Oprogramowanie ERP Exact

Exact Globe Next jest to zintegrowany system klasy ERP II, który automatyzuje wewnętrzne procesy biznesowe przedsiębiorstwa. Ta platforma technologiczna wspomaga wszystkie obszary działania organizacji: od obsługi finansowo-księgowej, kontrolingu, zarządzania środkami trwałymi, poprzez produkcję, organizację procesów zakupu i magazynowania, aż po sprzedaż, serwis i obsługę klientów. Jedną z największych zalet systemu ERP jest modułowa budowa, która gwarantuje dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa już podczas implementacji oprogramowania. System ERP II daje pełną integrację w zakresie wymiany danych i informacji pomiędzy poszczególnymi działami, a także oddziałami firmy.

Zintegrowany system ERP Exact Globe Next posiada takie moduły jak:

• Zarządzanie finansami - ten moduł pozwala na obsługę księgowości finansowej, środków trwałych i kontraktów zakupu. Ponadto daje nam wgląd w stan przepływów pieniężnych, telebanking, monitowanie i płatności zbiorcze. Dzięki niemu możemy podejmować bardziej strategiczne decyzje - wszystko za sprawą funkcji prognozowania, tworzenia budżetów, analizy i raportowania.
• Exact dla produkcji - pozwala przede wszystkim na kontrolę procesu produkcyjnego z zachowaniem optymalnych marż. Oprogramowanie ERP wspomaga zarówno produkcję seryjną, jak i zlecenia jednostkowe. Za pomocą funkcji obliczeniowych można szybko i łatwo przeprowadzić kalkulację kosztów produkcji. Z kolei dzięki MRP II (planowanie zapotrzebowania materiałowego) można zredukować poziom zapasów, zyskując pewność, że w magazynie znajdują się tylko te artykuły, które są naprawdę potrzebne.
• Moduły WMS (Magazynowy System Informatyczny) - system ERP w logistyce wpływa na optymalizację procesów. Exact dla WMS odpowiada za gospodarkę magazynową - daje nam możliwość szybkiego i prostego śledzenia produktu w łańcuchu dostaw. Moduł pozwala także na usprawnienie procesu zakupowego, a także tych związanych z przebiegiem cyklu sprzedaży dzięki automatyzacji obsługi zamówień, zwrotów, wariantów, faktur itp.
• Handel hurtowy - Exact proponuje funkcjonalności pomagające w sprzedaży produktów i usług (w tym e-commerce). Jest to moduł ERP łączący wszystkie procesy finansowe, logistyczne i administracyjne. Sprawdzi się on zarówno w średnich przedsiębiorstwach, jak i międzynarodowych organizacjach posiadających wiele magazynów.

Exact Synergy Enterprise - to platforma internetowa, która pozwala integrować, zarządzać, kontrolować i ulepszać sposób, w jaki współpracują ze sobą wszyscy pracownicy. Połączone, pochodzące z wielu źródeł dane, wiedza i obieg dokumentów w ramach zautomatyzowanych workflow ułatwiają centralne zarządzanie i współpracę takich sektorów jak dział obsługi klienta, sprzedaży, marketingu czy HR. Webowe rozwiązanie umożliwia dostęp do bazy danych z poziomu przeglądarki 24h na dobę, przez 7 dni w tygodniu.

System Exact Synergy posiada szereg aplikacji umożliwiających m.in.:

• Zarządzanie obiegiem dokumentów - pogrupowanie wszystkich potrzebnych dokumentów w jednym, centralnym miejscu, co zapewnia łatwe wyszukiwanie i współdzielenie z innymi użytkownikami. Moduły Synergii związane z DMS (System Zarządzania Dokumentami) pozwalają np. na skrócenie nawet o połowę czasu obsługi faktur, co skutkuje poprawą wydajności w dziale księgowości i zmniejszeniem liczby zadań administracyjnych. Możliwe jest uzupełnienie systemu do zarządzania dokumentami o dodatkową funkcjonalność (OCR), pozwalającą na automatyczne importowanie danych z zeskanowanych dokumentów (takich jak faktury czy zamówienia).
• Zarządzanie relacjami z klientem - grupa funkcjonalności związanych z CRM usprawni pracę każdego działu sprzedaży. Budowanie bazy wiedzy, dokumentów, aktywności na temat poszczególnych klientów oraz grup klientów, centralne śledzenie komunikacji i transakcji to tylko niektóre widoczne korzyści, jakie niesie za sobą system CRM.
• HR - dzięki Exact Synergy są widoczne kompletne informacje i dane na temat każdego pracownika. Rozwiązania Exact dla HRM mogą zautomatyzować procesy kadrowe, co pozwoli na podejmowanie strategicznych decyzji na podstawie zawsze aktualnych, nowych i poprawnych danych.
• Zarządzanie projektami - Exact usprawnia cały proces związany z projektami i automatyzuje ich organizację w ramach jednego środowiska.
• Social Collaboration - rozwiązanie wspomaga wspólną pracę i dzielenie się wiedzą w obrębie przedsiębiorstwa.
• Narzędzia do zarządzania zasobami - pozwala m.in. na panowanie nad wykorzystaniem określonych zasobów przedsiębiorstwa - na przykład samochodów, projektorów, sal itd.

