Une administration plus rapide et plus efficace grâce à la communication contextuelle

Il est plus important que jamais de pouvoir compter sur une comptabilité à jour ; en effet, vos clients ont besoin d'une vue immédiate sur leur flux de trésorerie. En tant qu’expert-comptable et sur la base de ce flux, vous conseillez votre client sur la meilleure façon de traverser la crise du coronavirus et d'atteindre par la suite un niveau de performance sans précédent. Pour ce faire, vous devez rassembler tous les documents nécessaires ainsi que, naturellement, tous les autres éléments manquants. Une tâche à la fois coûteuse et fastidieuse. Exact Online Accountancy vous apporte la solution ! En effet, en travaillant plus rapidement et plus efficacement avec vos clients, la comptabilité est constamment tenue à jour.

Éléments manquants : Un processus chronophage et potentiellement source d’erreurs

Le traitement des éléments manquants est un processus chronophage et potentiellement source d’erreurs. Une réponse claire se fait souvent attendre. Devoir retrouver tous ces éléments manquants est une activité fastidieuse pour l’expert-comptable ou le bureau administratif, et peut susciter une irritation chez le client. Voilà qui ne constitue d’ailleurs pas vraiment une base solide pour une relation de confiance entre le client et l'expert-comptable. Par ailleurs, comme plusieurs questions restent sans réponse, il arrive souvent que l'administration ne soit pas tout à fait correcte, complète et à jour. Alors qu’il est justement très important pour les entrepreneurs de disposer d’une comptabilité parfaitement en ordre. Mais, nous avons trouvé une solution à ce problème : la communication contextuelle.

Réclamer directement les documents manquants

SImaginons qu’il manque une facture ou un reçu justificatif. L’expert-comptable ou le comptable lance un chat directement à partir de l’écran « Traitement des relevés bancaires » et demande à son client de fournir le document manquant. Vous posez donc la question au niveau de la ligne bancaire pertinente et le client reçoit immédiatement cette question via Mon [Coach], avec toutes les informations contextuelles nécessaires.

Nouveau : Livraison via Mon [Coach] et directement au service de scan

Le client reçoit une notification « push » sur son smartphone ou une notification par courriel (c’est vous et votre client qui le déterminez). Votre client peut directement vous fournir le document depuis l'appli Mon [Coach]. Par exemple en prenant une photo du reçu manquant. La nouveauté réside dans le fait que le document livré est désormais directement transmis au service de scan. Il en résulte une proposition de comptabilisation automatique. De plus, l’expert-comptable est en mesure de retrouver immédiatement le document avec le relevé bancaire. Ceci permet une administration correcte, complète et à jour, et offre à l’entrepreneur un aperçu en temps réel de ses chiffres.

Nouveau : Poser des questions sur les comptabilisations d’achat et de vente

Cette facture d’achat relève-t-elle de votre sphère privée ou s’agit-il d’une facture professionnelle ? Cette transaction correspond-elle à un investissement ou doit-elle être comptabilisée en tant que frais ? Concerne-t-elle des dépenses de marketing ou des frais de personnel ? Toutes sortes de questions (éléments manquants) peuvent se poser lors de comptabilisations d’achats. Dans le cas de comptabilisations de ventes également, d’ailleurs. C’est pour cette raison que nous avons enrichi la communication contextuelle. Désormais, l’expert-comptable peut aussi poser des questions sous forme numérique au client directement depuis le livre d’achats et de ventes. Là encore, directement pour la comptabilisation correspondante. À nouveau, le client peut répondre rapidement et directement à cette question via Mon [Coach]. Bref, un nombre encore plus réduit de démarches et un gain de temps accru dans le traitement numérique des éléments manquants.

Courte et concise

La fonction de chat rend la communication claire, courte et concise. Posez des questions spécifiques et le lien vers la comptabilisation correspondante sera automatiquement établi pour vous. Vous laissez les clients ajouter les documents manquants à la ligne bancaire correcte et vous pouvez dire adieu aux procédures lourdes et susceptibles d’entraîner des erreurs.

Activer la communication contextuelle

Cette fonctionnalité est disponible pour les administrations clients No Hands et No Hands Unlimited et ne fonctionne qu’en combinaison avec Mon [Coach]. La fonction de chat s’active via l’écran de droite. Vous n’utilisez pas encore Exact Online Accountancy ? Demandez un abonnement d’essai gratuit et découvrez toute la puissance d’Exact Online Accountancy sans engagement.