Exact lance une solution automatisée pour la gestion des comptes débiteurs

D’après le baromètre 2021 d’Exact sur les PME, l'accélération du paiement des factures, de même que les charges administratives sont les principaux défis comptables que rencontrent les PME. Avec l'introduction du software Exact Online Accounts Receivable, Exact allège dorénavant ces contraintes. Le logiciel envoie automatiquement des rappels de paiement au client, ce qui permet de gagner du temps et d'accélérer la disponibilité du fonds de roulement pour les organisations. En outre, l'e-mail de suivi comprend également un lien de paiement. Celui-ci permet au destinataire de payer directement via Bancontact, une carte de crédit, ou Apple Pay par exemple.

« Avec cette solution automatisée, nous pouvons supprimer une grande partie de la charge administrative reposant sur les PME, étant donné que les rappels sont envoyés par le système en fonction du bon scénario de communication. Le logiciel intelligent détermine, pour l'utilisateur, le message le plus efficace à adresser au client en question. Les entrepreneurs ont ainsi le temps de se consacrer à d’autres tâches importantes, tandis que le logiciel recouvre les créances en attente sans que la relation avec le client ait à en souffrir », explique Sigrid Jansegers, Sales Director de la société de logiciels Exact.

L'un des grands avantages de ce nouveau software est que le logiciel est capable de sélectionner de façon autonome le bon moyen de communication à adopter avec le client. Sur base de l'historique du comportement de paiement d'un client en particulier, la solution utilise l'intelligence artificielle pour choisir le bon ton : amical, neutre ou strict. Les clients qui paient normalement leurs factures à temps reçoivent donc un e-mail plus doux que les clients systématiquement en retard.

En pratique, cela fonctionne comme suit : si le client A paie toujours ses factures à temps, le scénario amical sera automatiquement proposé pour assurer le suivi du paiement. Si, en revanche, le client B paie ses factures avec un délai de façon récurrente, alors le scénario strict sera proposé.

Les trois scénarios sont immédiatement disponibles, mais peuvent aussi être facilement adaptés à la demandes des utilisateurs. Un tableau de bord clair permet à l'utilisateur du système de voir exactement ce qui est prévu. Il leur permet d'avoir la main sur toute la communication et d'ouvrir des actions pour la gestion des comptes débiteurs. Si nécessaire, les organisations peuvent encore apporter des ajustements à la méthode de communication et/ou au calendrier.

En outre, l'utilisateur peut choisir le moment où un client doit faire l'objet d'un suivi, par exemple trois jours après l'échéance du paiement. Il est également possible de recevoir un rappel téléphonique automatique avant le message de suivi du paiement. De cette façon, la gestion des comptes débiteurs est entièrement automatisée, mais les organisations gardent le contrôle et peuvent effectuer des ajustements manuels dans leur tableau de bord.

Exact Online Accountancy s'est enrichi de fonctionnalités de reporting. Grâce à ces nouvelles possibilités, le comptable pourra connaître les clients davantage. Notamment, des fonctionnalités budgétaires avancées, de multiples pages de tableau de bord et un nouvel aperçu du bilan ont été ajoutés.

Les clients peuvent dorénavant utiliser l'application Exact Inventory Management pour introduire leur logistique de stock directement ; ce qui évite les erreurs d'inventaire. Désormais, l'application permet également l'utilisation des scanners Zebra TS21/26 Android. Les utilisateurs peuvent donc directement scanner les codes-barres, sans avoir à recourir à un téléphone ou à un autre appareil portable.

Alors que les clients doivent actuellement effectuer plusieurs actions via Exact Online afin de clôturer leur exercice financier, tout sera désormais traité à partir d’une seule et unique page claire. Il y sera également plus facile de faire des comparaisons avec les années précédentes.

La communication InContext a été enrichie d'une nouvelle fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de poser rapidement et facilement des questions à leur comptable. Après avoir créé une facture, il est possible de laisser un commentaire ou une question utile sur le contexte de celle-ci. Cela rend dès lors les détours par e-mail ou WhatsApp superflus.

L'environnement de bureau des comptables est également amélioré. Grâce à un CRM et un Time & Billing améliorés, les comptables ont une meilleure maîtrise de leur propre charge de travail. Par exemple, de nouveaux utilisateurs peuvent être ajoutés plus rapidement au sein-même de fichiers clients, les comptables peuvent apposer des filtres sur les clients personnels plus rapidement et les nouveaux profils de clients sont également créés plus rapidement.

Il n'est pas toujours aisé de garder une vue d'ensemble efficace des produits et services qui sont livrés et payés à la semaine. Grâce à la mise à jour de la période de facturation hebdomadaire liée aux abonnements, il est désormais possible de facturer les clients sur une base hebdomadaire dans le module des abonnements. De cette façon, la facturation mensuelle peut être omise et la différence du nombre de semaines entre les différents mois est prise en compte.

Exact Globe+ est la toute dernière version en date d'Exact Globe. Cette mise à jour, proposant une expérience moderne ainsi que les technologies les plus récentes, est maintenant disponible pour les clients nouveaux et existants. Grâce aux améliorations techniques apportées au logiciel, les futures applications pourront être mises en œuvre plus rapidement et plus facilement. D'autres fonctionnalités seront également connectées avec plus de facilité. De cette façon, Exact anticipe l'avenir ; et les utilisateurs peuvent être préparés aux changements qui y correspondent.

Un aperçu complet des mises à jour de la version Spring ’22 Release est disponible ici.