Aqua Cover sur Exact pour Commerce

Aqua Cover est l’exemple type d’une petite société dont l’envergure, le rythme d’activités et les besoins destinent tout naturellement à une utilisation de solution “on-line”. Elle a en outre tenu à apporter sa contribution critique à la phase-pilote du lancement d’Exact pour Commerce.

Spécialisée dans la fabrication et la commercialisation de volets et couvertures sécurisant les piscines, Aqua Cover dessert une clientèle de piscinistes basée tant en Belgique que dans une longue liste de pays européens. Sa gestion administrative—comptabilité et logistique comprises—doit dès lors s’appuyer sur des outils à la fois efficaces et peu exigeants en termes de ressources- humaines ou financières. Longtemps, cette PME a eu recours à un logiciel comptable classique, installé sur ses propres systèmes. Un logiciel dont les potentiels ont toutefois vieilli avec le temps, qui souffrait régulièrement de bugs et dont les mises à jour étaient mal aisées. Lorsqu’il s’est agi pour Aqua Cover de se trouver une solution plus moderne et plus fonctionnelle, son comptable a assez naturellement estimé qu’il serait intéressant de profiter de l’occasion pour imaginer une solution qui dégage la société de ce qu’elle ressentait comme de réels boulets: investissement dans du matériel informatique, contraintes des mises à jour et de la sécurisation... “Nous ne voulions pas devoir bâtir et maintenir un réseau interne, avec tout ce que cela implique en termes d’acquisition et de gestion de serveurs, de solutions de sécurité. De même, implémenter une base de données en interne implique de disposer de son propre informaticien. Et nous ne voulions plus subir les problèmes que nous avions connus avec l’ancienne solution”, raisonne Gérard Bouillot, expert financier externe qui travaille depuis 10 ans pour la société. “A mes yeux, une solution “on Web” réduit sensiblement les risques de panne et d’indisponibilité.”

Allergique à la complexité

Après avoir migré les données au départ de l’ancienne solution (ce qui ne fut pas un long fleuve tranquille), Gérard Bouillot s’est lancé dans l’apprentissage de son nouvel outil, décidant de le faire par ses propres moyens. “Je suis un autodidacte dans l’âme”, souligne-t-il. “J’aime apprendre par moi-même comment faire les choses, découvrir ce qui se cache derrière les apparences.” Il a donc fait l’impasse sur deux journées d’initiation que propose Exact et qui permettent de bénéficier des conseils et de l’accompagnement d’experts. Libre à chaque client, bien entendu, d’y avoir ou non recours...

Aqua Cover a migré sa comptabilité vers Exact à l’automne 2010. Dans la foulée, la société a rejoint la phase-pilote préparatoire au lancement de la nouvelle solution Exact pour Commerce. “Nous désirions nous doter d’une solution efficace, légère et néanmoins complète.” A ce titre, Exact pour Commerce couvre toute la chaîne fonctionnelle des processus de l’entreprise: depuis la formulation d’une offre commerciale jusqu’à la gestion des expéditions en passant par la gestion commerciale, celle des stocks et la facturation. Elle permet également de gérer les campagnes commerciales ou promotionnelles. Même si Aqua Cover ne fait pas usage de ce module, pour des raisons qui lui sont propres. Le potentiel de gestion des contacts l’intéressait davantage. “Dès que l’ensemble des données clients (en ce compris celles des clients finaux desservis par les piscinistes qui constituent la cible directe d’Aqua Cover) auront été encodées, nous pourrons déterminer avec précision qui a acheté quoi chez qui. Si un client final nous contacte, nous pourrons alors le renseigner directement, le réorienter vers le pisciniste ad hoc. De manière plus large, nous pourrons procéder à des croisements revendeur/client final.”

Souplesse au quotidien

“J’attend d’Exact pour Commerce qu’il génère le même type de tableaux de bord synthétiques, éloquents, que permettait notre ancienne solution”, souligne Frédéric Poty, patron de la société. “En tant que directeur, je n’ai pas le temps de devoir consulter plusieurs pages ou niveaux de détails pour connaître la situation. Tout doit être résumé en une seule page, donnant un aperçu clair et éloquent.” Ce n’est d’ailleurs pas le rôle d’un directeur, confirme Gérard Bouillot, de devoir naviguer et fouiller dans les détails...

L’arrivée d’Exact a en tout cas ouvert de nouveaux horizons à Frédéric Poty. Il apprécie tout particulièrement de pouvoir consulter la situation de sa société où qu’il soit et à n’importe quelle heure. Qu’il se trouve en Belgique, chez un client ou dans un hôtel à l’étranger. “Je peux tout consulter, vérifier les prix, formuler des offres, envoyer des courriels.” Et les avantages ne s’arrêtent pas là: “tout est devenu plus simple pour nous: suivi comptable, sauvegarde des informations, mises à jour. Le modèle on-line a clairement des avantages”, ajoute Gérard Bouillot. Exact s’avère également plus puissant que l’ancienne solution, tant en termes de flexibilité d’accès aux données que de finesse de la recherche: “tout ce qui est encodé peut être retrouvé sur base de divers critères de recherche- nom, prénom, nom de la rue...”

Au sujet d’Aqua Cover

PME de 7 personnes basée à Andenne, Aqua Cover a développé une compétence exclusive dans les volets de protection pour piscines. La couverture immergée assure à la fois protection physique et économie d’énergie. Fabriquée en acier inox de qualité marine et en matériaux de qualité supérieure, la couverture s’adapte à toute forme et dimension de piscine. La société réalise environ 40% de son chiffre d’affaires (1,3 million d’euros en 2010) à l’exportation. Elle a en effet pu s’imposer comme l’un des grands spécialistes européens dans des pays tels la France, l’Espagne, la Suisse, le Portugal ou encore le Royaume-Uni. Sa clientèle est exclusivement constituée de piscinistes qui, eux-mêmes, desservent une clientèle privée ou publique.