Premières mesures en cas de défaut de paiement : cinq conseils pour obtenir le paiement de vos factures

Les chefs d'entreprise craignent qu’en moyenne, 13 % de leurs factures en souffrance ne soient finalement pas payées, selon le Baromètre PME 2021. Si les paiements arrivent structurellement en retard ou ne rentrent pas, le chef d'entreprise peut rencontrer des problèmes pour payer ses propres factures. Dans le pire des cas, une faillite s'ensuivra. Le préjudice total des factures impayées peut atteindre 12,9 milliards d’euros.

« Tout chef d'entreprise risque d'être confronté à des factures impayées depuis trop longtemps – jusqu’au point où l’encaissement n’est plus possible. Cela engendre du stress et de l'inconfort entre les parties concernées, car il est souhaitable que toutes les factures soient payées normalement. La gestion de l’entreprise s'en trouve impactée et les tentatives d’encaisser des factures impayées coûtent cher. Il existe plusieurs manières d'aborder ce genre de situation », explique Marcus Schuite, Solution Marketeer chez Exact.

Comment gérer les mauvais payeurs ? Marcus donne cinq conseils pour limiter les dégâts et éviter les défauts de paiement.

1. Rendez visite à votre client

Un ballon de football gonflé rebondit mieux qu’un ballon percé, avait un jour déclaré un gardien de but plein de sagesse. Cette métaphore s’applique également aux entreprises. Plus le lien avec un client est détendu, plus il se relâche. En substance, il s’agit bien entendu des services fournis et de leur paiement. Des lignes plus courtes permettent d'avoir une meilleure vue d'ensemble des offres et des éventuelles réclamations du client quant à des services non fournis.

2. Mettez-vous d'accord avec le client sur les factures

Il est possible que les clients appliquent un système de facturation différent du vôtre. Veillez à ce que votre facture corresponde aux souhaits du client. Le client souhaite recevoir la facture au format PDF ou XML ? Vous ne savez pas avec certitude si la facture a bien été reçue ? N’attendez pas trop longtemps et appelez le client pour en discuter. Vous serez ainsi plus rapidement rassuré et le client verra que vous mettez tout en oeuvre pour régler le problème.

3. Automatisez la gestion de vos débiteurs

Gagnez du temps et de l’argent en investissant dans des solutions de gestion intelligente des débiteurs. Elles vous permettent de créer et envoyer des factures en quelques clics. Vous pouvez aussi configurer un cycle de facturation qui envoie automatiquement des rappels de paiement lorsqu’un client n’a toujours pas payé après un certain nombre de jours. Et si une facture n’est pas réglée dans le délai de paiement imparti, vous recevez une notification. Vous avez ainsi toujours une vue d’ensemble de la situation et vous perdez moins de temps à gérer vos débiteurs.

4. Faites appel à un tiers indépendant

Le fait d’examiner les possibilités de paiement avec un tiers indépendant ne peut qu'améliorer la relation – les deux parties se sentent en confiance et une issue orientée résultats peut être envisagée. Faire appel à un bureau de recouvrement est une démarche agressive qui peut pénaliser la relation. Vous voulez bien entendu éviter d'en arriver là, surtout s’il s’agit de clients fidèles qui achètent des produits et services depuis des années.

5. Négociez des accords

Si cela paraît logique, il arrive régulièrement que l'on néglige cette étape. Les accords sur papier fonctionnent mieux que les accord téléphoniques. C'est d'autant plus vrai lorsqu'il s'agit de délais de paiement. Ceux-ci doivent être écrits noir sur blanc, et être accompagnés de conditions de paiement – c'est à cela que servent les factures. Si vous fixez les conditions à l’avance, vous éviterez toute discussion ultérieure. Il est facile de prévoir ces accords dans le logiciel que vous utilisez pour la gestion des débiteurs. Il en va de même, par exemple, pour les clients qui éprouvent des difficultés à régler un paiement : vous pouvez alors convenir d'un accord de paiement et en assurer facilement le suivi via votre logiciel.

En tant que chef d'entreprise, veillez donc à bien appréhender le comportement des mauvais payeurs et à avoir une gestion des débiteurs en ordre. Vous éviterez ainsi beaucoup de stress et maintiendrez une excellente relation avec le client.