Program i system do zarządzania projektami
Rozwiązanie Exact do zarządzania projektami zapewnia stały wgląd w projekty i pozwala zwiększyć liczbę godzin możliwych do uwzględnienia w rozliczeniu. Systemy księgowości i zarządzania relacjami z klientami są płynnie zintegrowane z rozwiązaniami do pomiaru czasu, monitorowania projektów, planowania zasobów, zaopatrzenia i rozliczania.
Stały wgląd w postępy realizacji projektu i monitorowanie czasu dzięki programowi do zarządzania projektami
Firmy usługowe borykają się w swojej działalności z wieloma problemami i wyzwaniami. Klienci mają wysokie wymagania, przysłowiowa konkurencja nie śpi, a sytuacja na rynku z każdym rokiem staje się coraz bardziej dynamiczna. Liczy się przede wszystkim zadowolenie klientów, dlatego każda firma działająca w branży usług profesjonalnych pragnie zapewnić im jak najwięcej korzyści, dbając jednocześnie o najwyższą jakość usługi. Efektywna współpraca rozpoczyna się już na etapie zapoznania się z tematem, później następuje ustalenie kwestii budżetowych, następnie przedstawione są propozycje rozwiązań, a finalnie następuje realizacja zadania. Od firm usługowych wymaga się prowadzenia sprawnej komunikacji, niezawodnej obsługi i ciągłego wprowadzania innowacji.
Jest to trudne dla wielu firm z powodu braku wewnętrznej automatyzacji. Te przedsiębiorstwa muszą stawiać czoła niekończącym się arkuszom kalkulacyjnym, niezarejestrowanym godzinom pracy i budżetom. W tej sytuacji jedynym rozwiązaniem jest wdrożenie efektywnego programu do zarządzania projektami. Narzędzia tego typu umożliwiają pełną automatyzację całego procesu realizacji projektów oraz zarządzania i administrowania nimi — od ofert do płatności, struktur podziału czasu pracy, stawek, do planowani i realizacji zadań i projektów.
Odpowiedni program pomoże zarządzać zadaniami i wpłynie korzystnie na współpracę w samej firmie - system pozwoli zorganizować sprawny przepływ informacji, usprawni komunikację wewnętrzną, a przede wszystkim przyczyni się do efektywnego kierowania projektami.
Czym jest zarządzanie projektami? - definicja
Zarządzanie projektami można określić jako zbiór czynności wykonywanych w celu osiągnięcia wyznaczonych zamierzeń w określonym czasie. Na proces kierowania projektami składa się planowanie (także czasu pracy), harmonogramowanie zadań, a także realizacja i kontrola postępów pracy, co jest konieczne do osiągnięcia celów projektów.
Właściwe planowanie projektów w firmie uwzględnia także różne ograniczenia i potencjalne ryzyko, które może wpłynąć negatywnie na osiągniecie celów projektów.
Dlaczego warto zarządzać zadaniami i projektami?
Efektywne zarządzanie zadaniami i projektami niesie za sobą wiele korzyści zarówno dla klientów, jak i dla pracowników. Zarządzanie zadaniami pozwala na podniesienie efektywności pracy uczestników przedsięwzięcia, a także wydajności całego zespołu. To w dłuższej perspektywie przynosi firmie oszczędności i prowadzi do wdrażania nowych pomysłów, czego efektem jest ciągły rozwój samych pracowników, ale też całej organizacji.
Odpowiednie zarządzanie zadaniami przynosi wiele korzyści w obszarze obsługi klienta - narzędzia wspomagające ten proces wpływają na zwiększenie wydajności i efektywności dostarczania usług. To ma z kolei bezpośredni wpływ na satysfakcję każdego klienta i może sprawić, że będzie on rekomendował innym przedsiębiorstwom nasze usługi. Można więc uznać, że narzędzia do zarządzania projektami w perspektywie długofalowej pozwolą nam uzyskać przewagę nad konkurencją.
Jakie zalety ma system Project Management od Exact?
Program do zarządzania zadaniami i projektami od firmy Exact umożliwia:
- Kontrolę budżetu, a także precyzyjne i łatwe określanie struktury stawek.
- Zarządzanie czasem w projekcie.
- Uzyskanie wglądu w przepracowane godziny i wydane zezwolenia oraz rozwiązanie problemu pominiętego czasu pracy. Pracownicy mogą szybko i w łatwy sposób rejestrować swoje przepracowane godziny.
- Udoskonalenie procesu fakturowania - dzięki rozwiązaniu Exact można w łatwy sposób sporządzić prawidłowe faktury na podstawie czasu pracy. Stały wgląd w listę nieopłaconych pozycji pozwoli uniknąć zaległości, a wysyłanie przypomnień o konieczności zapłaty nie sprawi więcej trudności.
- Tworzenie raportów na temat przebiegu każdego konkretnego zadania. Kokpity menedżerskie ułatwiają dalsze planowanie działań i podejmowanie trafnych decyzji zarządczych w firmie. Rozwiązanie Exact umożliwia zachowanie pełnej kontroli nad firmą.
- Współpracę wszystkich jego użytkowników i komunikację między osobami odpowiedzialnymi za dany projekt.
- Zarządzanie miesięcznymi, kwartalnymi i rocznymi abonamentami oraz wgląd w stałe źródła przychodów i szacunki dotyczące wzrostu.
Jakie są etapy i zasady przy zarządzaniu projektami?
