Avec Exact, Alewijnse passe à un système RH unique

Le self-service est la chose la plus normale du monde et l'étape logique suivante quand un système d'administration du personnel est devenu obsolète. C'est également le raisonnement qu'a tenu l'entreprise électrotechnique Alewijnse. Le plan : disposer d'un seul système RH. Mais comment faire quand une telle solution implique sept pays, chacun soumis à des exigences locales différentes et où les travailleurs ne possèdent pas toujours un ordinateur ?

Alewijnse est une entreprise électrotechnique. Mais pas la première venue : les branchements domestiques standard, très peu pour elle. Le métier d'Alewijnse est complexe, extrêmement spécialisé et se déploie à grande échelle. « Pensez aux super yachts modernes. Ceux-ci regorgent de systèmes électriques, informatiques, de divertissement et de navigation avancés », explique Wouter van de Loo, Directeur RH. L'entreprise familiale néerlandaise est réputée à l'échelle internationale pour sa connaissance approfondie des installations dans le secteur maritime et l'industrie. Alewijnse a été créée il y a plus de 125 ans, emploie 1 200 collaborateurs et est active dans sept pays.

Une entreprise familiale de taille internationale

L'entreprise néerlandaise s'est fait un nom grâce à ses connaissances spécialisées. Les collaborateurs d'Alewijns travaillent à présent dans le monde entier : de la Roumanie jusqu'au Vietnam et de la Chine jusqu'à Curaçao. Comme l'explique Wouter : « Une grande partie de nos collaborateurs travaillent sur des projets à l'étranger et ne sont pas Néerlandais. Par exemple à Galați dans l'est de la Roumanie, en France, en Indonésie et en Espagne. Nous travaillons sur les chantiers de construction navale locale. Pourtant, nous sommes toujours une entreprise familiale. Chez Alewijnse, nous nous connaissons toutes et tous. »

L'entreprise est engagée dans de nombreuses collaborations transfrontalières et se devait clairement d'améliorer l'efficacité de son travail. « Nos systèmes n'étaient pas connectés. Si une personne originaire de Roumanie travaillait aux Pays-Bas, nous ne savions donc pas comment les tableaux de salaires ou le systèmes d'évaluation y étaient gérés. Nos systèmes de gestion du personnel étaient configurés localement. Pour collaborer de manière intensive, il faut toutefois disposer d'un système d'enregistrement clair, sans avoir à fouiller dans une armoire à dossiers. Nous voulions aussi avoir une meilleure vision de l'activité et un contrôle accru de l'engagement des collaborateurs. Quel spécialiste impliquer dans un projet spécifique et apporte-t-il à ce poste la plus grande valeur ajoutée ? », poursuit Wouter.

Alewijnse cherchait une méthode moderne pour automatiser les RH, avec Employee Self Service et Management Self Service. « Bon nombre de nos collaborateurs et cadres veulent avoir accès aux informations et régler eux-mêmes les problèmes. Une telle approche est conviviale et élimine en outre toute une série de tâches administratives. Malheureusement, nous sommes encore confrontés à des différences entre les pays. En Europe occidentale, nous avons une longueur d'avance, tandis que la gestion est encore traditionnelle dans d'autres pays. Dans ces pays, il n'est pas (encore) habituel que les collaborateurs et les cadres traitent eux-mêmes les problèmes, mais c'est une question de temps. »

 

Qu'est-ce qu'un numéro de sécurité sociale en roumain ?

Les exigences locales n'ont pas simplifié la recherche d'un système international. Il devait être possible d'activer ou de désactiver des fonctionnalités, comme Employee self service. Comme l'explique Wouter: « Il y a peu d'organisations qui disposent véritablement d'un système international. Le système néerlandais est souvent le point de départ et nos termes néerlandais sont alors traduits en anglais. Mais comment expliquez-vous à un collègue roumain ce qu'est un numéro de sécurité sociale, ils ne savent pas de quoi il s'agit, tout comme la prime d'assurance chômage, par exemple. Exact permet une configuration locale. C'est exactement ce que nous cherchions! »

Alewijnse a opté pour Exact Globe & Exact Synergy Enterprise. Avec des flux de travail intelligents, la méthode de travail est désormais en grande partie identique dans tous les pays. « Exact nous a aidés à configurer efficacement la méthode du flux de travail. Un flux de travail a été créé pour chaque type de mutation, comme les changements d'adresse, les certificats médicaux et les voyages à l'étranger, » ajoute encore Wouter. L'enregistrement uniforme porte déjà ses fruits. Alewijnse a par conséquent des projets d'expansion future. « Nous avons déjà ajouté l'enregistrement de sécurité et l'enregistrement des accidents. Et dans le futur, nous voulons également ajouter la gestion des performances. Nous pourrons ainsi suivre plus efficacement les compétences des collaborateurs ainsi que leur développement. Nous souhaitons déployer leur expertise de manière optimale, ce qui sera profitable pour nos clients. »

Le résultat : une solution simple, claire et économique

Les tracasseries administratives ont également diminué de manière drastique. « Les collaborateurs et les managers introduisent eux-mêmes les données, les RH reçoivent une notification, effectuent un contrôle et le tour est joué. Une fois le flux de travail complètement terminé, la modification est mutée automatiquement dans le système. Cela nous épargne un grand nombre d'opérations, de coups de téléphone et une lourde assistance. Comme Exact est en ligne, nous pouvons nous connecter et régler des flux de travail où que nous soyons travers le monde. Si ces processus de base se déroulent sans heurts, il y a plus de place pour le développement des collaborateurs, par exemple. Voilà l'objectif ultime! »