Dodatkowy moduł, który ma wpływ na planowanie procesów biznesowych to Exact Insights. Rozwiązanie proponuje nam kilka standardowych kokpitów menedżerskich, które umożliwiają szybkie i łatwe rozpoczęcie pracy. Kokpity te pozwalają na podjęcie decyzji w oparciu o Business Intelligence: analizę danych.

Wybór systemu ERP to bardzo istotne przedsięwzięcie. Przedsiębiorstwa zaopatrują się w system ERP zwykle na 8-10 lat. Istotne jest więc, żeby system nie zawiódł po kilku pierwszych latach funkcjonowania w organizacji. Od czego więc zacząć? Pierwszym krokiem powinno być zdefiniowanie potrzeb, jakie ma nasza firma. Warto dokładnie opisać swoje aktualne procesy biznesowe, chociażby to, jak jest zorganizowane zarządzanie zapasami, fakturowanie, księgowość, kontrola stanów magazynowych itd. Należy też zastanowić się nad tym, co w każdym procesie można poprawić. Jest to taki moment, w którym niezbędne będzie zaangażowanie pracowników, nie tylko dla samego wsparcia, ale również dlatego, że właśnie oni najlepiej znają swoją sytuację i często mają szereg różnych potrzeb.

Dobry dostawca ERP software powinien uwzględnić indywidualne potrzeby klientów. Dla większości firm ważna jest możliwość stworzenia spersonalizowanych, dedykowanych rozwiązań, które uwzględniają specyfikę danej branży lub złożoności procesów. Każda organizacja ma inne priorytety, dlatego systemy ERP do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa muszą być dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy. Narzędzia powinny być w pełni kompatybilne i konfigurowalne, oferując każdej firmie unikalne rozwiązanie.

To nad czym firma powinna się również zastanowić, to kwestia wdrożenia systemu. Warto zadać sobie pytanie, czy chcemy, aby oprogramowanie działało na serwerach firmowych, w chmurze prywatnej lub publicznej? A może preferujemy model mieszany? Każda z opcji ma swoje wady i zalety, więc trzeba tę kwestię dobrze przeanalizować. Jeśli chcesz mieć możliwość zmiany metody wdrażania w przyszłości, wybierz dostawcę, który oferuje swobodę wyboru i możliwość zmiany usług.

Ważnym aspektem dla przedsiębiorstwa jest również to, czy dostawca zapewnia system elastyczny i skalowalny. Zakładając, że nasza firma będzie się rozwijać, a w konsekwencji zwiększać liczbę zasobów, choćby w postaci pracowników, musimy mieć pewność, że system ERP będzie sprawnie działał w warunkach stale rosnącej liczby nowych użytkowników lub zwiększającej się objętości przetwarzanych danych.

Wielkość firmy ma przy wyborze systemu ERP również bardzo istotne znaczenie. Jeśli nasza firma jest na tyle duża, że obejmuje parę oddziałów lub grupę spółek, to potrzebujemy oprogramowania, które posada wiele legislacji i różnych wersji językowych, banków, walut i systemów prawnych. W przypadku niewielkiej firmy znakomicie się sprawdzą lokalne, prostsze rozwiązania.

Jeśli nie masz pewności, czy dostawcy, którzy są w obszarze Twojego zainteresowania, spełnią oczekiwania, to stwórz zapytanie o informacje (RFI). Skierowanie do potencjalnych dostawców RFI, umożliwia uzyskanie w krótkim czasie odpowiednich informacji o ofertach.