Het Federal Learning Account: volg opleidingen nauwgezet op (deel 2)

Het Federal Learning Account (FLA) is een nieuwe tool van de Belgische overheid om werkgevers opleidingen te laten registreren die hun werknemers hebben gevolgd. In deel 1 van onze blog over het FLA kon je lezen wat het platform precies is, voor wie het verplicht is en waarom de tool in het leven werd geroepen. In dit tweede deel leggen we je uit welke informatie je nu precies moet doorgeven via het platform.

Wanneer moet je opleidingen registreren?

Werkgevers moeten de gevolgde opleidingen en daaraan verbonden uren/dagen invullen in het FLA. Voor 2024 moeten werkgevers tegen uiterlijk 30 november alle opleidingen registreren die werknemers volgden tussen 1 januari en 30 september. Nadien is het de bedoeling dat werkgevers de opleidingen elk kwartaal registreren, ten laatste tot één maand na de afloop van het kwartaal. De opleidingen gevolgd in het vierde kwartaal van 2024 (van 1 oktober tot 31 december) moeten dus uiterlijk 31 januari 2025 ingevuld worden.

Wie moet de opleidingen registreren?

In principe is het aan de werkgever om de gevolgde opleidingen aan te vullen in het Federal Learning Account. Maar de opleidingsverstrekker kan deze registratieverplichting ook vervullen. De werkgever moet wel nog steeds alle gegevens die door externen in het systeem zijn ingevoerd, verifiëren en eventueel aanvullen. De werkgever heeft hiervoor één maand de tijd nadat de gegevens ingevoerd zijn.

Welke informatie moet je registreren in het FLA?

Er zijn drie soorten individuele opleidingsrechten die in het FLA moeten worden opgenomen:

• Het wettelijk opleidingsrecht (zoals bepaald in de arbeidsdeal);
• De aanvullende sectorale opleidingsrechten;
• De aanvullende werkgeversrechten (dit zijn bijkomende individuele aanvullende opleidingsrechten die de werkgever mogelijk binnen zijn bedrijf heeft vastgelegd).

In het account moeten per kwartaal de volgende gegevens worden geregistreerd:

• Naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, adres en rijksregisternummer;
• Het arbeidsregime waarin een werknemer werkt;
• Het registratienummer van de eventuele (sectorale) collectieve arbeidsovereenkomst waarop het opleidingsrecht en -krediet van een werknemer zijn gebaseerd;
• Het totaal aantal opleidingsdagen waarop de werknemer recht heeft (zowel individueel als sectoraal) in een bepaald jaar;
• Het aantal gevolgde opleidingsdagen en de gevolgde opleidingen (zowel formeel als informeel) en hun basiskenmerken;
• Het (resterende) opleidingskrediet.

Let op:

• Collectieve opleidingsrechten kunnen niet in het FLA worden geregistreerd;
• Niet enkel formele opleidingen (bijvoorbeeld seminaries) georganiseerd door externe partijen moeten worden geregistreerd, maar ook om informele opleidingen (zoals coaching, begeleiding, zelfstudie, workshops, lezingen, on-the-job training, …);
• De registratie moet gebeuren voor alle werknemers, dus ook voor jobstudenten, gelegenheidswerknemers, flexi’s…

Hoeveel opleidingsdagen voorziet de wet?

De arbeidsdeal stelt dat de werkgever vier dagen opleiding moet voorzien voor de werknemers. De wetteksten zijn echter heel vaag. Op dit moment komt het erop neer dat de werkgever iedere dag opleiding kan registreren als een opleidingsdag in het kader van de arbeidsdeal.

Op zich hebben Vlaams Opleidingsverlof (VOV) en syndicaal verlof hier weinig mee te maken. Maar dagen die de werknemer zou volgen onder VOV of syndicaal verlof kan de werkgever wel registeren bij zijn “verplichte dag”. VOV kan nooit geweigerd worden. Wel kan de werkgever vragen om de VOV op een ander moment op te nemen als de continuïteit van het werk in gedrang komt (vb. indien er veel collega’s ziek zijn). Hetzelfde geldt voor syndicaal verlof.

Wat als er een openstaand opleidingskrediet is?

Het aantal opleidingsdagen waar een werknemer recht op heeft, is geldig voor een periode van vijf jaar. De huidige periode loopt van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2028. Als het aantal opleidingsdagen in een bepaald jaar niet werd opgebruikt, kan dit saldo worden overgedragen naar een volgend jaar, tot eind 2028. Vanaf 2029 wordt de teller terug op 0 gezet en vervallen de niet opgenomen opleidingsdagen. De werkgever kan dus niet beslissen dat de niet opgenomen opleidingsdagen op het einde van het jaar verloren gaan en bijgevolg niet meer mogen opgenomen worden.

Het openstaand opleidingskrediet kan enkel worden overgedragen naar een volgend jaar bij dezelfde werkgever. Als de werknemer uit dienst treedt, kan het saldo niet worden overgedragen naar een nieuwe werkgever. Werkgevers informeren hun werknemers dus best regelmatig over de mogelijkheid om opleidingen te volgen.

Welke registratiemethodes zijn er?

Om de registratie van gegevens uit te voeren, hebben werkgevers de keuze uit drie verschillende methodes:

• Via de CareerPro (onlinedienst FLA): deze applicatie is voor iedereen toegankelijk;
• Via het BATCH-kanaal, waarbij een grote hoeveelheid gegevens in bulk kunnen worden verzonden (in XML-formaat);
• Via de API webservice: op deze manier worden aangiften naar Sigedis verstuurd via een REST-webservice.

Voor veel kleinere ondernemingen zal de webpagina van het FLA de meest logische keuze zijn. Grotere werkgevers zullen misschien de voorkeur geven aan een batchverzending of een API-integratie met hun eigen systemen. Werkgevers kunnen ook gebruikmaken van batchverzending of registratie via een API als hun HR-dienstverlener of sociaal secretariaat deze service aanbiedt.

Hebben werknemers ook toegang?

Het Federal Learning Account zal voor werknemers toegankelijk zijn via het platform mycareer.be. Bij indiensttreding bij een werkgever en minstens één keer per jaar zal de werknemer via de eBox geïnformeerd worden over het bestaan en de toepassingsmodaliteiten van het Federal Learning Account.

Wanneer er geen e-mailadres geregistreerd staat op mycareer, moet de werkgever de informatie via een document dat door de bevoegde overheid ter beschikking wordt gesteld, aan de werknemer bezorgen, al dan niet elektronisch, en dit binnen 30 dagen na ontvangst van dit document.

Ga voor meer overzicht

Sinds de invoering op 1 april 2024 hebben werkgevers een belangrijke taak: het nauwkeurig bijhouden en registreren van opleidingsgegevens. De overstap naar het Federal Learning Account brengt veel administratie met zich mee voor de werkgever. Verschillende werkgeversorganisaties hebben dan ook al uitstel aangevraagd. Bijkomend vragen ze ook voldoende tijd zodat werkgevers zich administratief en financieel beter kunnen voorbereiden.

In elk groeiend bedrijf komt bij HR-management een berg administratie kijken die veel kostbare tijd vergt. Het goede nieuws? Exact Officient brengt overzicht, efficiëntie en nog veel meer. Haal meer uit je HR-administratie: houd opleidingen makkelijk bij, laat werknemers opleidingen eenvoudig aanvragen en laat managers aanvragen snel goedkeuren. Vraag hier je demo aan.