Alewijnse

Funkcje samoobsługowe są dziś standardem. Kolejny etap rozwoju nastąpi, gdy systemy zarządzania personelem staną się całkowicie zbędne. Ta sama hipoteza przyświecała firmie Alewijnse. Jej plan zakładał sprowadzenie administracji do jednego systemu HR. Jak osiągnąć ten cel w siedmiu krajach, w których obowiązują różne wymogi lokalne, a pracownicy nie zawsze mają dostęp do komputerów?

Alewijnse jest producentem rozwiązań elektrotechnicznych i to zgoła innych, niż te spotykane w naszych domach. Działalność Alewijnse ma dużą skalę i złożony charakter. Cechuje ją także wysoki poziom wyspecjalizowania. „Nasza praca obejmuje między innymi nowoczesne superjachty. Są one pełne zaawansowanych systemów elektrycznych, teleinformatycznych, rozrywkowych i nawigacyjnych” — wyjaśnia Wouter van de Loo, dyrektor ds. HR. To holenderskie rodzinne przedsiębiorstwo zawdzięcza międzynarodową sławę swojej specjalistycznej wiedzy w dziedzinie instalacji dla branży i sektora morskiego. Alewijnse istnieje od ponad 125 lat, zatrudnia 1200 osób i prowadzi działalność w 7 krajach.

Międzynarodowa firma rodzinna

Firma z Holandii zbudowała swoją markę w oparciu o specjalistyczną wiedzę. Pracownicy Alewijnse są obecni we wszystkich zakątkach świata — od Rumunii po Wietnam i od Chin po Curacao. Wouter: „Wielu pracowników realizuje projekty za granicą, np. w Gałaczu (we wschodniej Rumunii), we Francji, w Indonezji i w Hiszpanii. Pracujemy w miejscach, w których buduje się okręty, a mimo to od zawsze pozostajemy firmą rodzinną. W Alewijnse wszyscy znamy się bardzo dobrze”.

Praca za granicą była bardzo nieefektywna. Wouter: „Nasze systemy nie były ze sobą połączone. Zatem, gdy pracownik z Rumunii realizował projekt na terenie Holandii, nie wiedzieliśmy, jak działa tamtejszy system wynagrodzeń lub oceny. Nasze systemy zarządzania pracownikami były skonfigurowane w sposób lokalny. Jeśli jednak dążymy do współpracy zakrojonej na szeroką skalę, niezbędny jest prosty system rejestrowania, który dodatkowo wyeliminuje potrzebę posiadania fizycznych dokumentów. Chcieliśmy także uzyskać lepszy wgląd w proces delegowania pracowników oraz dodatkową kontrolę w tym obszarze. Chcieliśmy wiedzieć, którzy specjaliści pracują nad poszczególnymi projektami oraz czy są w stanie dostarczyć w ich przypadku maksymalnie wysoką wartość”.

Firma Alewijnse szukała nowoczesnego systemu automatyzującego zadania HR oraz zdolnego zapewnić funkcje samoobsługi pracownikom i menedżerom. „Wielu menedżerów zespołów chce dysponować wglądem w określone zagadnienia i samodzielnie kontrolować je. Takie rozwiązanie jest przyjazne dla użytkowników i eliminuje wiele utrudnień związanych z administracją. Niestety, wciąż musimy radzić sobie z różnicami pomiędzy poszczególnymi krajami. W Europie Zachodniej automatyzacja zapewnia nam znaczną przewagę, jednak w innych krajach pewne rozwiązania są bardziej tradycyjne, a pracownicy wciąż nie są przyzwyczajeni do samodzielnego załatwiania swoich spraw. To jednak tylko kwestia czasu”.

Jak powiedzieć po rumuńsku „numer ubezpieczenia społecznego”?

Lokalne wymogi nie ułatwiają poszukiwań pojedynczego międzynarodowego systemu. Szukaliśmy możliwości włączania i wyłączania określonych funkcji, takich jak samoobsługa przez pracowników. Wouter: „Niewiele organizacji na świecie dysponuje w pełni międzynarodowym systemem. Często punktem wyjścia jest dla nas system holenderski, którego zasady tłumaczymy na język angielski. Jak jednak wyjaśnić rumuńskiemu pracownikowi, czym jest numer ubezpieczenia społecznego? W Rumunii takie pojęcie nie istnieje – podobnie jak, między innymi, składki na ubezpieczenie na wypadek bezrobocia. Mimo to Exact pozwala na wprowadzanie lokalnych modyfikacji. Właśnie takiego rozwiązania szukaliśmy!”

Firma Alewijnse zdecydowała się na korzystanie z rozwiązań Exact Globe oraz Exact Synergy Enterprise. Dzięki inteligentnym przepływom metody wykonywania pracy są w dużej mierze takie same we wszystkich krajach. Wouter: „Z pomocą Exact byliśmy w stanie zaprojektować efektywne przepływy pracy. Objęły one wszystkie typy zmian — takie jak zmiana adresu, zgłoszenie choroby czy też podróż za granicę”. Już teraz widoczne są korzyści płynące ze stosowania jednolitego sposobu rejestrowania danych. Dzięki temu firma Alewijnse planuje w dalszym stopniu rozszerzyć swoją działalność. „Dodaliśmy już opcję rejestrowania danych bezpieczeństwa i wypadków. W przyszłości planujemy wzbogacić system również o funkcje zarządzania wydajnością. W ten sposób chcemy śledzić kompetencje i rozwój naszych pracowników w jeszcze większym stopniu. Dążymy do tego, aby ich specjalistyczna wiedza była wykorzystywana z maksymalną efektywnością — tak, aby nasi klienci odnosili jak największe korzyści”.

Rezultat: wygoda, wgląd i oszczędności

Udało się znacząco zredukować skalę utrudnień związanych z administracją. „Pracownicy i menedżerowie wprowadzają informacje online, a dział HR otrzymuje stosowne powiadomienia i sprawdza uzyskane dane. To wszystko. Po zakończeniu całego przepływu informacji zmiana jest automatycznie rejestrowana w systemie. Takie rozwiązanie pozwala wyeliminować wiele czynności oraz telefonów i kontaktów w sprawie wsparcia. Rozwiązanie Exact jest oparte o sieć Web, dzięki czemu możemy logować się do niego z każdego miejsca na świecie i przetwarzać wymagane przepływy. Płynne działanie podstawowych procesów daje nam, między innymi, więcej czasu na rozwój pracowników. A taki właśnie był nasz ostateczny cel!”