Cold Chain Technologies: Exact RPA

Kiedy firma Cold Chain Technologies przeszła na system ERP firmy Epicor, potrzebowała rozwiązania, które umożliwiłoby jej dalsze korzystanie z systemu Exact Synergy. Za pośrednictwem GLM Systems firma otrzymała rozwiązanie Exact RPA, które w pełni integruje system Synergy z nowym systemem ERP. Teraz pracownicy korzystają z bezproblemowego zarządzania procesami z dynamicznymi, zautomatyzowanymi przepływami pracy. Rozmawialiśmy z Shawnem Gamble, starszym analitykiem systemów ERP i specjalistą ds. integracji w Cold Chain Technologies, o tym, co ta integracja oznacza dla jego firmy.

Nadążanie za biznesem

Firma Cold Chain Technologies rozpoczęła działalność w 1967 roku jako firma zajmująca się pakowaniem żywności w rejonie Bostonu, dostarczając rozwiązania chłodzące do transportu świeżych homarów na rynek. Obecnie firma stała się jednym z najbardziej zaawansowanych technologicznie dostawców produktów chłodzących dla przemysłu biotechnologicznego na świecie.

„Często żartujemy, że każdy może włożyć wodę do worka, zamrozić ją i sprzedać", mówi Shawn Gamble, starszy analityk systemów ERP i specjalista ds. integracji w Cold Chain Technologies. „To, co nas wyróżnia, to badania, które prowadzimy. Certyfikujemy wiele naszych produktów dla przemysłu biologicznego, co oznacza, że mamy gwarancję, że pozostaną one w bardzo określonych zakresach chłodzenia."

Shawn pracuje w Cold Chain Technologies od siedmiu lat. W tym czasie był świadkiem nieustannego rozwoju firmy. W miarę rozwoju działalności Cold Chain Technologies zaczęła szukać nowego systemu ERP, który lepiej odpowiadałby jej potrzebom. „Byliśmy w punkcie, w którym byliśmy gotowi przejść na nowy system ERP" - mówi Shawn. „Po przetestowaniu różnych innych rozwiązań zdecydowaliśmy się na Epicor".

Wraz z nowym systemem ERP firma Cold Chain Technologies chciała nadal korzystać z systemu Exact Synergy, który od dawna jest zaufanym narzędziem w firmie. „Są trzy rzeczy, które Synergy robi dla nas naprawdę dobrze" - mówi Shawn. „Są to: zarządzanie dokumentami, przepływy pracy i kojarzenie wszystkich różnych podmiotów w naszych bazach danych". Aby nadal korzystać z tych funkcji, firma Cold Chain Technologies musiałaby zintegrować rozwiązanie Synergy z systemem Epicor.

Wypełnianie luki

Wyzwaniem, przed którym stanął Shawn i jego zespół, było zapewnienie powodzenia integracji. Zmniejszenie różnic między systemami Epicor i Synergy przyniosłoby duże korzyści biznesowe. Umożliwiłoby firmie dalsze korzystanie z zaufanego systemu zarządzania procesami - Synergy. Pozwoliłoby to zaoszczędzić czas i pieniądze, ponieważ nie byłoby potrzeby ponownego szkolenia pracowników w zakresie korzystania z nowego systemu. Ponadto firma mogłaby nadal korzystać z produktu, który już posiada, zamiast licencjonować nowe produkty do wykonywania tych samych zadań.

Na szczęście Shawn jest jednym z największych ekspertów w dziedzinie Synergy w Stanach Zjednoczonych. Od 2009 do 2011 roku był nawet prezesem ogólnokrajowej grupy użytkowników Synergy. Pomimo imponujących referencji, Shawn opisuje swoją pracę jako „sprawianie, aby Synergy pracowało dla firmy". I jest to ważne zadanie, ponieważ, jak twierdzi Shawn, „używamy Synergy we wszystkich obszarach naszej firmy. Moja rola polega na utrzymywaniu jej w stanie gotowości do pracy i na wprowadzaniu zmian wraz ze zmianami w naszej działalności".

Jako doświadczony specjalista ds. integracji Shawn wiedział, że podczas integrowania systemu Synergy z firmą Epicor pojawią się pewne luki. „W każdym oprogramowaniu znajdą się luki" - mówi. „Kluczowe znaczenie ma to, jak dobrze firma współpracuje z firmami zewnętrznymi i innymi dostawcami oprogramowania".

Shawn współpracował również w przeszłości z firmą GLM Systems, twórcą rozwiązania Exact RPA, przy licznych projektach integracyjnych. Wiedział, że oprogramowanie Exact RPA będzie idealnym rozwiązaniem do integracji systemu Synergy z firmą Epicor.

„Exact RPA umożliwił tę integrację" - mówi Shawn. „Możliwość zintegrowania systemu Synergy z naszym nowym systemem ERP była dla nas ogromną korzyścią. I na szczęście Exact RPA pojawiło się we właściwym czasie. Całkowicie pasowało do naszego harmonogramu wprowadzania nowego systemu ERP."

Czerpanie korzyści

Shawn mówi, że dzięki Exact RPA firma Cold Chain Technologies korzysta teraz z systemu Synergy równolegle z nowym systemem ERP. Jeśli chodzi o zarządzanie przepływem pracy, Shawn mówi, że Synergy daje jego firmie elastyczność w projektowaniu dynamicznych, zautomatyzowanych przepływów pracy dzięki specjalnej funkcji znanej jako „silnik reguł". Pozwala to Shawnowi i jego zespołowi na opracowywanie zaawansowanych reguł, które automatycznie przypisują zadania na podstawie wcześniej zdefiniowanych warunków.

Shawn mówi: „Silnik reguł pozwala mi dać użytkownikom to, czego chcą. Nie obchodzi ich, jak to działa. Wiedzą tylko, że to działa."

Projektowanie i automatyzacja przepływów pracy

„Silnik reguł pozwala na naprawdę dużą wyobraźnię przy projektowaniu przepływów pracy" - mówi Shawn. „Używamy go do automatyzacji przepływów pracy w praktycznie wszystkich obszarach naszej firmy". Exact RPA utrzymuje również skojarzenia dotyczące zarządzania przepływami pracy w miejscu za każdym razem, gdy w systemie ERP tworzone są nowe elementy. Gdy dokument jest aktualizowany w systemie Epicor, Exact RPA umożliwia jego automatyczną aktualizację również w systemie Synergy.

„Kiedyś istniały dane nadrzędne i podrzędne. Dobre jest to, że teraz na poziomie pola można określić, który element jest nadrzędny, a który podrzędny" - wyjaśnia Shawn. „Pozycja w systemie Epicor może być na początku elementem nadrzędnym, ale zmiana wprowadzona w programie Synergy może zostać określona jako nadrzędna, dzięki czemu informacje w systemie Epicor są automatycznie aktualizowane".

Dynamiczne rozwiązanie do zarządzania procesami

Shawn wie, że jego użytkownicy oczekują, że ich oprogramowanie do zarządzania procesami będzie działać i pomagać im w łatwiejszym wykonywaniu pracy. „Używanie Exact RPA z Synergy oznacza, że nie muszę mówić moim użytkownikom 'nie', gdy o coś proszą" - mówi. Jest to dokładnie takie dynamiczne rozwiązanie do zarządzania procesami, jakiego potrzebuje firma Cold Chain Technologies w miarę dalszego rozwoju.