Offboarding: zo maak je van een vertrek een nieuwe start

Een medewerker die vertrekt: het kan je organisatie serieus uit balans brengen. Zeker als je in een sector werkt waar highly skilled professionals dun gezaaid zijn. Ons advies: een voorbereid mens is er twee waard. Met een doordacht offboarding proces achter de hand ben je klaar om van een vertrek een leermoment te maken. En je zorgt voor een positieve vibe, zowel bij je ex-medewerker als binnen het bedrijf.

Maar eerst: voorkom offboarding

Hoe belangrijk in schoonheid afsluiten ook is, helemaal geen afscheid moeten nemen blijft de betere optie. Zet dus alles op alles om te vermijden dat je zorgvuldig uitgezochte en moeizaam binnengehaalde medewerkers vertrekken. Werf mensen aan waarvan je weet dat ze geknipt zijn voor de job, en die zich zullen thuis voelen in je bedrijf.

Besteed daarna veel aandacht aan de onboarding van je medewerkers, zodat ze van bij de start voelen dat je hen naar waarde schat. Wees je er bovendien van bewust dat slechte onboarding je een stevige duit kan kosten.

Geen enkel bedrijf kan zonder

Onderzoek van iVox en Tempo-Team toont aan dat 4 op de 10 de werkende Belgen openstaat voor een nieuwe job. Een kleine helft daarvan wil binnen het halfjaar zijn of haar ontslag indienen. Ondertussen vindt 70 % van de werkgevers het moeilijk om de juiste mensen te vinden.

Kortom: alle after work drinks, pingpongtafels en ergonomische bureaustoelen ten spijt, komt het vroeg of laat toch zover dat iemand andere horizonten opzoekt. Of dat je zelf moet beslissen een einde te maken aan een samenwerking.

Zorg er dan voor dat je dit negatieve feit ombuigt tot iets positiefs met een goede offboarding. Zowel voor je bedrijf als voor de ontslagnemende of ontslagen medewerker.

Daarom heb je een offboarding-proces nodig

Als werkgever investeer je veel in je medewerkers. Financieel, maar ook op andere vlakken. Iemand die weggaat, kan dus makkelijk heel wat schade aanrichten. Met een goede exitstrategie voorkom je dat. Tegelijk opent degelijke offboarding nieuwe mogelijkheden voor de toekomst.

Je houdt de organisatie draaiende

Wanneer iemand het schip verlaat, moet je snel reageren om te voorkomen dat je de koers kwijt raakt. Met een vooraf uitgedachte workflow weet je meteen wat je te doen staat. Je neemt op een verstandige manier afscheid van een werknemer, terwijl de afdeling kan blijven draaien en je alvast op zoek gaat naar een vervanger.

Je beschermt je (intellectuele) eigendommen

Een laptop, smartphone, auto … geeft een afscheidnemende medewerker doorgaans makkelijk af. Maar je kan geen toverspreuk uitspreken waardoor de ex-medewerker alles vergeet. Gevoelige informatie neemt ze dus mee. Ook als je vertrekkers een document laat ondertekenen waarin ze beloven geen bedrijfsgeheimen te verspreiden, zorg je er maar beter voor dat ze daar simpelweg geen behoefte aan hebben.

Je straalt iets uit als werkgever

De manier waarop je afscheid neemt van een medewerker, vertelt veel aan de medewerkers die blijven. Sta erbij stil hoe zij jou zien en houd daar rekening mee. Bovendien gaan nieuwe werknemers (online) op zoek naar de employee experiences van ex-werknemers voor ze komen solliciteren. Een bedrijf dat medewerkers au sérieux neemt van bij hun start tot bij hun afscheid - én daarna - bewijst dat echt waarde aan deze mensen hecht. En dat dit verder gaat dan wat ze het bedrijf hebben opgebracht.

Zo vergroot je de kans dat ex-medewerkers sterke ambassadeurs voor je employer brand blijven. Wie weet willen ze hun persoonlijke netwerk zelfs ten dienste stellen om nieuw talent te vinden.

Je wordt beter in wat je doet

Door op een zo objectief mogelijke manier te achterhalen waarom medewerkers vertrekken, leer je veel. Je kan je HR-beleid en leiderschapsstijl er op afstemmen en krijgt inzicht in de ontwikkelingskansen die er liggen voor de leidinggevende, het team en het bedrijf als geheel.

Medewerkers die al met één been buiten staan, geven sneller hun ongezouten mening over de organisatie, hun leidinggevende, hun jobinhoud enzovoort. In exitgesprekken krijg je een pak informatie mee die je als basis kan gebruiken om dit alles zelf in vraag te stellen. Zo word je een betere leidinggevende, kan je mooiere kansen creëren voor het bestaande team en straffere resultaten neerzetten.

Je laat de deur op een kier

Trekt je medewerker de deur in goede verstandhouding achter zich dicht? Dan keert die misschien op een dag terug, met een pak nieuwe ervaring op zak. Bovendien kunnen zulke boemerang-werknemers - die uitvlogen en terugkeerden - sneller weer volop meedraaien in de organisatie dan volslagen nieuwkomers.

Stel je eigen checklist op

Maak het jezelf makkelijk en standaardiseer het proces dat je doorloopt telkens iemand afscheid neemt. Dan hoef je niet elke keer opnieuw na te denken over wat er allemaal moet gebeuren. Je werkt stukken efficiënter en kan je aandacht richten op de vertrekkende medewerker, zijn werk en zijn team.

Met onze offboarding-checklist geven we je graag een houvast om jouw exitproces uit te tekenen. Als je met Officient werkt, kan je dit vlot opvolgen in de module workflows.

Zodra een werknemer aankondigt te vertrekken, of je zelf een samenwerking beëindigd, zet je dat proces het best meteen in gang. Zo verzeker je de continuïteit van het team en vergroot je de kans om in schoonheid af te sluiten met de medewerker in kwestie.

Denk zeker aan deze onderwerpen:

• Communicatie: breng op een tactvolle manier de rest van het team op de hoogte.
• Documenten: bekijk welke documenten je als werkgever aan de werknemer moet bezorgen en zorgt voor de nodige handtekeningen. Sluit de samenwerkingsovereenkomst op een wettelijk correcte manier af.
• Taken: wijs dus zo snel mogelijk de taken en verantwoordelijkheden van de vertrekkende medewerker toe aan een ander lid van het team.
• Exitgesprek: luister met een open mind naar wat de medewerker te zeggen heeft.
• Afscheidsdrink: toon dat je de medewerker waardeert. Bedankt de medewerker, benoem enkele realisaties en wens hem of haar oprecht veel succes.
• Assets: vraag de medewerker om materiaal dat van de organisatie is, terug te bezorgen.
• Contact houden: hou de deur op een kier. Misschien wil de ex-medewerker ooit terugkeren, of wil hij of zij nog weleens advies geven?

Auteur: Griet Rebry