Les Brasseurs Belges optent pour Exact pour Comptabilité

Les Brasseurs Belges sont l’une des plus anciennes associations professionnelles au monde. La fédération a élu domicile sur l’une des plus belles et des plus anciennes places d’Europe, à savoir la Grand-Place de Bruxelles. Consciente de l’importance d’un produit aussi profondément ancré dans la culture et la tradition belges, l’association se donne pour principale mission de défendre les intérêts généraux du secteur de la brasserie, que ce soit en matière économique, sociale ou morale.

Micheline Buelens, comptable de son état, travaille pour les Brasseurs Belges depuis 1975. En plus de la responsabilité de la comptabilité qui lui a été confiée, elle est également chargée de gérer les statistiques portant sur le secteur de la bière, le personnel de l’association ou encore les groupes de visiteurs qu’accueille le Musée de la bière, hébergé dans les mêmes locaux que l’association. “Sept personnes travaillent pour le Musée de la bière et pour la fédération”, explique Micheline Buelens. “Je gère la totalité de la comptabilité, notamment les factures entrantes et sortantes, la caisse et les factures bancaires.”

De l’off-line à l’on-line

A l’image de la loyauté dont elle fait preuve à l’égard de la fédération, Micheline Buelens a toujours été fidèle à son logiciel comptable: “J’utilise le logiciel comptable off-line Cubic pour DOS depuis 1194. Ce n’est qu’à partir du 1er janvier 2012 que je suis passée à Exact. Je me suis toujours dit que tant que la mise à jour annuelle pour la TVA était effectuée pour Cubic, je lui resterais fidèle.” L’arrivée de nouveaux ordinateurs et, dès lors, de nouveaux logiciels a toutefois changé la donne.

Micheline Buelens: “Cubic pour DOS n’était pas compatible avec les nouveaux logiciels. Nous devions donc nous mettre en quête d’un nouveau logiciel comptable. Nous avons demandé à plusieurs fournisseurs de nous faire une offre de prix. Elles se sont toutes avérées très onéreuses. Jusqu’à ce qu’un collègue déniche un progiciel qui applique le principe de l’abonnement mensuel... Il s’agissait d’Exact. Je trouve idéale cette idée d’abonnement mensuel. Cela évite de devoir investir d’emblée 2.000 euros dans un logiciel. Qui plus est, le rapport prix/qualité d’Exact est plus qu’intéressant!”

Un pas positif dans la bonne direction

Passer à une comptabilité en-ligne n’avait rien d’évident pour une personne telle Micheline Buelens: “Vous devez savoir que j’appartiens à une autre génération. Je viens d’une époque où l’informatique n’était pas encore enseignée à l’école. Aujourd’hui, les jeunes grandissent en la côtoyant au quotidien. Travailler avec Cubic pour DOS représentait en quelque sorte le Moyen-Âge. Exact me propulse dans les temps modernes. Je dois donc me défaire de tout ce qui m’était familier.”

Pour l’aider dans sa transition vers une comptabilité en-ligne, Micheline Buelens a pu compter sur l’assistance d’Exact. Les Brasseurs Belges furent l’un des premiers clients belges à migrer vers Exact en utilisant l’outil de migration spécialement conçu pour les besoins des utilisateurs qui viennent de Cubic pour DOS. L’outil de migration leur offre la possibilité de basculer aisément et rapidement toutes leurs données actuelles (fichiers-maître et toutes les écritures des deux derniers exercices comptables enregistrés) de Cubic pour DOS vers Exact.

Micheline Buelens: “J’ai suivi une formation Exact d’un jour et demi. Bien que les indications aient été de bonne qualité, le passage au mode en-ligne fut un important bouleversement pour moi. J’avais peur d’effacer des informations ou des données dans le programme. Je me suis toutefois rendue compte très vite que je devais tout simplement me lancer pour m’habituer au système.”

Au bout de l’effort, la récompense

Les efforts consentis par Micheline Buelens ont aujourd’hui porté leurs fruits: “En dépit des efforts que j’ai dû fournir, je suis très satisfaite d’avoir effectué cette transition. Je me suis rapidement faite à l’outil et les choses se déroulent bien. Aujourd’hui, je peux voir tous les avantages qu’apporte une compatibilité en-ligne ainsi que les limitations dont souffrait Cubic pour DOS. L’avantage majeur que m’offre Exact est de pouvoir ouvrir simultanément toutes les fenêtres. Avec Cubic, je devais fermer les fenêtres avant de pouvoir exécuter une nouvelle procédure. L’écran d’Exact a en outre un côté beaucoup plus reposant. C’est important pour quelqu’un qui consacre de nombreuses heures à la comptabilité. L’interface est beaucoup plus agréable à l’oeil. L’écran offre en outre plus de possibilités, ce qui me convient parfaitement. Un petit rappel “n’oubliez pas la TVA” s’affiche par exemple en permanence dans le bloc de gauche. Je trouve cela très pratique...”

Exact permet également à Micheline Buelens de gagner du temps: “Lorsque j’introduis des factures, le système me propose des options pour les numéros afférents. Lorsque l’on encode un montant net à facturer, le programme indique automatiquement le prix TVA comprise. Cette assistance au calcul vaut également pour les extraits bancaires. Dès la saisie du solde initial, le programme complète automatiquement le solde de clôture. Ce contrôle me permet de vérifier d’emblée si tout est exact. Je constate par ailleurs un gain de temps énorme, dû au fait que les factures peuvent être simplement envoyées par courriel.”

Exploration de potentiels

“Je découvre progressivement les divers potentiels. Je me suis tout d’abord concentrée sur l’essentiel, à savoir la facturation. Nul doute que d’autres éléments pourraient me simplifier les choses et je veux désormais les découvrir. Je pense par ailleurs faire appel au module budget puisque j’ai également la charge de cette gestion. Pour avoir une meilleure vision de la situation budgétaire, il est utile de pouvoir vérifier de temps à autre où en sont les choses. Le réviseur, pour sa part, passe à la fédération une fois tous les trois mois pour effectuer le contrôle de la comptabilité. On pourrait envisager de lui donner accès à Exact. Dans l’état actuel des choses, il doit effectuer un long déplacement alors qu’un simple code d’identification lui permettrait de consulter notre comptabilité à partir de son bureau.”

“Lorsque je pense aux mois écoulés, je vois à quel point j’ai sué sur le nouveau logiciel, au cours des premières semaines. Mais cela en valait vraiment la peine”, conclut Micheline Buelens. “C’est un pas important dans la bonne direction. Je profite désormais de fonctions plus nombreuses et je gagne du temps. J’essaie de me débrouiller par moi-même. C’est ainsi, après tout, qu’on apprend réellement. Et, lorsque je ne m’en sors pas, il me suffit de passer un coup de fil au helpdesk d’Exact, ou de leur envoyer un courriel. Ils m’aident toujours rapidement et avec beaucoup d’amabilité.”