Comptabilité
Van Renterghem Trucks sur Exact pour Comptabilité
Van Renterghem Trucks est l’un des concessionnaires agréés de Volvo Trucks en Belgique et au Luxembourg. La PME familiale dynamique est située à Pittem dans le triangle Gand-Bruges-Courtrai et elle emploie 27 personnes. L’entreprise a été fondée par les frères Ronald et Bernard Van Renterghem en 1968. Aujourd’hui Filip & Dirk Vanrenterghem mènent la barque. En tant que concessionnaire Volvo Van Renterghem Trucks vend une centaine de camions Volvo neufs sur base annuelle. L’entreprise s’occupe également de la carrosserie et de l’entretien de camions et de semi-remorques de différentes marques. Comme activité secondaire Van Renterghem Trucks loue aussi des camions comme véhicules de substitution lors de réparations ou en attente de la livraison d’un nouveau camion.
Implémentation souple
Tous les distributeurs Volvo Trucks utilisent le même progiciel comptable qui est mis à leur disposition par Volvo Trucks Belgium. Comme Marc Maes, Business Systems Manager chez Volvo Trucks Belgium recevait, à partir du réseau des distributeurs, de plus en plus de plaintes à propos des défauts et du manque de convivialité du progiciel comptable existant, il décida de partir à la recherche d’une meilleure alternative. Sur base des besoins formulés par le réseau des distributeurs et d’un bon rapport qualité-prix, il est tombé sur Exact. Une fois que tous les distributeurs furent convaincus après une présentation détaillée, Van Renterghem Trucks a relevé le défi de faire office de distributeur pilote. Kurt Vande Capelle, comptable chez Van Renterghem Trucks : “Je suis très passionné par tout ce qui a trait à l’ICT et c’est à partir de cet intérêt personnel que j’ai affronté ce défi. Nous avons démarré la conversion début 2010 et après une période de rodage intensive avec une implémentation quasi parfaite des données de notre ancien progiciel vers Exact, nous fûmes entièrement opérationnels après trois mois environ.”
Grâce à son caractère intuitif, il suffit de deux clics de la souris pour trouver l'information que vous recherchez.
La comptabilité dans le sens le plus large du terme
Van Renterghem Trucks utilise, à l’instar de tous les distributeurs Volvo Trucks, Exact pour sa comptabilité dans le sens le plus large du terme. Via Volvo Trucks l’entreprise dispose de modules pour la facturation, les opérations bancaires, l’analyse des coûts, le budget et les actifs. “Les factures de l’atelier et du magasin du système GDS (Global Dealer System) sont importées journalièrement dans Exact. Elles peuvent ainsi être traitées et reprises dans la comptabilité”, explique Kurt. “De plus, avec Exact nous rédigeons également les factures de vente qui ne sont pas transmises via notre système de l’atelier. Les relevés et les déclarations fiscales sont également traités dans Exact et nous pouvons suivre à tout moment aussi bien les paiements aux fournisseurs que les factures encore ouvertes, mais aussi assurer la gestion des créanciers. L’exécution d’une comptabilité analytique au travers de rubriques et de sections de coûts est beaucoup simplifiée aussi grâce à Exact”, poursuit-il.
Utilisation simple
Il ne faut vraiment pas être un spécialiste pour bien travailler avec Exact et Kurt estime qu’il s’agit là d’un grand avantage : “En termes de convivialité c’est vraiment le top. Il suffit d’une journée de formation pour maîtriser les opérations de base et deux semaines pour les opérations les plus courantes.” Les clients demandent souvent à Kurt un aperçu des factures ouvertes. “Exact permet d’exporter facilement les données vers par exemple Excel. C’est très simple et cela représente surtout un gain de temps comparé à notre ancien programme comptable.” L’interface graphique invite à partir à la découverte de tous les aspects du programme. “Exact est un modèle en matière de clarté. Et grâce à son caractère intuitif, il suffit de deux clics de la souris pour trouver l’information que vous recherchez.” Kurt apprécie beaucoup le fait de pouvoir personnaliser non seulement la présentation mais aussi l’utilisation du programme. Ainsi la page des tableaux de bord vous offre un aperçu global du chiffre d’affaires, des clients, des résultats commerciaux, des nouvelles sorties, etc. Chaque utilisateur peut adapter cette page en fonction de son propre goût et de ses propres points d’intérêt.
Comptabilité ‘in the cloud’
Comme Exact est une solution SAAS (Software-As-A-Service), les frais d’installation sont néants et un serveur lourd est superflu. “Et ainsi j’ai aussi accès à la comptabilité à partir de n’importe quel ordinateur”, ajoute Kurt, “au travail comme chez moi, il me suffit d’être en liaison avec l’internet. Voilà justement un avantage pratique de cette solution ‘cloud’. En plus Exact nous garantit une connexion absolument sûre et nous sommes certains que nos données sont disponibles à tout moment.”
Un help desk efficace
L’une des conditions que les distributeurs de Volvo Trucks avaient posées à un nouveau programme de comptabilité, était qu’il fallait à tout moment pouvoir joindre le help desk. “Avec notre programme de comptabilité précédent nous ne pouvions faire appel au help desk que deux demi-journées par semaine. Plus aussi, mais moyennant un supplément. Chez Exact le help desk est à notre service tous les jours ouvrables, 24/24h et c’est compris dans le prix. Pour nous il s’agit d’une importante amélioration.” Au demeurant Kurt avait surtout des contacts téléphoniques avec les collaborateurs experts du help desk. A présent il utilise surtout le programme help desk. Via un système intégré sous forme de questions et de réponses ses problèmes sont résolus de manière rapide et efficace.
Kurt apprécie aussi beaucoup le fait qu’Exact prête une oreille attentive à ses clients. Deux fois par an il y a une nouvelle version d’Exact et Exact y tient à chaque fois compte des réactions des utilisateurs finaux. “Nous pouvons leur transmettre des améliorations ou des suggestions et Exact étudie ensuite si et comment ils peuvent implémenter les propositions.”
