Pourquoi est-il si important d'effectuer correctement le suivi des heures ?

Les entreprises de gestion de projets profitent pleinement de la reprise économique. Pourtant, certaines choses pourraient être améliorées. Pas moins de 5 % du chiffre d’affaires des bureaux de conseil et de consultance sont perdus avant même d'être réalisés. C'est notamment dû à des erreurs dans les factures, à des heures non facturables en raison de projets mal maîtrisés et à des erreurs dans le suivi des heures. Ainsi, il ressort du Baromètre PME 2016 que 26 % des prestataires de services professionnels estiment qu'être payé à temps constitue un défi.

Non seulement la finalisation du projet, mais aussi un suivi des heures défaillant peuvent susciter la polémique, de sorte que le paiement de la facture se fait attendre. C’est dommage, n’est-ce pas ? En tant qu’entreprise de gestion de projets, vous vendez un produit intangible. Vous ne le stockez pas dans un entrepôt, vous ne le mettez pas en vitrine et vous ne vendez pas de stock excédentaire lors de soldes. Vos activités sont mesurées en fonction du temps presté. Voilà pourquoi le suivi des heures doit être géré correctement. C’est l'épine dorsale de votre entreprise.

Les chauffeurs de taxi savent précisément ce qu’un trajet leur rapporte grâce au taximètre. Sans cet enregistrement, leurs clients remettraient en cause le prix, car il n'y aurait pas de base financière à leur prestation de service. Ce n’est pas pour rien si des taxis aux quatre coins du monde disposent d'un compteur. Pourtant, beaucoup de prestataires de services procèdent encore au suivi des heures sans base structurée. Ils n’encodent absolument rien ou enregistrent les heures dans un tableur qui se perd parmi d’autres documents. C’est étrange !

34 % des prestataires de services professionnels travaillent désormais avec un système intégré de gestion de projet et d’administration. Le principal avantage réside dans l’encodage unique de données qui peuvent être utilisées à de multiples reprises. Enregistrez les heures prestées via une appli sur votre smartphone ou tablette. Une telle appli est simple et vous l’avez toujours à portée de main, ce qui vous évitera de ne pas facturer certaines heures. La facture est générée automatiquement grâce à l’intégration des systèmes. La facture est donc correcte car elle est basée sur le suivi des heures. Vous travaillez avec un autre modèle de décompte ? Dans ce cas également, vous aurez une vue d'ensemble de tous les aspects de vos projets. Vous obtiendrez ainsi un aperçu de la productivité par collaborateur, tandis que le nombre d’activités non facturables diminuera. Le cas échéant, vous pourrez adapter vos tarifs sur cette base.

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