Ziekteverzuim tijdig signaleren en bespreekbaar maken

Iedereen kan wel eens ziek worden. Niemand zal een collega met griep verwijten dat-ie thuisblijft en een weekje uitziekt. Als teamleider of HR-verantwoordelijke wil je voorkomen dat een teamlid ziek wordt. En als het toch gebeurt, wil je liefst dat de persoon spoedig herstelt. Maar wat als een medewerker langdurig ziek is? Of frequent? In dit artikel lees je meer over het tijdig signaleren en aanpakken van ziekteverzuim en hoe je als HR-verantwoordelijke en teamleider hiermee kan omgaan.

Ziekteverzuim wordt onderverdeeld in twee categorieën: kort, en middellang tot langdurig ziekteverzuim. In het eerste geval gaat het meestal om ziekte wegens fysieke klachten. Denk aan de klassieke verkoudheden en jaarlijkse griepjes. Enkele dagen tot een week rusten en de werknemer kan opnieuw aan de slag. Bij middellang (ongeveer een maand) tot langdurig (langer dan een maand) ziekteverzuim is het niet louter een kwestie van ‘even uitzieken’.

Als teamleider en werkgever wil je liever vermijden dat collega’s ziek worden. Ten eerste voor de persoon zelf, maar ook voor de organisatie. Het is daarom goed om signalen van medewerkers op te pikken en bespreekbaar te maken. Hoe voelt de medewerker zich, is er een goede werk/privébalans of spelen er andere zaken die invloed kunnen hebben op iemands gezondheid. Als een teamlid regelmatig ziek is, dan is het goed om te begrijpen waarom. Het is cruciaal om dan met elkaar in gesprek te gaan.

Langdurig ziekteverzuim is duidelijk: iedereen weet dat een collega afwezig zal zijn voor een bepaalde tijd. Maar als iemand vaker kort verzuimt, we noemen dat ‘frequent verzuim’, dan valt dat meestal minder op. Als HR-verantwoordelijke is het moeilijk om zicht te hebben op hoe vaak, wanneer en om welke reden iemand precies afwezig is. Daarom is een digitale tool zoals Exact Officient handig. Met Exact Officient kunnen kmo’s hun HR-administratie centraliseren. Van onboarding tot verlofplanning: alles komt samen in deze tool.

Exact Officient genereert analyses over onder meer je personeelsbestand, verlofsaldi en ziekteverzuim. Je krijgt rapporten met op data gebaseerde inzichten, waardoor je sneller trends kan spotten. Zo kan je zien of er in een bepaald team regelmatig mensen afwezig zijn, of er één iemand vaker ziek is dan de rest van het team, enzovoort. Die informatie helpt je om volgende stappen te zetten. Zo kan je bijvoorbeeld op basis van de inzichten een verzuim- en re-integratiebeleid opstellen.

Een re-integratiebeleid is wettelijk verplicht in België, een verzuim- of afwezigheidsbeleid is dat niet. Toch is het een goed idee om een plan van aanpak te hebben voor (ziekte)verzuim. Bij Exact zelf wordt veel belang gehecht aan dit beleid. Het helpt bij bewustwording en preventie voor zowel werknemer als werkgever: medewerkers zijn zich meer bewust van de impact van hun afwezigheid, wat het aantal afwezigheden vermindert en werkgevers weten welke middelen ze in kunnen en moeten zetten.

Een duidelijk verzuimbeleid zorgt ervoor dat iedereen in je team de afspraken kent, dat frequente afwezigheden tijdig worden gesignaleerd en dat je dit kan aanpakken. Zo blijven de negatieve gevolgen op de productiviteit en efficiëntie van je team, en bij uitbreiding het bedrijf, beperkt.

Exact Officient helpt je om inzicht te krijgen in het verzuim van je medewerkers en geeft je handvaten om een sterk verzuimbeleid op te stellen. Zo zorg je voor een positieve werkomgeving waar welzijn en gezondheid van je medewerkers centraal staan. Wil je ontdekken hoe Exact Officient jouw HR-processen kan ondersteunen? Vraag hier een demo aan of lees verder op onze website.