnych za projekt - Product Owner'a, Scrum Mastera i zespołu deweloperskiego.

Lean jest uznawana bardziej za filozofię pracy niż metodologię zarządzania projektami. Dla osób, które ją praktykują, liczy się mądrzejsza, bardziej wydajna i lepiej zorganizowana praca. Główną zasadą, która przyświeca tej filozofii, jest poszukiwanie w procesach słabych punktów, które obniżają ich efektywność. W zarządzaniu lean liczy się przede wszystkim ograniczenie marnotrawstwa wszelkich procesów i zasobów także w postaci surowców, które nie wpływają na jakość.

Metoda waterfall stoi w opozycji do zwinnych metod Agile. Tak jak w przypadku wcześniejszych metod dzielimy projekt na etapy, jednak każda kolejna faza projektowa następuje po kolei i zależy od ukończenia poprzedniej. Projekty realizowane w metodzie kaskadowej mają dokładny plan, termin budżet i sztywne ograniczenia.

Wyróżniamy cztery podstawowe etapy zarządzania projektami.

W każdym projekcie dobry plan to podstawa działań. Bez niego nie warto brać się za jego realizację. Dobry plan - czyli jaki? Taki, który uwzględnia ilość pracy, a także czas, jaki potrzebujemy na realizację każdego zadania, budżet i potencjalne ryzyko (realne i hipotetyczne). Zaplanowanie działań i zasobów, a także zdefiniowanie celów jest pierwszym krokiem, którego oczekuje od kierownika każdy zespół projektowy. W tej sytuacji bardzo przydatne są narzędzie do komunikacji w teamie, które pozwalają na praktyczne rozdzielenie zadań.

Tak naprawdę najważniejszy i najdłuższy z etapów - realizacja polega przede wszystkim na sukcesywnym osiąganiu założeń zawartych w planie. Istotną rolę pełni tutaj zaplanowany czas na wykonanie poszczególnych zadań i działanie według harmonogramu.

Jest to ważne zadanie głównie dla kierownika projektu. W efektywnym zarządzaniu projektami kontrola postępów prac powinna być sprawowana nieustannie - na każdym etapie projektu aż do jego zakończenia. Dbanie o projekt jest również tożsame z szybkim reagowaniem w razie wystąpienia jakichkolwiek błędów czy problemów z realizacją.

Projekty wymagają kontroli na wielu płaszczyznach - nie możemy mieć niepełnych, orientacyjnych danych, ponieważ to może wpłynąć na powodzenie działań. W tej sytuacji bardzo pomocny jest program do zarządzania projektami taki jak Exact for Project Management, które dostarczają dokładnych danych na temat projektu i klienta w dowolnym momencie.

Ostatnia faza, podczas której dochodzi do analizy przebiegu projektu, a także tego, czy udało nam się z sukcesem zrealizować założone cele. Na tym etapie najczęściej zdaje się raporty z realizacji projektu, zbiera się dokumentacje i rozlicza koszty projektu. Jest to też odpowiedni czas na wyciągnięcie wniosków z działań zespołu projektowego i zastanowienie się nad tym, czy zdefiniowane cele projektu zostały w praktyce wykonane.

Kierowanie projektami przy wykorzystaniu narzędzi wspierających, a także z pomocą odpowiedniej metodyki zarządzania projektami nie jest zarezerwowane wyłącznie dla dużych organizacji takich jak korporacje, ale także dla średnich i mniejszych firm. Profesjonalne zarządzanie projektem pozwoli przedsiębiorstwom szybko rozwijającym się na lepszą kontrolę realizacji zaplanowanego projektu i na osiągnięcie w praktyce wszystkich celów projektowych. Oprogramowanie Exact Project Management w formie online umożliwia m.in.:

• Tworzenie kosztorysu i kontrolę budżetu (w tym także proste określanie struktury stawek).
• Zarządzanie takimi aspektami jak całkowity czas trwania projektów, a także analiza czasowa każdego z poszczególnych zadań.
• Wgląd w przepracowane roboczogodziny i wydane zezwolenia, co może być skutecznym rozwiązaniem problemu pominiętego czasu pracy. Dzięki systemowi Exact do zarządzania projektami nasz zespół projektowy może szybko i w łatwy sposób rejestrować swój przepracowany czas.
• Udoskonalenie procesu fakturowania, ponieważ sformalizowane zostają aspekty zw. z ewidencją czasu pracy.
• Tworzenie raportów z postępu każdego z zadań. Kierownik projektu dzięki kokpitom dla menedżerów może w łatwy sposób zaplanować kolejne działania w projekcie. Dashboard ułatwia osobom decyzyjnym podejmowanie dobrych decyzji zarządczych i pełną kontrolę nad organizacją.
• Wdrożenie planu komunikacji w projekcie - system ułatwia współpracę między każdą osobą z zespołu projektowego.
• Udostępnienie wszystkim osobom zaangażowanym w projekt jedną centralną bazę danych. Pracownicy mają dostęp do tych samych informacji i pracują w ten sam sposób (nawet przy rozproszonej strukturze organizacyjnej).

Zarządzanie projektami w organizacji nie musi być trudne i skomplikowane. Dzięki systemom takim jak Exact Synergy możesz łatwo zapanować nad wszystkimi najważniejszymi procesami przebiegającymi w projekcie, a także uważnie monitorować postępy pracy. Jeśli liczy się dla Ciebie elastyczność i dobra organizacja pracy, to sprawdź oprogramowanie Project Management od Exact.