W zarządzaniu przebiegiem zadań i projektów wyróżniamy podstawowe etapy:
Właściwe zdefiniowanie planu
Odpowiedni plan to podstawa, bez niego nie osiągniemy sukcesu przy realizacji naszych celów. To w planie projektowym określamy najważniejsze zadania, które muszą zostać wykonane. Na samym początku powinniśmy oszacować ilość pracy, kosztorys, ryzyko realne oraz takie w założeniu hipotetycznym. Nie możemy nie uwzględnić także czasu pracy potrzebnego na osiągnięcie zadania. To zwykle na tym etapie zdefiniowany jest tzw. kamień milowy w projekcie, po którym nastąpi podsumowanie określonego zestawu zadań, bądź danej fazy.
Jednym z najważniejszych elementów jest jednak podział zadań między uczestnikami projektu. Warto wykonać plan komunikacji w projekcie, tutaj bardzo pomocne okaże się skorzystanie z programu do zarządzania projektami, który pełni funkcję pośrednika w rozdzielaniu zadań.
Realizacja
Realizacja polega na osiąganiu krok po kroku zamierzeń zawartych w planie także poprzez odpowiednie zarządzanie zadaniami. Musimy mieć na uwadze zaplanowany czas na wykonanie poszczególnych zadań.
Kontrola
Kontrola postępów pracy to coś, co powinno mieć miejsce przez cały okres trwania przedsięwzięcia. Poprzez kontrolę rozumie się ocenę wydajności członków zespołu, analizę ewentualnych zmian projektowych i budżetowych, a także monitorowanie jakości wykonywanych zadań. Kontrola łączy się również z szybkim reagowaniem w razie wystąpienia jakichkolwiek błędów czy przeciwności.
Zakończenie
Faza zakończenia projektu to zwykle podsumowanie jego przebiegu i uzyskanych efektów. Ten etap polega najczęściej na tworzeniu raportów, kompletowaniu i archiwizowaniu dokumentacji, a także rozliczaniu się z firmami zewnętrznymi. Jest to także czas na wnioski - powinniśmy dokonać oceny projektu, a nawet poszczególnych sytuacji. Spełnią one ważną funkcję podczas realizacji kolejnego przedsięwzięcia.
Dlaczego nie inne narzędzia do zarządzania projektami dla firm?
Nasz system Exact Project Management jest częścią kompleksowego rozwiązania Exact Synergy - platformy internetowej, która pozwala zarządzać, kontrolować i ulepszać sposób, w jaki współpracują i komunikują się ze sobą pracownicy całej organizacji. Program posiada w pełni zintegrowana bazę danych, do której dostęp ma każdy uprawniony pracownik i która ułatwia obieg informacji w firmie. Co zatem wyróżnia system Exact od innych tego typu rozwiązań dostępnych na rynku?
Aplikacja umożliwia dostęp do bazy danych, w tym także do narzędzia do zarządzania projektami o każdej porze dnia - wystarczy przeglądarka. Program ułatwia pracę zdalną i współpracę jego użytkowników niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
Dla firm, które realizują projekty, bardzo istotne jest, aby na bieżąco śledzić postęp prac przewidzianych harmonogramem, stopień wykonalności budżetu, czy też wykorzystanie i dostępność zasobów. Niezależnie od tego, czy jesteśmy biurem architektonicznym, firmą logistyczną, czy agencją marketingową - w obszarze projektowym przyda nam się aplikacja, która pozwala na zarządzanie zadaniami.
Historie klientówArmatech
Zaufaliśmy profesjonalizmowi Exact Software i osiągnęliśmy zdefiniowane cele. Konsultanci Exact przeprowadzili wdrożenie zgodnie z założonym harmonogramem i zaplanowanym budżetem.
Historie klientówDormakaba
W trakcie naszej współpracy z firmą Exact, polska spółka znacząco się rozwinęła i obecnie zatrudnia ponad 130 osób. System od wielu lat wspiera nas w codziennej pracy i, co najważniejsze, rozwija się wraz z nami.
Historie klientówElectro Croon
Wprowadzanie kosztów oraz przepracowanych godzin i podpinanie ich pod odpowiednie zadania definiowane przez Project Managerów, pozwala nam nie tylko zaoszczędzić czas poświęcany na procesy finansowoksięgowe i je usprawnić, ale także lepiej kontrolować projekty długoterminowe w oparciu o zaangażowanie pracowników.
Historie klientówMazars
Podnieśliśmy efektywność naszych pracowników i na bieżąco kontrolujemy rentowność realizowanych projektów.
Historie klientówOcmer
Zależało nam też na uzyskaniu bieżącego dostępu do aktualnych i bardziej szczegółowych informacji o kosztowych aspektach realizowanych projektów. Wgląd w tego rodzaju dane finansowe okazał się niezbędny do zapewnienia lepszej kontroli rentowności poszczególnych projektów.
Historie klientówHitachi Capital Polska
Jestem przekonany, że platforma, którą stworzyliśmy z Exact była jednym z głównych czynników pozwalających nam otrzymać „zielone światło” dla planu ekspansji jednocześnie w 3 krajach.
Program do zarządzania projektami
Chcesz poznać więcej możliwości Exact dla Project Management? Pobierz naszą broszurę. Masz pytania dotyczące naszych produktów lub usług? Nasz zespół chętnie na nie odpowie.