Transfuse sur Exact Online Comptabilité

Fruit de l’expérience personnelle de près de 30 ans de Rudi Vandrepotte, actuel associé et administrateur gérant, Transfuse s’est donné comme défi d’obtenir une numérisation à 100 % afin de se préparer à la robotisation de demain. Employant 7 collaborateurs, la société est parvenue à faire comprendre à ses clients les avantages du scanning. Ainsi, plus besoin de classeurs papier à apporter à son comptable ou son expert-comptable en fin de mois ou de trimestre, après avoir classé ses différents documents, d’où un important gain de temps. De même, fini de classer et de conserver ses factures qui sont désormais stockées au format numérique (le document papier pouvant être directement jeté à la poubelle). En outre, le fait de scanner ses documents au jour le jour permet d’obtenir une comptabilité constamment à jour (Transfuse passe avec ses clients intéressés un accord garantissant une mise à jour de la comptabilité chaque vendredi afin que le client dispose le lundi d’un état des lieux précis de ses résultats lui permettant de gérer ses paiements et sa trésorerie au départ d’Exact). La gestion du scanning se fait de manière simple sans devoir manipuler des fichiers, grâce à la solution « Demat’Box » de « Sagemcom ». Celle-ci se révèle idéale pour les petites et moyennes structures, tandis que les plus grandes organisations disposent en général du matériel adapté pour l’envoi sur les adresses mail des différents journaux présents dans Exact. Ajoutons que pour les factures numériques (format XML ou UBL), Transfuse utilise le système « OCR » (reconnaissance optique de caractères) d’Exact et un système d’envoi automatisé vers les adresses mails spécifiques des différents journaux d’Exact.

« Paperless » et « printerless »

Désormais, le défi est relevé puisque Transfuse est un cabinet 100% « paperless » et 100% « printeless ». La solution de comptabilité dans le cloud offre non seulement une sécurité accrue, mais permet une disponibilité en ligne permanente tant pour l’équipe interne que pour les clients. En outre, l’interconnexion d’Exact avec les différentes API internes et les clients assure une gestion plus efficace des dossiers, tandis qu’il n’est plus nécessaire de disposer de serveurs internes pour la gestion des différentes comptabilités.

Logiciel robuste et de qualité, Exact se révèle être un outil de comptabilité performant et orienté vers les nouvelles technologies grâce à une équipe de développeurs qui assurent la pérennité du produit. De plus, la solution assure une interconnexion avec les API existantes ou à développer.

A cet égard, Transfuse a développé une API permettant l’intégration entre « Exact On Line » et la plateforme de reporting « Silverfin ». « L’API développée entre les deux plateformes nous permet de gérer nos dossiers de clôture complètement de manière digitale puisque nous réalisons l’entièreté de la clôture dans « Silverfin » et ce jusqu’aux comptes annuels et la déclaration fiscale. En outre, les données sont continuellement synchronisées entre « Exact On Line » et « Silverfin ». Par ailleurs, nous utilisons des rapports spécifiques dans « Silverfin » pour effectuer le reporting à destination de nos clients. Enfin, nos clients disposent d’un espace dédié dans « Silverfin » dans lequel nous mettons à leur disposition l’ensemble des informations les concernant », explique Rudi Vandrepotte, associé et administrateur gérant de Transfuse.

Vers le « no hands accounting »

Aujourd’hui donc, la numérisation, l’automatisation, le « paperless » et le « printerless » font partie intégrante du quotidien de Transfuse. « Pour nous, il s’agit d’ailleurs déjà presque de ‘l’histoire ancienne’ », ose encore dire Rudi Vandrepotte. Dressant le bilan du projet, l’administrateur gérant ajoute : « Si la numérisation est mise en place suivant une méthodologie appropriée, il est en outre possible de réduire les pics de travail, ce qui offre une qualité de travail et de vie encore améliorée pour chaque membre du personnel. Chez Transfuse, la numérisation a permis de réduire considérablement le travail d’encodage. Certains estimeront que cette réduction de l’encodage induit une perte de chiffre d’affaires, mais je considère au contraire que cette approche permet d’améliorer la satisfaction des clients, d’avoir des données à jour beaucoup plus rapidement et de fournir des conseils à plus haute valeur ajoutée. C’est d’ailleurs ce que le client attend et il s’agit là de l’aspect le plus passionnant de notre métier. In fine, tout le monde y gagne. La profession doit se tourner vers demain afin de réussir les défis qui nous attendent et qui sont la robotisation et le « no hands accounting. »

Pour Transfuse donc, le cabinet de demain doit être capable de mettre à disposition de ses clients une information financière instantanée et fiable. La robotisation et le « no hands accounting » doivent en effet permettre de libérer un temps précieux et de proposer des conseils plus pertinents. Le partenariat avec Exact a d’ailleurs démontré toute sa pertinence. « Je travaille personnellement avec Exact depuis 2012 et je ne peux que le recommander. Aucun crash de données depuis le début, pas le moindre bug. Nous n’avons jamais dû recourir à une sauvegarde pour la gestion d’un dossier. C’est un produit 100% fiable et orienté nouvelles technologies qui nous donne entière satisfaction et nous permet différentes intégrations avec les API de nos clients », conclut Rudi Vandrepotte.