Gestion Financière
La province d'Anvers
Au niveau provincial aussi, les pouvoirs publics ont obtenu, ces dernières années, plus de responsabilités en matière de fonctionnement, de gestion financière et d’administration. Les institutions provinciales reçoivent des pouvoirs provinciaux un budget de fonctionnement. Certaines institutions comme les écoles, les musées et les centres de loisirs bénéficient de revenus supplémentaires provenant de la vente de billets de spectacle, boissons et collations, droits d’inscription, etc. Cependant, comme tous ces établissements provinciaux ne possèdent pas de personnalité juridique propre, c’est la province qui assume la responsabilité finale de leur bonne gestion.
Au cours des dernières années, la Province d’Anvers a su, elle aussi, canaliser de façon appropriée l’autonomie accrue de 21 de ses institutions*. Pour structurer la gestion financière de ces organismes, dotés de la structure organisationnelle d’une ‘entreprise provinciale ordinaire’ (GPB - Gewoon Provinciebedrijf )**, la Province d’Anvers s’est mise à la recherche d’une solution de gestion budgétaire, afin de standardiser à la fois cette gestion et la production des rapports y afférents et d’accélérer considérablement la mise à disposition de ces rapports.
Le gros avantage de cette approche réside dans le fait que l’information relative à la gestion financière et au suivi des GPB est désormais accessible par le biais d’un seul logiciel.
Exact ProAcc Corporate: uniformisation de l’administration des commandes, de la gestion financière et des rapports
Au moment de la création des GPB en 2002, l’on avait opté pour la mise en œuvre décentralisée d’Exact ProAcc Professional. Hormis la comptabilité, la gestion des commandes au niveau des GPB anversoises était confiée à Exact ProAcc Professional.
Vu l’importance cruciale de la standardisation des procédures et rapports de gestion financière et d’administration pour apporter une plus grande transparence et simplifier le processus décisionnel, la Province d’Anvers décida, en 2007, de passer à ProAcc Corporate. Cette solution tourne sur un serveur Citrix et contient un module de facturation.
Priorité au suivi des ordres d’achat
Le système présentait toutefois une lacune : le suivi des ordres d’achat. Jusqu’en 2007, chaque établissement gérait son budget en toute autonomie, en général à l’aide de Microsoft Excel ou Access. Le suivi des budgets n’était donc pas toujours transparent et simple. Qui plus est, les GPB devaient appliquer au niveau local les procédures d’achat en vigueur au niveau central, mais sans disposer d’outils standard. Résultat : tous les GPB n’interprétaient pas ces procédures de la même manière.
Il ne fallut pas beaucoup de temps pour effectuer la migration vers Exact ProCure, la solution d’Exact Software pour la gestion budgétaire. ProCure repose sur la plate-forme .NET et utilise ProAcc Corporate comme moteur financier pour gérer, notamment, les formulaires de demandes électroniques, les appels d’offres, les autorisations en ligne, le contrôle budgétaire, la gestion des actifs et le suivi de la facturation. A partir de la facturation, un lien permet de passer à la comptabilité de ProAcc Corporate, elle-même pourvue d’une fonction de suivi et traitement centralisés.
Concrètement, l’utilisateur qui a passé commande reçoit un historique allant de la demande initiale à la facture en passant par le bon de commande et la note de livraison.
“Le gros avantage de cette approche réside dans le fait que l’information relative à la gestion financière et au suivi des GPB est désormais accessible par le biais d’un seul logiciel. Ce qui favorise évidemment la transparence et une mise à disposition plus rapide des rapports”, explique Hans Bergmans, coordinateur des GPB de la Province d’Anvers. “Qui plus est, les procédures applicables de manière générale dans le cadre de cette solution facilitent la vie de tous.”
Outre une plus grande transparence pour les dirigeants, les quelque 125 à 130 utilisateurs peuvent consulter en ligne toutes les données réelles et à jour liées au processus d’achat – depuis le stade de la demande initiale jusqu’à la transaction financière en passant par le contrôle budgétaire.
La Province d’Anvers a défini cinq rôles (point d’ancrage, responsable du budget, titulaire du budget, réceptionniste et comptable). Hans Bergmans: “Au sein de chaque établissement, il existe désormais une répartition spécifique des tâches, associée à ces cinq rôles pour les utilisateurs d’Exact ProCure. Et les compétences sont les mêmes dans chacune des 21 institutions.”
Minutieusement préparée pendant deux ans par quatre collaborateurs de la Province d’Anvers et deux collaborateurs d’Exact Software, la mise en œuvre d’Exact ProCure a été achevée en octobre 2007. L’implémentation proprement dite n’a duré que trois jours ouvrables. A l’issue d’un programme de formation d’une dizaine de jours pour les 25 utilisateurs stratégiques, tous les usagers se sont rapidement familiarisés avec la solution Exact ProCure.
Business Intelligence
La mise en œuvre de ProAcc Corporate et de ProCure van Exact contribue aussi au projet Delfi de la Province d’Anvers. Celle-ci ne s’est pas contentée de rechercher une solution lui permettant de rationaliser la gestion financière des GPB et d’assurer un meilleur suivi; elle souhaite également, au cours des prochaines années, optimiser les systèmes de gestion du personnel, des inventaires et des stocks notamment.
Pour la comptabilité de l’administration générale, la Province d’Anvers utilise Oracle et souhaite parvenir, à terme, à un échange d’information entre les deux applications financières, grâce à la fonctionnalité BI. Cela lui permettra de disposer, par exemple, d’un rapport unique présentant un aperçu de toutes les commandes passées auprès d’un fournisseur donné.
